Apakah dan Larangan untuk Peserta Pertemuan Web
Dengan begitu banyak perusahaan yang sekarang memilih untuk melakukan pertemuan penting secara online, menjadi peserta rapat online yang aktif dan berharga telah menjadi keterampilan kerja yang penting. Pertemuan online menciptakan peluang besar untuk pertukaran ide antara karyawan yang tersebar yang mungkin tidak bisa berinteraksi secara pribadi secara teratur, menetapkan mereka sebagai anggota tim yang berharga dan menciptakan persahabatan di antara karyawan. Kiat di bawah ini akan membantu Anda mempelajari lebih lanjut tentang cara berpartisipasi dalam rapat online:
Tepat waktu
Jika ada sesuatu yang menghalangi Anda menghadiri rapat online tepat waktu, biarkan penyelenggara tahu. Perlu diingat bahwa perangkat lunak pertemuan online memungkinkan peserta mengetahui siapa yang masuk, dan kapan. Ini berarti Anda tidak akan dapat bergabung dengan rapat setengah jam terlambat tanpa diketahui. Terlambat menghadiri rapat online sama tidak sopannya dengan berjalan ke ruang rapat akhir-akhir ini.
Minumlah Air atau Pergi ke Toilet sebelum Rapat
Pertemuan online biasanya tidak berlangsung selama berjam-jam, jadi tidak ada jeda alami bagi Anda untuk memaafkan diri sendiri. Juga, pertemuan yang dilakukan di Internet cenderung serba cepat, dan orang-orang bahkan mungkin enggan atau jengkel karena harus berhenti dan menunggu sampai Anda kembali bagi mereka untuk melanjutkan diskusi. Jadi ambil segelas air atau pergi ke kamar kecil sebelum pertemuan. Juga, jangan menyelinap keluar dari pertemuan tanpa memberi tahu siapa pun - Anda tidak pernah tahu kapan seseorang mungkin mengajukan pertanyaan kepada Anda. Jika Anda memiliki keadaan darurat, biarkan penyelenggara pertemuan tahu bahwa Anda harus keluar selama beberapa menit, dan Anda akan memberi tahu mereka ketika Anda kembali. Cara terbaik untuk melakukan ini adalah melalui fasilitas obrolan perangkat lunak pertemuan online Anda, sehingga Anda tidak mengganggu presenter.
Simpan Demeanor Profesional
Meskipun Anda mungkin menghadiri pertemuan online Anda dari kenyamanan meja Anda atau bahkan rumah Anda, nada Anda harus tidak kurang formal daripada jika Anda berada di ruang rapat, dikelilingi oleh rekan-rekan dan atasan Anda. Ini berarti Anda harus menyimpan komentar tentang kucing atau anak-anak Anda di teluk - bahkan jika mereka berada di kamar sebelah. Ini menunjukkan bahwa Anda adalah seorang profesional yang dapat dipercaya, mampu menjaga rumah dan kehidupan kerja Anda terpisah, bahkan jika mereka berbagi atap yang sama.
Jangan Rencanakan Hanya Mendengarkan
Hanya karena pertemuan itu online, tidak ada alasan bagi Anda untuk mengerjakan sesuatu yang lain saat hanya mendengarkan. Jika Anda diundang ke pertemuan, itu karena presenter menghargai masukan Anda. Bahkan jika tidak ada banyak kesempatan untuk berpartisipasi, Anda harus tetap aktif mencatat. Pertemuan online yang kebetulan Anda lakukan pada hal lain, mungkin memiliki sesuatu yang penting bagi Anda. Jika Anda harus menyelesaikan pekerjaan apa pun pada hari yang sama dengan pertemuan, nyatakan bahwa Anda tidak hadir untuk menghadiri pertemuan pada hari itu, atau selenggarakan diri Anda dengan cukup baik sehingga Anda tidak perlu menyelesaikannya.
Jadikan sebagai Poin untuk Berpartisipasi
Entah itu mengajukan pertanyaan selama sesi Tanya Jawab, berbagi pencapaian tim Anda atau cerita atau ide lain yang sesuai, rencanakan untuk menyampaikan pendapat dalam rapat. Tuan rumah yang baik akan meminta masukan selama pertemuan, dan tidak akan menghabiskan waktu hanya berbicara di tim. Ambil ini sebagai kesempatan untuk menunjukkan bahwa Anda tidak hanya hadir, tetapi juga memperhatikan. Ucapkan nama Anda sebelum Anda berbicara, sehingga peserta akan tahu siapa yang berbicara kepada mereka. Perlu diingat bahwa Anda harus berbicara dengan percaya diri dan jelas, seperti yang Anda lakukan selama pertemuan tatap muka. Jika bisnis Anda tidak dalam bahasa informal, maka hentikan penggunaannya meskipun pengaturan online mungkin terasa lebih informal daripada yang tatap muka.
Berlatih Sebelum Rapat
Jika Anda diminta untuk berbagi slide, atau membuat presentasi selama pertemuan, Anda harus memastikan bahwa itu tidak hanya dilakukan pada standar yang disyaratkan oleh penyelenggara, tetapi Anda juga telah mempraktekkan pengiriman materi Anda. Jika ini adalah pertemuan online pertama Anda menggunakan perangkat lunak tertentu, tanyakan kepada organisator rapat apakah mereka dapat melakukan lari kering dengan Anda, untuk memastikan bahwa Anda merasa nyaman menggunakan perangkat lunak. Jika Anda sudah akrab dengan perangkat lunak, maka cukup praktikkan presentasi. Ketahuilah apa yang akan Anda katakan, dan hindari membaca dari petunjuk selama presentasi Anda. Membaca fakta dan angka tertentu tidak masalah, tetapi Anda tidak ingin terdengar seperti operator telemarketing yang dengan dingin memanggil Anda. Pastikan presentasi Anda mengalir dan disampaikan dengan lancar.
Jangan Bicara Tidak Berada
Jika itu giliran orang lain untuk hadir, biarkan mereka selesai tanpa interupsi. Tunggu hingga selesai dan beri komentar atau ajukan pertanyaan. Kecuali presenter telah menetapkan bahwa tidak apa-apa bagi peserta untuk menginterupsi presentasi, menahan diri dari berbicara ketika giliran orang lain. Kalau tidak, bukan hanya pertemuan akan ditunda, tetapi juga bisa keluar dari topik. Perlu diingat bahwa mereka yang berpartisipasi dalam pertemuan online tidak memiliki kesempatan untuk memberikan isyarat visual yang ingin mereka ucapkan, membiarkan presenter dengan rapi menyelesaikan poin yang ingin mereka buat sebelum mengambil komentar atau pertanyaan. Jadi setiap gangguan akan menjadi vokal, mengganggu aliran alami pertemuan.
Dengan mengikuti tips di atas, Anda dapat memastikan bahwa Anda tidak hanya dianggap sebagai profesional tetapi Anda tahu bagaimana berperilaku dalam pertemuan online. Meskipun Internet dilihat oleh banyak orang sebagai media yang cukup informal, ketika digunakan di tempat kerja, itu masih membutuhkan sopan santun yang sama yang akan Anda miliki ketika berhadapan dengan rekan kerja secara tatap muka.