Memindahkan pesan email ke dalam folder adalah proses yang sangat sederhana yang mengatur lebih baik (terkadang ratusan atau ribuan) email.
Anda mungkin ingin memindahkan email ke dalam folder untuk mengelompokkannya ke topik terkait atau untuk menyimpan folder khusus kontak dari semua surat yang Anda terima dari orang-orang tertentu.
Cara Menyimpan Email ke Folder
Sebagian besar penyedia email memungkinkan Anda cukup menyeret pesan langsung ke folder pilihan Anda. Lainnya, yang tidak mendukung drag-and-drop, kemungkinan besar memiliki menu yang dapat Anda akses untuk memindahkan pesan ke tempat lain. Ini berlaku untuk klien online dan yang dapat diunduh.
Misalnya, dengan Gmail dan Outlook Mail, selain drag-and-drop, Anda dapat menggunakan menu Move to untuk memilih folder yang sesuai untuk memindahkan pesan. Yahoo! dan Mail.com bekerja dengan cara yang sama kecuali bahwa menu bergerak hanya disebut Pindah . Dengan AOL Mail, ada di Lainnya> Pindah ke menu.
Dengan sebagian besar penyedia, memindahkan email ke dalam folder dapat dilakukan secara massal sehingga Anda tidak perlu memilih setiap pesan sendiri. Dengan Gmail, misalnya, Anda dapat mencari kata kunci atau alamat email tertentu dalam surat Anda, lalu memilih semuanya untuk memindahkan banyak email ke dalam folder terpisah dengan cepat.
Cara Memindahkan Pesan Email Secara Otomatis
Bahkan lebih baik adalah bahwa beberapa penyedia membiarkan Anda secara otomatis menyimpan email ke folder menggunakan filter.
Anda dapat melihat cara melakukannya jika mengikuti tautan ini ke petunjuk untuk Gmail, Microsoft Outlook, Outlook.com, Yahoo! , dan GMX Mail.
Penyedia lain yang tidak terdaftar di sini memiliki pengaturan yang serupa, seperti Pengaturan Mail.com > Opsi menu Aturan Filter atau Opsi AOL Mail > Pengaturan Email> Filter dan Alerts .
Cara Mengunduh Email ke Komputer Anda
Menyimpan pesan ke folder mungkin juga berarti menyimpannya ke folder di komputer Anda, bukan di dalam klien email. Ini pasti mungkin untuk email individu tetapi mungkin tidak untuk pesan massal, juga tidak selalu bekerja sama dengan masing-masing penyedia atau merupakan fitur yang pasti didukung oleh setiap layanan email.
Untuk penyedia email apa pun, Anda dapat, tentu saja, mencetak halaman email untuk mendapatkan salinan offline. Anda mungkin juga dapat menggunakan fungsi cetak / simpan terintegrasi untuk mengunduh pesan ke komputer Anda.
Misalnya, dengan pesan Gmail terbuka, Anda dapat menggunakan menu untuk memilih Tampilkan asli , yang memberi Anda tombol Unduh Asli untuk menyimpan pesan sebagai file TXT. Untuk mengunduh setiap pesan Gmail yang Anda miliki (atau hanya yang ditandai dengan label tertentu), gunakan fitur takeout Google.
Meskipun tidak persis sama dengan Gmail, jika Anda menggunakan Outlook.com, sangat mudah untuk menyimpan email ke OneNote, yang kemudian diunduh ke aplikasi OneNote yang sama di desktop atau perangkat seluler Anda.
Pilihan lain dengan layanan email apa pun adalah untuk mengaturnya dengan klien email offline sehingga setelah pesan disimpan ke komputer Anda, Anda dapat mengekspornya ke satu file untuk keperluan arsip, atau hanya memilikinya di komputer Anda jika terjadi offline.
Proses email offline ini mirip dengan fitur bawaan yang ditawarkan kepada pengguna Gmail, yang disebut Google Offline .