Simpan email dan folder Gmail Anda dengan membuat cadangan lengkap
Layanan Gmail kuat dan didukung dengan baik oleh Google. Namun, Gmail — sebagai solusi email berbasis web — tidak tersedia saat Anda kehilangan konektivitas. Selain itu, beberapa orang menggunakan akun Gmail mereka (atau akun G Suite berbayar) untuk tujuan bisnis yang memerlukan beberapa bentuk retensi dokumen dan kemampuan pemulihan melebihi apa yang ditawarkan oleh lingkungan Gmail gratis.
Gunakan salah satu dari beberapa solusi pengarsipan yang berbeda untuk menjamin Anda tidak akan pernah ada tanpa pesan penting, terlepas dari situasinya.
Gunakan Outlook atau Thunderbird untuk Mengunduh Email Gmail Anda
Gunakan Outlook atau Thunderbird atau klien email desktop lain untuk mengunduh email Gmail Anda sebagai POP3, yang sebenarnya akan menyimpan pesan secara lokal di klien email Anda. Simpan pesan dalam perangkat lunak email atau, lebih baik lagi, salin email penting ke folder di hard drive Anda. Anda harus mengaktifkan akses POP3 di pengaturan akun Google Anda, di bawah Penerusan dan POP / IMAP . Anda juga akan menemukan petunjuk konfigurasi di sana untuk mengatur POP untuk Gmail di klien email Anda.
Satu-satunya downside ke POP3 adalah jika PC Anda rusak atau folder lokal Anda menjadi rusak, Anda kehilangan arsip Anda.
Anda juga dapat mengatur Gmail di program email Anda sebagai IMAP. Pendekatan ini menyinkronkan email Anda dari cloud ke komputer Anda, jadi jika semua email Anda hilang dari server Google (atau penyedia email web lain), klien email Anda mungkin benar-benar melakukan sinkronisasi ke server kosong dan menghapus salinan lokal. Jika Anda mengakses Gmail melalui IMAP, Anda dapat menyeret atau menyimpan pesan secara lokal ke hard drive Anda sebagai cadangan. Tentu saja, Anda perlu melakukan ini secara teratur — sebelum masalah apa pun muncul di server. Lebih banyak lagi »
Unduh Arsip dari Google Takeout
Kunjungi situs Google Takeout untuk mengunduh arsip satu kali dari seluruh akun Gmail Anda.
- Kunjungi Takeout dan masuk dengan kredensial akun yang ingin Anda arsipkan. Anda hanya dapat menggunakan Takeout dengan akun yang masuk.
- Pilih Gmail , dan secara opsional sertakan data terkait Google lainnya yang ingin Anda ekspor. Menu tarik-turun untuk Gmail memungkinkan Anda memilih label tertentu untuk diekspor, jika Anda tidak memerlukan semua email lama Anda.
- Klik Berikutnya . Google menawarkan tiga opsi yang harus Anda sesuaikan sebelum Anda dapat melanjutkan:
- Jenis file. Pilih jenis file yang dapat ditangani komputer Anda. Secara default, ini akan memberi Anda file ZIP, tetapi mendukung ekstrak ke tarball Gzip juga.
- Ukuran arsip. Pilih ukuran file terbesar yang dapat ditangani komputer Anda untuk segmen individual dari arsip yang lebih besar. Dalam banyak kasus, batas 2 GB sudah sesuai.
- Metode Pengiriman. Beri tahu Takeout tempat menaruh file arsip yang sudah selesai. Pilih dari tautan unduhan langsung atau (setelah Anda memberikan izin) transfer langsung ke Google Drive, Dropbox, atau OneDrive.
- Google mengirim email kepada Anda ketika arsip selesai.
File arsip Gmail muncul dalam format MBOX, yang merupakan file teks sangat besar. Program email seperti Thunderbird dapat membaca file MBOX secara asli. Untuk file arsip yang sangat besar, Anda harus menggunakan program email yang kompatibel dengan MBOX alih-alih mencoba menguraikan file teks.
Google Takeout menawarkan tampilan snapshot-in-time dari akun Gmail Anda; itu tidak mendukung pengarsipan tambahan, jadi Anda akan mendapatkan semuanya kecuali Anda membatasi diri pada label tertentu. Meskipun Anda dapat meminta arsip Takeout kapan pun Anda mau, menggunakan Takeout untuk mengekstrak data yang diulang tidak efisien. Jika Anda perlu menarik data lebih sering daripada sekali kuartal kalender atau lebih, temukan metode alternatif pengarsipan.
Gunakan Layanan Cadangan Online
Backupify mencadangkan informasi pribadi dari Facebook, Flickr, Blogger, Google Kalender dan Kontak, LinkedIn, Twitter, Album Web Picasa , dan layanan serupa. Berikan uji coba 15 hari gratis sebelum Anda berkomitmen untuk membayar layanan.
Atau, cobalah Upsafe atau Gmvault. Upsafe menawarkan penyimpanan hingga 3 GB secara gratis, sementara Gmvault adalah proyek sumber terbuka dengan dukungan multiplatform dan komunitas pengembang yang tangguh. Lebih banyak lagi »
Arsip Selektif Menggunakan Aturan Data
Jika Anda tidak memerlukan semua email Anda, pertimbangkan pendekatan yang lebih selektif untuk pengarsipan email.
- Meneruskan . Ketika Anda menerima email yang Anda tahu ingin Anda simpan, teruskan secara individual ke akun pengarsipan di tempat lain. Untuk menyimpan salinan dari apa yang Anda kirim, gunakan alamat email akun pengarsipan itu di saluran BCC.
- Penerusan otomatis . Beri tahu Gmail untuk menyalin atau blind copy semua email yang diterima (atau BCC semua email terkirim) ke alamat email tertentu.
- Resep IFTTT . Situs If This Then That yang populer menciptakan resep (pada dasarnya, skrip yang menetapkan bahwa ketika peristiwa X terjadi, acara Y harus mengikuti) sehingga Anda dapat mengatur tindakan Gmail tertentu untuk memicu aktivitas tertentu. Resep IFTTT sangat berguna ketika Anda perlu menetapkan aturan khusus dan menggunakan sumber daya di luar ekosistem Google.
- Teruskan ke Evernote atau OneNote . Siapkan alias me@onenote.com untuk mengimpor email langsung ke buku catatan OneNote yang ditetapkan, atau gunakan alamat email Evernote kustom Anda untuk mencatat pesan ke Evernote.
Pikirkan Sebelum Anda Mengarsip!
Ada industri rumahan layanan cadangan yang menyarankan Anda harus mencadangkan surel Anda agar suatu hari nanti tidak akan hilang secara ajaib selamanya.
Meskipun Google dapat menghapus akun Anda untuk pelanggaran persyaratan layanan, atau peretas dapat mengontrol akun Anda dan menghapus sebagian atau semua arsip Anda, hasil ini relatif jarang. Google, sebagai penyedia platform email yang kuat berbasis cloud, tidak cenderung kehilangan pesan atau secara acak menghapus akun tanpa alasan.
Meskipun Anda mungkin memiliki alasan yang sah untuk mencadangkan akun Anda, cadangan biasanya tidak diperlukan. Mereka benar-benar dapat membuka email Anda untuk kebocoran data yang lebih besar saat Anda menghubungkan produk dan layanan lain ke akun Gmail Anda — alat yang mungkin tidak seaman platform cloud Google sendiri.