Melacak tugas-tugas pribadi dan proyek-proyek profesional dengan alat sederhana ini
Trello adalah alat manajemen proyek gaya Kanban yang merupakan cara visual untuk melihat semua tugas yang harus diselesaikan oleh Anda atau tim Anda, yang membuatnya lebih mudah untuk melihat apa yang dilakukan semua orang di tim pada waktu tertentu. Ini juga gratis, yang berarti dapat diakses oleh kelompok kecil dan besar maupun individu yang menjalankan bisnis atau yang ingin melacak tugas pribadi. Di antara alat manajemen proyek, Trello adalah salah satu yang paling mudah digunakan dan diimplementasikan, tetapi antarmuka bilah-datanya dapat sedikit menakutkan. Untungnya, kami memiliki beberapa kiat untuk membantu Anda dan tim Anda mendapatkan hasil maksimal dari Trello, terlepas dari apa pun yang Anda gunakan untuk melacak.
Apa itu Kanban?
Gaya manajemen proyek Kanban terinspirasi oleh proses manufaktur Jepang yang diterapkan Toyota pada akhir tahun 1940-an. Tujuannya adalah untuk meningkatkan efisiensi di pabrik-pabriknya dengan melacak persediaan secara real time, menggunakan kartu yang dilewatkan antara pekerja di lantai. Ketika bahan tertentu habis, para pekerja akan membuat catatan itu di kartu, yang akan membuat jalan ke pemasok yang kemudian akan mengirimkan bahan yang diminta ke gudang. Kartu-kartu ini sering disebut Kanban, yang berarti tanda atau papan reklame dalam bahasa Jepang.
Jadi bagaimana ini diterjemahkan ke manajemen proyek? Perangkat lunak seperti Trello mengambil konsep membagikan kartu dan menempatkannya ke antarmuka visual, di mana tugas diletakkan di papan dan dicocokkan dengan kapasitas kerja tim. Pada dasarnya, sebuah papan akan memiliki tiga bagian, seperti yang ditunjukkan pada gambar di atas: melakukan, melakukan (atau dalam proses), dan selesai. Namun, tim dapat menggunakan alat ini dengan cara apa pun yang sesuai untuk mereka. Beberapa tim mungkin lebih menyukai papan sungguhan, sementara yang lain menginginkan kenyamanan solusi virtual, seperti Trello.
Cara Menggunakan Trello
Trello menggunakan papan , yang berisi daftar, yang terdiri dari kartu. Papan dapat mewakili proyek (perancangan ulang situs web, renovasi kamar mandi), daftar dapat digunakan untuk tugas (grafik, pemasangan ubin), dan kartu dapat berisi sub-tugas atau opsi (menyewa perancang, ukuran dan warna ubin).
Setelah Anda memutuskan cara mengatur daftar Anda, Anda dapat mulai menambahkan kartu, yang pada gilirannya dapat memiliki daftar periksa dan label. Checklist adalah cara untuk memecah tugas menjadi sub-tugas. Misalnya, jika Anda menggunakan Trello untuk merencanakan liburan, Anda mungkin memiliki kartu untuk restoran yang ingin Anda coba, dengan daftar periksa yang mencakup membuat reservasi, meneliti hidangan terbaik untuk mendapatkan, dan memeriksa apakah itu ramah-anak . Label dapat digunakan untuk mewakili status kartu (disetujui, dikirimkan, dll.) Atau kategori (sains, teknologi, seni, dll.) Atau tag apa pun yang Anda inginkan. Kemudian Anda dapat melakukan pencarian yang akan memunculkan semua kartu yang berhubungan dengan ilmu pengetahuan atau semua kartu yang disetujui, misalnya. Anda tidak perlu menambahkan judul ke label, meskipun; Anda juga dapat menggunakannya untuk kode warna (hingga 10 warna tersedia; opsi buta warna tersedia).
Ketika Anda mulai mengerjakan dan menyelesaikan tugas, Anda dapat dengan mudah menarik dan melepas kartu dari satu daftar ke daftar lainnya, dan akhirnya mengarsipkan kartu dan daftar setelah antarmuka menjadi berat.
Anda dapat menetapkan kartu untuk anggota tim serta menambahkan komentar, lampiran file, label berkode warna, dan tanggal jatuh tempo. Anggota tim dapat @ menyebut orang lain dalam komentar untuk memulai percakapan. Anda dapat mengunggah file dari komputer Anda serta dari layanan penyimpanan cloud termasuk Google Drive, Dropbox, Box, dan OneDrive.
