Netiquette Harus Anda Ketahui
Meskipun semua orang menggunakan email untuk setidaknya beberapa komunikasi bisnis setiap bulan, beberapa dari kami akan menggunakan email sebagai alat harian untuk melakukan pekerjaan profesional kami. Kami akan menggunakan email untuk berkomunikasi dengan pelanggan, rekan tim, atasan, dan kemungkinan karyawan baru atau kemungkinan majikan baru. Dan ya, orang-orang ini akan menilai kita dengan kemampuan kita untuk membuat pesan tertulis yang jelas dan profesional.
Etiket email, atau 'netiquette', telah ada selama 27 tahun World Wide Web. Netiquette adalah seperangkat pedoman yang diterima secara luas untuk bagaimana menunjukkan rasa hormat dan kompetensi dalam email Anda. Sayangnya, ada orang yang tidak pernah meluangkan waktu untuk mempelajari netiket email untuk pengaturan bisnis. Lebih buruk lagi: ada orang-orang yang membingungkan netiket email dengan gaya pesan teks yang longgar dan informal.
Jangan biarkan email yang dibuat buruk membunuh kredibilitas Anda dengan pelanggan atau atasan atau calon pemberi kerja. Berikut adalah aturan netiket email yang akan melayani Anda dengan baik, dan membuat Anda malu di tempat kerja.
01 dari 10
Masukkan alamat email sebagai hal terakhir yang Anda lakukan sebelum mengirim.
Ini tampaknya kontra-intuitif, tetapi ini adalah bentuk yang sangat baik. Anda menunggu hingga akhir tulisan dan mengoreksi sebelum Anda menambahkan alamat surel (es) ke header email. Teknik ini akan menyelamatkan Anda karena malu mengirim pesan terlalu cepat sebelum Anda menyelesaikan konten dan mengoreksi.
Ini sangat penting untuk email yang lebih panjang yang memiliki konten sensitif, seperti mengirimkan lamaran kerja, menanggapi pertanyaan pelanggan, atau mengkomunikasikan berita buruk ke tim Anda. Dalam kasus ini, menangguhkan alamat email menambah keamanan ketika Anda perlu keluar dari email Anda untuk sementara waktu untuk mengumpulkan pikiran Anda dan melatih kata-kata Anda dalam pikiran Anda.
Jika Anda membalas email, dan Anda mempertimbangkan konten untuk memiliki kepekaan, maka cukup hapus alamat email penerima sementara sampai Anda siap mengirim, dan kemudian tambahkan kembali alamat tersebut. Anda dapat alternatif memotong-dan-paste alamat email penerima ke file Notepad atau halaman OneNote, menulis email, dan kemudian potong-dan-tempelkan kembali alamat email.
Percayalah kepada kami tentang hal ini: baris alamat email kosong saat menulis akan menyelamatkan Anda dari kesedihan yang besar suatu hari nanti!
02 dari 10
Periksa ulang bahwa Anda mengirim email kepada orang yang benar.
Ini sangat penting jika Anda bekerja di perusahaan besar atau departemen pemerintah. Ketika Anda mengirim email sensitif ke 'Mike' atau 'Heather' atau 'Mohammed', perangkat lunak email Anda akan ingin secara prediktif mengetikkan alamat lengkap untuk Anda. Nama-nama populer seperti ini akan memiliki banyak hasil di buku alamat perusahaan Anda, dan Anda dapat secara tidak sengaja mengirim kesal nanti kepada wakil presiden Anda, atau jawaban rahasia kepada orang-orang di bidang akuntansi.
Berkat aturan netiket # 1 di atas, Anda telah meninggalkan pengalamatan hingga selesai, jadi pengecekan tiga kali alamat email penerima akan berjalan lancar sebagai langkah terakhir Anda sebelum mengirim!
03 dari 10
Hindari 'Balas ke Semua', terutama di perusahaan besar.
Ketika Anda menerima siaran yang dikirim ke lusinan orang, sebaiknya hanya membalas pengirim. Ini terutama benar jika perusahaan disiarkan dengan daftar distribusi besar.
