Ada banyak alasan bagus mengapa mendigitalkan dokumen kertas dapat sangat membantu ketika datang untuk mengatur kantor rumah Anda (atau, dalam hal ini, rumah Anda). Pertama-tama, Anda dapat membuang banyak kertas ekstra yang dijejalkan ke dalam laci dan file, atau mengambil ruang meja yang berharga.
File digital (bahkan PDF) dapat diubah menjadi file yang dapat dicari dengan menggunakan perangkat lunak pengenalan karakter optik (OCR) yang biasanya disertakan dengan printer (HP memiliki video yang sangat keren yang menjelaskan cara kerja OCR dan bagaimana hal itu dapat membantu menyederhanakan tugas menyederhanakan hidup Anda).
Itu berarti bahwa tidak hanya informasi Anda tidak mengambil ruang apa pun, itu juga jauh lebih mudah untuk ditemukan daripada di atas kertas. Dan Anda dapat menyimpan file digital Anda sesuka Anda - di CD atau DVD, di flash drive, di fasilitas penyimpanan online, atau semua hal di atas. Jadi Anda dapat yakin bahwa ketika Anda membutuhkan sesuatu, Anda bisa mendapatkan tangan Anda di atasnya.
Ketika Anda mulai mendigitalkan file rumah Anda, ini adalah waktu yang tepat untuk membuat kumpulan file terorganisir yang akan membuat hidup Anda lebih sederhana. Pikirkan tentang kategori dokumen yang Anda butuhkan, dan mengatur folder untuk masing-masing. Tanda terima kartu kredit dalam satu folder; dokumen asuransi mobil di lain; tagihan telepon, tanda terima belanja, tagihan perbaikan rumah, dan sebagainya, semuanya dapat diberikan folder terpisah. Dan dalam setiap folder, buat subfolder untuk setiap tahun (atau bulan). Ini jauh lebih mudah untuk memulai dengan sistem yang terorganisir dan kemudian cukup menambahkan dokumen baru ke file yang tepat saat Anda pergi daripada untuk terus mencoba mengatur ulang sistem setiap kali tanda terima baru dipindai.
Pastikan bahwa pemindai atau printer Anda datang dengan perangkat lunak OCR (perangkat lunak ABBYY FineReader tampaknya disertakan dalam paket dengan banyak printer dan pemindai yang saya uji). Jika Anda tidak menemukan apa pun, jangan panik. Ada kemungkinan besar Anda sudah memiliki beberapa perangkat lunak OCR yang layak sudah terpasang di komputer Anda, selama Anda menggunakan Windows. Perangkat Lunak OCR Keren yang Sudah Anda Punya akan memandu Anda melalui proses menemukan dan menggunakan perangkat lunak itu bersama dengan pemindai Anda untuk membuat dokumen yang dapat diedit.
Tentu saja, itu memunculkan poin penting lainnya: Anda harus memiliki setidaknya pemindai dokumen jika Anda akan membuat ini berfungsi. Tidak perlu mahal, atau mewah. Jika Anda tidak memilikinya, sekarang adalah saat yang tepat untuk mencari satu; mulai dengan Ulasan ini dari Pemindai Foto dan Pemindai Dokumen untuk beberapa pembelian terbaik. Jika Anda tidak ingin scanner terpisah, printer all-in-one murah akan melakukan pekerjaan dengan sangat baik.
Jadi inilah bagian yang sulit. Menyiapkan sistem tidak terlalu rumit; bahkan memindai dokumen Anda tidak akan terlalu sulit. Apa yang sulit adalah memastikan bahwa Anda secara otomatis melakukannya setiap kali Anda menerima kwitansi atau dokumen baru. Jika tidak, kertas akan mulai menumpuk lagi, dan Anda akan merasa seolah-olah Anda telah membuang-buang waktu Anda. Jadi, tetap dengan itu!