Juga termasuk integrasi email yang bagus. Setiap papan memiliki alamat email unik yang dapat Anda gunakan untuk membuat kartu (tugas). Anda dapat mengirim lampiran ke alamat email itu juga. Dan yang terbaik lagi, ketika Anda mendapat notifikasi email, Anda dapat membalasnya langsung daripada meluncurkan Trello.
Pemberitahuan, termasuk penyebutan dan komentar, tersedia dari aplikasi seluler, browser desktop, dan melalui email. Trello memiliki aplikasi untuk iPhone, iPad, ponsel Android, tablet, dan jam tangan, dan tablet Kindle Fire.
Trello menawarkan lebih dari 30 add-on fitur dan integrasi, yang disebut power-up. Contoh penyalaan termasuk tampilan kalender, repeater kartu untuk tugas rutin, serta integrasi dengan Evernote, Google Hangouts, Salesforce, dan lainnya. Akun gratis termasuk satu power-up per board.
Semua fitur inti Trello gratis, meskipun ada versi berbayar yang disebut Trello Gold ($ 5 per bulan atau $ 45 per tahun) yang menambahkan beberapa manfaat, termasuk tiga power-up per board (bukan satu). Ini juga mencakup latar belakang papan dan stiker yang menarik, emoji kustom dan upload lampiran yang lebih besar (250 MB, bukan 10 MB). Trello menawarkan satu bulan gratis keanggotaan Gold untuk setiap orang yang Anda dapat bergabung dengan Trello, hingga 12 bulan.
Seperti yang kami katakan, sekilas, pengaturan Trello agak sedikit mengintimidasi karena tidak ada banyak pembatasan tentang cara Anda menggunakannya. Di satu sisi, Anda dapat membuat papan yang hanya menunjukkan apa yang telah Anda selesaikan, apa yang sedang Anda kerjakan, dan apa selanjutnya. Di sisi lain, Anda bisa masuk lebih dalam, membuat daftar tugas yang dibagi ke dalam kategori atau departemen.
Anda dapat menggunakan Trello untuk melacak apa pun mulai dari tugas pribadi hingga proyek profesional hingga perencanaan acara, tetapi berikut ini beberapa contoh nyata untuk Anda mulai.
Menggunakan Trello untuk Mengelola Renovasi Rumah
Katakanlah Anda berencana untuk merenovasi satu atau lebih kamar di rumah Anda. Jika Anda pernah selamat dari renovasi, Anda tahu ada banyak bagian yang bergerak, dan banyak kejutan, tidak peduli seberapa hati-hati Anda mempersiapkannya. Mengatur semua keputusan yang perlu Anda buat di Trello, dapat membantu menjaga proyek tetap di jalur. Anggap saja Anda sedang merencanakan renovasi dapur. Dalam hal ini, Anda dapat membuat papan yang disebut Renovasi Dapur, lalu menambahkan daftar yang didedikasikan untuk setiap elemen yang Anda ganti.
Dewan Renovasi Dapur dapat menyertakan daftar untuk:
- Kontraktor potensial
- Setiap alat yang Anda ganti
- Lemari
- Countertops dan backsplash
- Lantai
- Pipa saluran air
- Listrik
Kartu untuk setiap daftar akan mencakup dimensi, anggaran, dan harus memiliki fitur, serta model apa pun yang Anda pertimbangkan. Kartu untuk pipa dapat mencakup penggantian pipa, saluran air baru, serta perkiraan harga, dan kekhawatiran terkait, seperti penutupan air. Anda dapat dengan mudah melampirkan gambar dari bahan dan peralatan yang Anda pertimbangkan, dan tautan ke daftar produk sehingga Anda dapat memberi harga toko. Setelah Anda membuat keputusan, Anda dapat menggunakan label untuk memberi nama atau kode warna produk atau materi.
Akhirnya, untuk setiap kartu, Anda dapat membuat daftar periksa. Misalnya, kartu kulkas bisa memiliki daftar periksa yang mencakup pembuangan kulkas tua dan memasang saluran air untuk icemaker.
Jika Anda sedang merenovasi beberapa kamar, cukup buat papan untuk masing-masing kamar, dan daftar semua yang perlu Anda pertimbangkan; terus menambahkan daftar dan kartu dan memindahkan elemen di sekitar sesuai kebutuhan.
Undang anggota keluarga yang lain ke papan Anda, dan tetapkan kartu-kartu itu untuk mendistribusikan pekerjaan yang diperlukan, seperti riset dan penentuan harga produk, penjadwalan, dan logistik lainnya. Trello memiliki papan renovasi rumah publik yang dapat Anda salin ke akun Anda sendiri.