Misalnya: manajer umum mengirim email kepada seluruh perusahaan tentang parkir di lot selatan, dan dia meminta orang-orang untuk menghormati kios-kios yang diberi nomor dan ditugaskan yang dibayar oleh karyawan. Jika Anda mengklik 'balas untuk semua' dan mulai mengeluh bahwa karyawan lain melanggar kendaraan pribadi Anda dan menggores cat Anda, Anda dapat merusak kemajuan karier Anda dengan menjadi perusahaan yang mengacau.
Tidak ada yang ingin menerima pesan yang tidak berlaku untuk mereka . Terlebih lagi, tidak ada yang menghargai keluhan kepada kelompok atau mendengar tentang keluhan pribadi Anda yang ditayangkan dalam format siaran.
Hindari kecerobohan ini dan gunakan balasan individu untuk pengirim sebagai tindakan default Anda. Pasti juga lihat Aturan # 9 di bawah ini.
04 dari 10
Gunakan salam profesional alih-alih ekspresi sehari-hari.
Cara terbaik untuk memulai email profesional adalah beberapa versi berikut:
1. Selamat siang, Ms. Chandra.
2. Halo, tim proyek dan relawan.
3. Hai, Jennifer.
Selamat pagi, Patrick.
JANGAN, dalam keadaan apa pun, gunakan yang berikut ini untuk memulai email profesional:
1. Hei,
2. Sup, tim!
3. Hai, Jen.
4. Mornin, Pat.
Ekspresi percakapan seperti 'hey', 'yo', 'sup' mungkin terlihat ramah dan hangat bagi Anda, tetapi mereka benar-benar mengikis kredibilitas Anda dalam lingkungan bisnis. Meskipun Anda pasti bisa menggunakan percakapan sehari-hari ini dalam percakapan setelah Anda memiliki hubungan tepercaya dengan orang lain, itu adalah ide yang buruk untuk menggunakan kata-kata ini dalam email bisnis.
Selain itu, itu adalah bentuk buruk untuk mengambil jalan pintas ejaan, seperti 'mornin'. Ini adalah bentuk yang sangat buruk untuk mempersingkat nama seseorang (Jennifer -> Jen) kecuali orang itu telah secara tegas meminta Anda untuk melakukannya.
Seperti halnya komunikasi bisnis cerdas, adalah cerdas untuk berbuat salah di sisi terlalu formal dan menunjukkan bahwa Anda percaya pada etiket dan rasa hormat.
05 dari 10
Mengoreksi setiap pesan, seolah reputasi profesional Anda bergantung pada itu.
Dan memang, reputasi Anda dengan mudah dibongkar oleh tata bahasa yang buruk, ejaan yang buruk, dan kata-kata yang tidak tepat.
Bayangkan bagaimana profesionalisme Anda akan terpukul jika Anda secara tidak sengaja mengirim ' Anda perlu memeriksa shabu Anda , Ala ' ketika Anda benar-benar bermaksud mengatakan ' Anda perlu memeriksa matematika Anda, Alma' . Atau jika Anda mengatakan ' Saya dapat melakukan intervue pada besok ' ketika Anda bermaksud ' Saya dapat melakukan wawancara besok '.
Proofread setiap email yang Anda kirim; lakukan seolah-olah reputasi profesional Anda tergantung padanya.
06 dari 10
Baris subjek yang ringkas dan jelas akan mencapai keajaiban (dan membantu Anda membaca).
Baris subjek merupakan judul untuk komunikasi dan cara meringkas dan menandai email Anda sehingga dapat dengan mudah ditemukan nanti. Ini jelas harus meringkas konten dan tindakan yang diinginkan.
Misalnya, baris subjek: 'kopi' tidak terlalu jelas.
Sebagai gantinya, cobalah 'Preferensi kopi staf: tanggapan Anda diperlukan'
Sebagai contoh kedua, baris subjek ' permintaan Anda ' terlalu samar.
Sebagai gantinya, cobalah baris subjek yang lebih jelas seperti: ' Permintaan Anda untuk parkir: diperlukan detail lebih lanjut' .
07 dari 10
Gunakan hanya dua font klasik: varian Arial dan Times Roman, dengan tinta hitam.
