Proses untuk memodifikasi permintaan Microsoft Access mirip dengan proses untuk membuat satu di tempat pertama. Kueri dapat diubah menggunakan Tampilan Desain atau Tampilan SQL, namun — Anda tidak dapat menggunakan Query Wizard untuk mengubah kueri yang ada.
Mulailah dengan mengklik kanan permintaan yang Anda targetkan dalam panel objek di sebelah kiri layar dalam database Anda. Di menu pop-up, pilih Tampilan Desain. Kueri terbuka di Datasheet View. Ketika Anda mengklik kanan nama kueri di baris tab di atas keluaran Datasheet View, Anda dapat mengubah mode tampilan. Secara default, Anda berada di Datasheet, yang tidak dapat diedit secara struktural (meskipun Anda dapat menyisipkan dan menghapus data dari tampilan ini). Dari tampilan SQL atau Desain, Anda dapat mengedit struktur kueri dan menyimpan atau menyimpan-sebagai objek yang dimodifikasi sesuai kebutuhan.
Tampilan Desain
Tampilan Desain membuka layar yang dipisah secara horizontal. Bagian atas menampilkan persegi panjang yang mewakili setiap tabel atau kueri yang memberi makan kueri yang Anda modifikasi. Bidang kunci — biasanya merupakan pengidentifikasi unik — menampilkan kunci emas kecil di sebelahnya. Masing-masing persegi panjang bergabung dengan persegi panjang lainnya dengan cara garis yang menghubungkan bidang dalam satu tabel ke bidang di bidang lainnya.
Garis-garis ini mewakili hubungan. Dalam Design View, mengklik kanan pada garis memungkinkan Anda mengubah hubungan. Anda dapat memilih salah satu dari tiga opsi:
- Baris di mana kolom yang tergabung di kedua tabel sama
- Baris di mana tabel paling kiri mengembalikan semua hasil dan tabel kanan menunjukkan hasil yang cocok
- Baris tempat tabel paling kanan mengembalikan semua hasil dan tabel kiri menunjukkan hasil yang cocok
Ketiga jenis penggabungan ini (dalam, kiri, kanan) adalah subkumpulan rentang lengkap gabungan yang dapat dieksekusi oleh basis data. Untuk melakukan kueri yang lebih kompleks, Anda harus pindah ke Tampilan SQL.
Saat Anda menghubungkan tabel yang dipilih dengan garis hubungan, Anda akan melihat bagian bawah layar menampilkan daftar kisi semua bidang yang akan dikembalikan oleh kueri. Kotak Perlihatkan menampilkan atau menekan bidang saat kueri dijalankan — Anda dapat memfilter kueri berdasarkan bidang yang tidak ditampilkan. Anda juga dapat secara manual menambahkan atau memodifikasi urutan pengurutan untuk memesan hasil dengan cara naik atau turun, meskipun Microsoft Access akan memproses beberapa jenis dalam urutan kiri-ke-kanan di sepanjang bidang. Anda dapat menyusun ulang kolom dengan menyeretnya ke kiri atau kanan di grid, untuk memaksa pola penyortiran tertentu.
Kotak Kriteria Tampilan Desain memungkinkan Anda memasukkan kriteria yang membatasi, sehingga ketika kueri dijalankan, hanya menampilkan subkumpulan data yang cocok dengan filter Anda. Misalnya, dalam kueri tentang pesanan produk terbuka, Anda dapat menambahkan kriteria = 'MI' ke kolom negara untuk hanya menampilkan pesanan dari Michigan. Untuk menambahkan tingkat kriteria, gunakan kotak atau di dalam kolom atau tambahkan kriteria ke kolom lain.
Tampilan SQL
Dalam tampilan SQL, Microsoft Access menggantikan datasheet dengan sintaksis Structured Query Language yang Access mem-parsing untuk menentukan data apa yang akan diambil dari sumber, dan dengan aturan bisnis apa.
Pernyataan SQL umumnya mengikuti bentuk blok:
Pilih Table1. [Fieldname1], Table2. [Fieldname2]
DARI Table1 RIGHT JOIN Table2 ON Table1. [Key1] = Table2. [Key2]
DI MANA Table1. [Fieldname1]> = "FilterValue"
Vendor database yang berbeda mendukung versi SQL yang sedikit berbeda. Standar dasar, yang disebut sintaksis ANSI-compliant, harus dapat bekerja di setiap lingkungan basis data. Namun, setiap vendor menambah standar SQL dengan tweaknya sendiri. Microsoft, misalnya, menggunakan Jet Database Engine dalam Access. Microsoft juga mendukung SQL Server. Vendor lain menggunakan pendekatan yang berbeda, sehingga SQL umumnya tidak dapat dioperasikan karena dukungan standar.
Jika Anda tidak akrab dengan sintaks dari implementasi Jet Database Engine SQL, kemudian tweaking Tampilan SQL dapat memecahkan pertanyaan Anda. Tetaplah berpegang pada Tampilan Desain. Namun, untuk tweak yang sangat cepat, terkadang lebih mudah untuk menyesuaikan SQL yang mendasarinya daripada memodifikasi skema Design View. Jika analis lain di perusahaan Anda ingin tahu bagaimana Anda mendapat hasil, mengirim mereka cut-dan-paste pernyataan SQL Anda mengurangi kebingungan tentang desain kueri.
Menyimpan Pekerjaan Anda
Di Microsoft Access 2016, Anda dapat menyimpan dan menimpa kueri saat ini dengan mengklik kanan tabnya dan memilih Simpan. Untuk menyimpan kueri yang direvisi sebagai beberapa nama lain, memungkinkan kueri saat ini tetap ada, klik tab File, pilih Save As , lalu Save Object As.