Merencanakan liburan bersama Trello
Bepergian dengan beberapa anggota keluarga atau teman dapat dengan cepat menjadi rumit. Gunakan Trello untuk memilih tujuan, merencanakan kegiatan, dan menjadwalkan transportasi. Dalam hal ini, Anda dapat memiliki satu papan yang berisi tempat-tempat yang mungkin dikunjungi, dan satu lagi untuk perjalanan setelah Anda memutuskan ke mana harus pergi.
Papan Perjalanan dapat menyertakan daftar untuk:
- Opsi penerbangan
- Transportasi darat
- Hotel, daftar Airbnb, sewa kabin, dan lokasi berkemah
- Tempat wisata
- Restoran dan toko makanan
Di bawah papan tujuan potensial, Anda akan membuat daftar untuk setiap tempat, dengan kartu untuk waktu perjalanan, anggaran, pro / kontra, dan pertimbangan lainnya. Daftar di papan perjalanan akan mencakup kartu untuk maskapai penerbangan, mobil sewaan, masakan terkenal di daerah tersebut, dan tempat-tempat wisata seperti museum, belanja, dan lingkungan untuk dijelajahi. Jika Anda memutuskan untuk menggunakan kapal pesiar, Anda dapat membuat daftar untuk hal-hal yang harus dilakukan di kapal dan untuk berhenti yang direncanakan, serta transportasi yang diperlukan untuk sampai ke kapal. Gunakan label untuk menunjukkan item yang dipilih, atau untuk menyoroti pesaing setelah Anda mempersempit pilihan Anda. Tambahkan daftar periksa ke kartu untuk pemesanan dan penjadwalan tur atau acara pelayaran. Trello juga memiliki papan liburan publik yang dapat Anda gunakan sebagai titik awal.
Melacak Sasaran Pribadi dan Proyek
Baik Anda ingin membersihkan kekacauan di rumah atau garasi, melakukan hobi, atau berolahraga lebih banyak, Anda dapat dengan mudah melacaknya di Trello. Buat papan untuk resolusi Tahun Baru, atau untuk proyek multi-langkah, seperti pembersihan loteng atau organisasi kantor rumah.
Untuk papan resolusi, buat daftar untuk setiap resolusi, dan kemudian kartu untuk bagaimana Anda dapat menerapkannya, seperti bergabung dengan pusat kebugaran, pergi berjalan-jalan setiap hari, atau membeli peralatan olahraga di rumah. Gunakan daftar pada proyek pribadi untuk memecah tugas-tugas besar, dengan kartu untuk sub-tugas. Misalnya, papan pembersih pegas dapat mencakup daftar untuk kamar dan area lain di rumah. Daftar akan memiliki kartu untuk tugas terkait, seperti persediaan pembersih yang diperlukan, inventaris item yang ingin Anda jual, donasi, atau buang, dan tugas yang ingin Anda alihkan seperti membersihkan jendela atau menghapus pohon.
Mengelola Bisnis Freelance atau Konsultasi
Akhirnya, jika Anda menjalankan bisnis Anda sendiri, Trello dapat menjadi asisten terbaik Anda. Dewan dapat mewakili proyek, dengan daftar untuk setiap tahap atau tonggak sejarah, dan kartu untuk tugas terkait. Penulis lepas dapat menggunakan Trello untuk mengelola alur cerita dan karya yang diterbitkan.
Katakanlah Anda memiliki papan proyek untuk mendesain ulang situs web. Daftar Anda dapat mencakup tugas-tugas penting, seperti menyewa desainer dan peran penting lainnya serta tonggak sejarah, seperti memilih skema warna, mengelola tata letak, dan mendapatkan persetujuan di sepanjang jalan. Kartu akan mencakup skema warna dan tata letak yang diusulkan, dan langkah-langkah yang diperlukan untuk mempersiapkan rapat. Penulis lepas dapat memiliki papan untuk ide cerita, publikasi, dan pemasaran. Daftar dapat mewakili tahapan, seperti dalam proses, diserahkan, dan dipublikasikan, atau Anda dapat menggunakan label untuk melakukan itu.
Trello adalah alat yang sederhana, namun kuat, dan perlu menghabiskan waktu untuk mengotak-atiknya. Jika Anda tidak yakin harus mulai dari mana, telusuri komunitas pengguna Trello, yang termasuk papan publik yang dapat Anda salin ke akun Anda.