Anda dapat tergoda untuk menambahkan wajah dan warna font yang trendi ke email Anda untuk membuatnya mencolok, tetapi Anda lebih baik menggunakan hitam 12-pt atau 10-pt Arial atau Times New Roman. Varian serupa seperti Tahoma atau Calibri juga baik-baik saja. Dan jika Anda menarik perhatian pada frasa atau peluru tertentu, maka tinta merah atau huruf tebal dapat sangat membantu dalam moderasi.
Masalahnya adalah ketika email Anda mulai menjadi tidak koheren dan tidak fokus atau mulai menyampaikan sikap maverick atau mengganggu di pihak Anda. Dalam dunia bisnis, orang ingin komunikasi dapat dipercaya dan jelas dan singkat, tidak dekoratif dan mengalihkan perhatian.
08 dari 10
Hindari sarkasme dan nada negatif / sombong, apa pun risikonya.
Email selalu gagal untuk menyampaikan infleksi vokal dan bahasa tubuh. Apa yang Anda pikir langsung dan lugas mungkin benar-benar tampil sebagai kasar dan kejam sekali itu dimasukkan ke dalam email Anda. Tidak menggunakan kata 'tolong' dan 'terima kasih' akan menyebabkan arus bawah negatif. Dan apa yang Anda anggap lucu dan ringan mungkin benar-benar mengirimkan sebagai merendahkan dan kasar.
Memberikan nada hormat dan sikap kepribadian dalam email membutuhkan latihan dan banyak pengalaman. Ini membantu ketika Anda membaca email dengan keras untuk diri sendiri, atau bahkan orang lain sebelum Anda mengirimnya. Jika ada sesuatu tentang email yang tampaknya kejam atau kasar, tulis ulang.
Jika Anda masih terjebak dengan cara menyampaikan nada sesuatu di email, maka pertimbangkan secara serius untuk mengangkat telepon dan menyampaikan pesan sebagai percakapan.
Ingat: email selamanya, dan setelah Anda mengirim pesan itu, Anda tidak pernah dapat menariknya kembali.
09 dari 10
Asumsikan bahwa dunia akan membaca surel Anda, jadi rencanakanlah dengan tepat.
Sebenarnya, email adalah selamanya. Ini dapat diteruskan ke ratusan orang dalam hitungan detik. Ini dapat dipanggil oleh penegak hukum dan auditor pajak jika ada investigasi. Bahkan bisa membuatnya menjadi berita atau media sosial.
Ini adalah tanggung jawab yang luas dan menakutkan, tetapi itu adalah salah satu yang kita semua bahu: apa yang Anda tulis di email bisa dengan mudah menjadi pengetahuan publik. Pilih kata-kata Anda dengan hati-hati, dan jika Anda berpikir ada kemungkinan bahwa itu bisa menggigit Anda kembali, maka serius mempertimbangkan untuk tidak mengirim pesan sama sekali.
10 dari 10
Selalu diakhiri dengan 'ucapan terima kasih' dan tanda tangan pendek yang berkelas.
Kekuatan kesenangan seperti 'terima kasih' dan 'tolong' tidak dapat diukur. Juga, beberapa detik ekstra untuk memasukkan blok tanda tangan profesional Anda berbicara banyak tentang perhatian Anda terhadap detail, dan bahwa Anda mengambil kepemilikan komunikasi Anda dengan stempel nama dan informasi kontak Anda.
Halo, Shailesh.
Terima kasih atas pertanyaan Anda ke layanan bordir kami di TGI Sportswear. Saya akan sangat senang berbicara dengan Anda di telepon untuk memberi tahu Anda lebih lanjut tentang opsi jaket olahraga untuk tim Anda. Kami juga dapat meminta Anda mengunjungi showroom kami akhir pekan ini, dan saya dapat menunjukkan kepada Anda contoh kami secara langsung.
Nomor berapa saya boleh menelepon Anda? Saya siap untuk berbicara setelah jam 1 siang hari ini.
Terima kasih,Paul Giles
Direktur Layanan Klien
TGI, Dimasukkan
587 337 2088 | pgiles@tgionline.com
"Branding Anda adalah fokus kami"