Jejaring sosial terus mendapatkan popularitas yang lebih besar akhir-akhir ini, tetapi masih email adalah pilihan paling pasti untuk olahpesan, dengan mudah melampaui semua bentuk komunikasi elektronik lainnya bahkan di dunia modern ini yang dipenuhi dengan banyak aplikasi. Mengatur mail mungkin merupakan fungsi yang mahal, terutama untuk bisnis skala kecil dan menengah dan beberapa administrator mencari solusi yang hemat biaya untuk hal yang sama.
Banyak bisnis merasa sulit untuk menjalankan server email mereka sendiri karena upaya tak henti-hentinya oleh spammer untuk mengirim spam keluar dan menumbuk spam masuk besar-besaran melalui server email mereka. Karena sebagian besar perusahaan yang menghadapi masalah seperti itu terjadi yang kecil hingga menengah, mereka sering kekurangan solusi teknis internal untuk mengkonfigurasi dan menjalankan server email dengan benar dan mengelola ancaman tersebut. Inilah sebabnya mengapa beberapa bisnis mengalihkan kebutuhan mereka ke penyedia layanan eksternal dengan biaya yang signifikan.
Namun, ini bukan hanya tentang biayanya saja; outsourcing persyaratan ini mungkin tidak menjadi urusan mahal, tetapi datang dengan risiko tersembunyi berikut juga -
1. Bisnis kehilangan kontrol keamanan suratnya sendiri. Perusahaan outsourcing mengelola otentikasi dan enkripsi berbasis server, yang mungkin memerlukan enkripsi tambahan untuk komunikasi sensitif, tetapi tidak lagi di tangan pemilik bisnis.
2. Syarat dan ketentuan perusahaan outsourcing, kadang-kadang, memungkinkan untuk memindai isi surat untuk membantu dalam mengarahkan iklan, sehingga menimbulkan risiko intrusi kerahasiaan dan privasi yang lebih tinggi.
3. Berbagi server email dengan bisnis lain dapat menyebabkan masalah pengiriman ketika seseorang di perusahaan lain mengirim pesan spam melalui server email tersebut. Ini dapat meningkatkan risiko jika perusahaan outsourcing tidak dapat mendeteksi spam dan memblokirnya.
4. Hambatan terbesar adalah bahwa perusahaan lain dapat melihat semua isi pesan. Terkadang, konten pesan dapat disimpan di server perusahaan outsourcing tanpa batas. Kelemahan ini signifikan.
Untuk perusahaan kecil yang memerlukan sistem email rahasia dan dapat diandalkan, itu bisa menjadi keputusan yang sulit untuk memutuskan apakah atau tidak untuk melakukan outsourcing. Ada kemungkinan bagi usaha kecil untuk menjalankan server email yang difilter spam dan aman dengan mengikuti panduan ini.
Pilih ISP Baik atau Penyedia Hosting
Ketika memilih ISP, pastikan bahwa ia memiliki kemampuan untuk menangani penyalahgunaan dan masalah spam. Jika Anda mengelola server email Anda sendiri, sangat penting bahwa ISP Anda tidak mengizinkan penyalahgunaan dan spam untuk berkembang di jaringannya. Untuk memastikan bahwa penyedia hosting atau ISP mengelola isu-isu ini dengan baik di jaringannya, ada banyak sumber daya untuk memverifikasi reputasi domain dan IP-nya.
Tolak Spam Masuk Sebanyak Mungkin
Ada banyak basisdata domain dan alamat IP yang dapat menurunkan jumlah spam masuk yang mencapai kotak surat tanpa memblokir email yang sah. Database ini dapat digunakan secara bebas jika volume surat tidak terlalu tinggi. Namun, penting untuk menggunakannya dengan benar.
Tempatkan Berhenti ke Spam Keluar
Emisi spam terutama karena salah satu unit atau orang di perusahaan yang ingin mengirim spam atau masalah keamanan yang memungkinkan orang lain mengirim spam menggunakan alamat IP Anda.
Tidak ada solusi teknis untuk kasus pertama, meskipun semua karyawan pemasaran harus tahu bahwa semua id email yang digunakan untuk pengiriman dalam jumlah besar harus secara khusus diminta untuk menerima surat tentang produk melalui proses memilih yang telah dikonfirmasi.
Kasus kedua lebih umum. Sebagian besar spam disebabkan oleh masalah keamanan yang termasuk dalam salah satu kategori ini: Trojan dan virus malware, relai terbuka, akun yang disusupi, dan server web yang disusupi. Masalah-masalah ini harus diatasi dengan benar untuk mencegah masalah spam .
Pemantauan Log
Luangkan waktu atau buat mekanisme otomatis berdasarkan jumlah email untuk memantau server email Anda. Mendeteksi masalah dan menerapkan langkah-langkah perbaikan sesegera mungkin sebelum reputasi domain atau alamat IP mulai memburuk sebenarnya dapat mengurangi dampak insiden pada aliran surat biasa.
Sebuah mail server di rumah tentu saja merupakan pilihan yang lebih layak untuk perusahaan kecil. Jika kerahasiaan atau masalah privasi harus dilihat secara serius, maka seseorang harus memilih server email mereka sendiri. Jika poin yang disebutkan di atas dipertimbangkan, seharusnya tidak berlebihan untuk menjalankan server email Anda sendiri, tetapi kemudian selalu lebih mudah diucapkan daripada dilakukan.
Solusi optimal dapat menemukan penyedia hosting email yang andal, yang menjamin kerahasiaan 100%, keandalan, dan pada saat yang sama, menghemat dari rasa sakit mengelola server email Anda sendiri.