Selalu perbarui dokumen, email, kalender, dan info kontak Anda di mana pun Anda berada
Mobilitas sejati dalam era digital berarti memiliki akses ke informasi penting yang Anda butuhkan di mana pun Anda berada atau perangkat apa yang Anda gunakan - apakah itu PC desktop kantor Anda atau laptop pribadi Anda atau smartphone atau PDA . Selain memiliki akses Internet seluler , jika Anda bekerja di lebih dari satu perangkat, Anda memerlukan semacam solusi atau strategi sinkronisasi untuk memastikan Anda selalu memiliki file terbaru yang tersedia.
Berikut beberapa cara untuk menyimpan email, dokumen, buku alamat, dan file Anda yang diperbarui ke mana pun Anda pergi.
Aplikasi Web dan Perangkat Lunak Desktop untuk Sinkronisasi File
Dengan perangkat lunak sinkronisasi file, Anda dapat mengerjakan dokumen di satu komputer dan kemudian beberapa saat kemudian masuk ke perangkat lain (laptop atau ponsel cerdas, misalnya) dan terus mengerjakan dokumen yang Anda tinggalkan tadi. Itu benar - tidak perlu lagi mengirim email sendiri atau harus menyalin file secara manual melalui jaringan. Ada dua jenis perangkat lunak sinkronisasi file:
Layanan sinkronisasi berbasis cloud: Aplikasi web seperti Dropbox, iCloud Apple, dan folder sinkronisasi Live Live Microsoft di antara perangkat Anda saat juga menyimpan salinan folder bersama secara online. Perubahan yang dilakukan pada file di folder tersebut dari satu perangkat secara otomatis akan diperbarui pada yang lain. Anda juga dapat mengaktifkan berbagi file , menggunakan ponsel untuk mengakses file, dan - pada beberapa aplikasi - buka file di situs web.
Aplikasi desktop: Jika Anda merasa tidak nyaman dengan file Anda yang disimpan secara online, Anda juga dapat menginstal perangkat lunak yang akan menyinkronkan file secara lokal atau melalui jaringan pribadi. Aplikasi sinkronisasi file shareware dan freeware termasuk GoodSync, SyncToy Microsoft, dan SyncBack. Selain menawarkan opsi yang lebih kuat untuk sinkronisasi file (menyimpan beberapa versi file yang diganti, mengatur jadwal untuk menyinkronkan, mengompresi atau mengenkripsi file , dll.) Program-program ini juga biasanya memungkinkan Anda untuk melakukan sinkronisasi dengan drive eksternal, situs FTP , dan server.
Lihat lebih dekat aplikasi sinkronisasi ini dan lainnya dalam kumpulan Aplikasi Penyinkronan File Terbaik ini
Menggunakan Perangkat Portabel untuk Menyinkronkan File
Pilihan lain untuk menyimpan file terbaru Anda setiap saat adalah menggunakan perangkat eksternal seperti hard drive portabel atau USB flash drive (beberapa orang bahkan menggunakan iPod mereka). Anda dapat bekerja dengan file langsung dari perangkat portabel atau menggunakan perangkat lunak untuk melakukan sinkronisasi antara komputer dan drive eksternal.
Terkadang menyalin file ke dan dari drive eksternal mungkin adalah satu-satunya pilihan Anda jika Anda ingin menyelaraskan PC rumah Anda dengan komputer kantor dan departemen TI perusahaan Anda tidak mengizinkan pemasangan perangkat lunak yang tidak disetujui (mereka juga mungkin tidak mengizinkan perangkat eksternal untuk dicolokkan, jadi sebaiknya periksa dengan mereka untuk opsi Anda).
Menjaga Email, Peristiwa Kalender, dan Kontak dalam Sinkronisasi
Pengaturan akun dalam program email: Jika host web atau email Anda memungkinkan Anda untuk memilih antara protokol POP dan IMAP untuk mengakses email Anda, IMAP adalah yang paling mudah untuk akses multi-komputer: IMAP menyimpan salinan semua email di server sampai Anda menghapusnya , sehingga Anda dapat mengakses email yang sama dari perangkat yang berbeda. Namun, jika Anda menggunakan POP - yang mengunduh email Anda langsung ke komputer Anda - sebagian besar program email memiliki pengaturan (biasanya dalam opsi akun) di mana Anda dapat meninggalkan salinan pesan di server sampai Anda menghapusnya - sehingga Anda bisa mendapatkan manfaat yang sama dengan IMAP, tetapi Anda harus menemukan dan memilih pengaturan ini di program email Anda.
Email, kontak, dan kalender berbasis web mungkin adalah cara termudah untuk menjaga data Anda diperbarui di beberapa perangkat - karena informasi tersebut disimpan dari jarak jauh di server, Anda hanya perlu browser untuk bekerja dengan satu kotak masuk / kotak keluar yang konsisten, kalender, dan daftar kontak. Kelemahannya adalah jika Anda tidak memiliki koneksi Internet, Anda tidak dapat mengakses email Anda di beberapa layanan ini. Sistem populer termasuk Gmail, Yahoo !, dan bahkan versi Microsoft Exchange dari webmail, Outlook Web Access / Outlook Web App.
Menyinkronkan dengan program desktop: Google dan Yahoo! menawarkan sinkronisasi dengan kalender Outlook (melalui Google Calendar Sync dan Yahoo! Autosync, yang juga berfungsi dengan Palm Desktop). Yahoo! one-up Google dengan sinkronisasi informasi kontak dan notepad selain sinkronisasi kalender. Untuk pengguna Mac, Google menawarkan Layanan Google Sync untuk aplikasi iCal, Buku Alamat, dan Mail.
Solusi Spesial
Menyinkronkan file Outlook: Jika Anda perlu menyinkronkan keseluruhan file .pst antara dua atau lebih komputer, Anda akan membutuhkan solusi pihak ketiga, seperti salah satu yang ditemukan di direktori Slipstick Systems pada alat sinkronisasi Outlook.
Perangkat seluler: Banyak ponsel cerdas dan PDA memiliki perangkat lunak sinkronisasi sendiri. Pengguna perangkat Windows Mobile, misalnya, memiliki Windows Mobile Device Center (atau ActiveSync on XP) untuk menyimpan file, email, kontak, dan item kalender secara sinkron melalui koneksi Bluetooth atau USB dengan komputer mereka. BlackBerry hadir dengan aplikasi pengelola sinkronisasi sendiri. Layanan MobileMe yang disebutkan tadi menyinkronkan iPhone dengan Mac dan PC. Dan ada juga aplikasi pihak ketiga untuk konektivitas Exchange dan kebutuhan sinkronisasi lainnya untuk semua platform seluler.