Alternatif untuk Daftar Grup dan Distribusi
Daftar distribusi Outlook berguna untuk mengirim ke sekelompok orang dengan cepat. Mereka juga tidak mungkin untuk mencari, sulit untuk dikelola dan sedikit rewel untuk boot. Kontak yang dikategorikan dibuat untuk daftar distribusi email fleksibel menggunakan gabungan surat Outlook.
Outlook memungkinkan Anda menetapkan sejumlah kategori ke kontak Anda. Anda kemudian dapat mengurutkan buku alamat Anda berdasarkan kategori — dan, presto, inilah daftar distribusi baru Anda yang elegan, fleksibel dan stabil.
Gunakan Kategori Kontak sebagai Daftar Distribusi di Outlook
Anda dapat membuat distribusi atau milis dengan kategori di Outlook dengan langkah-langkah berikut.
- Buka Kontak di Outlook.
- Tekan Ctrl-3 , misalnya.
- Pastikan semua kontak yang ingin Anda tambahkan ke daftar distribusi baru Anda disorot.
- Untuk menambahkan orang yang belum di kontak Outlook Anda, buat mereka terlebih dahulu, tentu saja, menggunakan Ctrl-N .
- Anda dapat menyorot beberapa entri dengan menahan Shift-Ctrl saat Anda memilihnya menggunakan mouse, dan rentang dengan menahan Shift saja.
- Pastikan pita Home dipilih dan diperluas.
- Klik Kategorikan di bagian Tag .
- Pilih Semua Kategori ... dari menu drop-down.
- Klik Baru ... di jendela Kategori Warna .
- Masukkan nama yang diinginkan daftar distribusi (misalnya "Teman dan Keluarga (Daftar)") di bawah Nama :.
- Pilih Tidak Ada di bawah Warna: atau, tentu saja, warna yang Anda inginkan.
- Klik OK .
- Sekarang klik OK lagi setelah Anda memverifikasi kategori baru dicentang di jendela Kategori Warna .
Untuk menambahkan anggota baru ke daftar distribusi kapan saja:
- Pergi ke Kontak di Outlook.
- Sorot semua kontak yang ingin Anda tambahkan ke daftar.
- Pastikan pita Home diperluas.
- Klik Kategorikan di bagian Tag 's tags .
- Pastikan kategori daftar dipilih.
- Jika kategori tidak muncul di menu:
- Pilih Semua Kategori ... dari menu.
- Pastikan kategori daftar dicentang di kolom Nama .
- Klik OK .
- Jika kategori tidak muncul di menu:
Kirim Pesan ke Daftar Distribusi Kategori Anda
Untuk menyusun pesan baru atau permintaan pertemuan kepada semua anggota daftar distribusi yang dijalankan kategori:
- Pergi ke Kontak di Outlook.
- Klik Cari Kontak .
- Anda juga dapat menekan Ctrl-E .
- Pastikan pita Pencarian diperluas.
- Klik Dikategorikan di bagian Penyulingan pita pencarian .
- Pilih kategori yang diinginkan dari menu yang telah muncul.
- Buka pita Home .
- Klik Gabungan Surat di bagian Tindakan .
- Pastikan Semua kontak dalam tampilan saat ini dipilih di bawah Kontak .
- Biasanya, pastikan
- Formulir Surat dipilih di bawah Jenis dokumen: dan
- E-mail pada Merge to: di bagian Merge options .
- Masukkan perihal untuk email di bawah Subtitel pesan :.
- Klik OK .
- Tulis teks email di Word.
- Anda dapat menggunakan alat di bagian Tulis & Masukkan Bidang dari pita Surat untuk menyesuaikan salam untuk setiap penerima, misalnya, dan sisipkan atau gunakan bidang buku alamat lainnya.
- Hasil Pratinjau memungkinkan Anda menguji apa yang akan dihasilkan dan aturan Anda di setiap teks email penerima.
- Klik Selesaikan & Gabung di bagian Finish pita Surat .
- Pilih Kirim Pesan Email… dari menu yang telah muncul.
- Pastikan bidang buku alamat email yang sesuai (biasanya Email ) dipilih di bawah Ke: untuk opsi Pesan .
- Pilih Teks biasa atau HTML (termasuk pemformatan) dalam format Mail:.
- Biasanya lebih baik untuk menghindari Attachment untuk seleksi ini; ini akan mengirimkan teks pesan sebagai lampiran Word, yang biasanya tidak dapat dibaca oleh penerima tetapi harus dibuka secara terpisah.
- Pastikan Semua dipilih di bawah Kirim catatan .
- Klik OK .
- Jika diminta:
- Klik Izinkan di bawah program A mencoba mengakses informasi alamat e-mail yang disimpan di Outlook.
Anda dapat menutup dan membuang atau menyimpan dokumen di Word sesukamu.
Gunakan Kategori Kontak sebagai Daftar Distribusi di Outlook 2007
Untuk membuat distribusi atau milis dengan kategori di Outlook 2007:
- Pergi ke Kontak di Outlook.
- Sorot semua kontak yang ingin Anda tambahkan ke daftar distribusi baru Anda.
- Untuk menambahkan orang yang belum ada di kontak Outlook Anda, buat mereka terlebih dahulu menggunakan Ctrl-N .
- Klik tombol toolbar Kategorikan .
- Anda juga dapat memilih Actions> Categorize dari menu.
- Pilih Semua Kategori ... dari menu drop-down.
- Klik Baru ...
- Ketik nama yang diinginkan daftar distribusi (misalnya "Teman dan Keluarga (Daftar)").
- Pilih Tidak ada dari menu drop-down Warna:.
- Klik OK .
- Klik OK lagi setelah Anda memverifikasi kategori baru dicentang.
Untuk menambahkan anggota baru nanti, berikan kepada mereka kategori yang sesuai secara individual.
Kirim Pesan ke Daftar Distribusi Kategori Anda di Outlook 2007
Untuk menyusun pesan baru atau permintaan pertemuan kepada semua anggota daftar distribusi yang dijalankan kategori:
- Pergi ke Kontak di Outlook.
- Pilih Lihat> Tampilan Sekarang> Menurut Kategori dari menu.
- Klik judul kategori daftar yang diinginkan.
- Pilih Tindakan> Buat> Pesan Baru untuk Menghubungi atau Tindakan> Buat> Permintaan Rapat Baru untuk Menghubungi dari menu.
- Klik OK jika Outlook memberi tahu Anda bahwa tindakan Anda akan berlaku untuk semua item dalam grup.
- Klik di bidang Ke ....
- Outlook telah meletakkan semua alamat di bidang To:. Untuk daftar pesan, biasanya lebih baik untuk memiliki semua alamat di bidang Bcc : untuk menghindari mengungkapkan alamat. Jika sesuai, Anda dapat meninggalkan alamat di bidang Ke :, tentu saja, atau memindahkannya ke bidang Cc : .
- Untuk kontak dengan beberapa alamat email, Outlook telah menyisipkan masing-masing. Yang terbaik adalah menghapus alamat yang tidak diperlukan.
- Tekan Ctrl-A .
- Tekan Ctrl-X .
- Pastikan bidang Bcc ... terlihat.
- Klik di bidang Bcc ...
- Tekan Ctrl-V .
- Ketikkan alamat email Anda di bidang Ke ....
- Lanjutkan menyusun pesan atau permintaan pertemuan.
(Diuji dengan Outlook 2007 dan Outlook 2016)