Meruntuhkan Perbedaan Antara Spreadsheet dan Basis Data
Salah satu alasan perusahaan ragu menggunakan Microsoft Access adalah kurangnya pemahaman tentang perbedaan antara spreadsheet dan database. Hal ini menyebabkan banyak orang percaya bahwa pelacakan informasi klien, pesanan pembelian, dan detail proyek dalam spreadsheet cukup untuk kebutuhan mereka. Hasil akhirnya adalah sulitnya mempertahankan kontrol konfigurasi, file hilang karena korupsi, dan karyawan secara tidak sengaja menimpa informasi terkait. Dengan sedikit pengetahuan tentang kekuatan dan banyak menggunakan database, lebih mudah bagi usaha kecil untuk melihat kapan spreadsheet cukup untuk pekerjaan dan ketika database perlu dibuat.
Penting untuk memiliki pemahaman dasar tentang apa database itu. Kebanyakan orang telah mengakses basis data sebelumnya, seperti yang ada di perpustakaan umum, tetapi hanya menggunakannya tidak menjelaskan bagaimana spreadsheet dan basis data berbeda. Menghabiskan beberapa menit belajar tentang basisdata akan membantu membuat perbandingan lebih jelas.
Organisasi Data
Mungkin perbedaan paling jelas antara spreadsheet dan database adalah cara data diatur. Jika datanya relatif datar, maka spreadsheet itu sempurna. Cara untuk menentukan apakah meja datar adalah yang terbaik, tanyakan apakah semua titik data mudah diplot pada bagan atau tabel? Misalnya, jika perusahaan ingin melacak penghasilan bulanan selama setahun, spreadsheet itu sempurna. Spreadsheets dimaksudkan untuk menangani banyak jenis data yang sama, memetakan kemajuan beberapa poin kunci.
Sebagai perbandingan, database memiliki struktur data relasional. Jika seorang pengguna menarik data, akan ada banyak hal yang perlu dipertimbangkan. Misalnya, jika perusahaan ingin melacak penghasilan bulanannya dan membandingkannya dengan pesaing selama lima tahun terakhir, ada hubungan antara titik-titik data ini, tetapi tidak fokus tunggal. Membuat satu tabel untuk melaporkan hasil akan sulit, jika bukan tidak mungkin. Basis data dirancang untuk mempermudah pengguna untuk membuat laporan dan menjalankan kueri.
Kompleksitas Data
Cara termudah untuk membandingkan apakah data harus dipertahankan dalam spreadsheet atau database adalah dengan melihat seberapa kompleks data tersebut. Ini membantu menjelaskan bagaimana data harus diatur jika pengguna masih tidak yakin.
Data Spreadsheet sederhana. Ini dapat dengan mudah ditambahkan ke satu tabel atau bagan dan ditambahkan ke presentasi tanpa harus mengecualikan informasi. Mudah dipelihara karena hanya mengikuti beberapa nilai numerik kunci. Jika hanya beberapa baris dan kolom yang diperlukan, data sebaiknya disimpan dalam spreadsheet.
Database rumah banyak jenis data yang berbeda yang semuanya memiliki beberapa hubungan dengan data lain dalam database. Misalnya, perusahaan menyimpan sejumlah besar data pada klien mereka, mulai dari nama dan alamat hingga pesanan dan penjualan. Jika seorang pengguna mencoba menjejalkan ribuan baris ke dalam spreadsheet, kemungkinannya bagus bahwa itu harus dipindahkan ke database.
Pengulangan Data
Hanya karena data perlu diperbarui tidak selalu berarti bahwa database diperlukan. Akankah ada data yang sama terus diulang? Dan apakah bisnis tertarik untuk mengikuti acara atau tindakan?
Jika titik data berubah tetapi jenis datanya sama dan melacak satu peristiwa, informasi itu mungkin datar. Contohnya adalah jumlah penjualan selama satu tahun. Periode waktu akan berubah dan jumlahnya akan berfluktuasi, dan tidak akan ada data yang berulang.
Jika beberapa bagian data akan tetap sama, seperti informasi pelanggan, sementara yang lain berubah, seperti jumlah pesanan dan ketepatan waktu pembayaran, peluang adalah tindakan yang dilacak. Ini adalah ketika database harus digunakan. Tindakan memiliki banyak komponen yang berbeda untuk mereka, dan mencoba melacak semuanya membutuhkan database.
Tujuan Utama Data
Spreadsheets sangat bagus untuk acara-acara yang terjadi yang tidak memerlukan pelacakan berbagai aspek. Untuk proyek yang membutuhkan satu atau dua bagan atau tabel untuk presentasi sebelum diarsipkan, spreadsheet adalah cara terbaik untuk pergi. Jika tim atau perusahaan harus dapat menghitung hasil dan menentukan persentase, disitulah spreadsheet paling berguna.
Database adalah untuk proyek yang lebih lama di mana data mungkin digunakan lagi dan lagi. Jika catatan dan komentar diperlukan, data harus dipindahkan ke database. Spreadsheets tidak dirancang untuk melacak detail, hanya beberapa poin numerik kunci.
Jumlah Pengguna
Jumlah pengguna bisa menjadi faktor penentu apakah akan menggunakan spreadsheet atau basis data. Jika sebuah proyek mengharuskan sejumlah besar pengguna dapat memperbarui data dan membuat perubahan, ini tidak boleh dilakukan dalam spreadsheet. Jauh lebih sulit untuk mempertahankan kontrol konfigurasi yang tepat dengan spreadsheet. Jika hanya ada beberapa pengguna untuk memperbarui data, umumnya antara tiga dan enam, spreadsheet harus memadai (meskipun pastikan untuk menetapkan aturan sebelum bergerak maju dengannya).
Jika semua peserta pada proyek atau seluruh departemen perlu melakukan perubahan, database adalah pilihan yang lebih baik. Bahkan jika sebuah perusahaan kecil dan hanya memiliki satu atau dua orang di departemen sekarang, pertimbangkan berapa banyak orang yang akan berakhir di departemen itu dalam lima tahun dan bertanya apakah mereka semua perlu melakukan perubahan. Semakin banyak pengguna yang membutuhkan akses, semakin besar kemungkinan database adalah pilihan yang lebih baik.
Anda juga harus memperhitungkan keamanan data. Jika ada banyak informasi sensitif yang perlu diamankan, basis data menawarkan keamanan yang lebih baik. Sebelum pindah, pastikan untuk membaca tentang masalah keamanan yang harus dipertimbangkan sebelum membuat database.
Jika Anda siap untuk terjun, baca artikel kami Mengonversi Spreadsheets ke Database untuk memulai perjalanan Anda.