Tetap produktif dengan menginstruksikan Outlook untuk mengarsipkan pesan untuk Anda
Email dapat dengan cepat mengisi kotak masuk Outlook Anda sehingga Anda terganggu oleh banyak email dan folder yang terus bertambah besar . Tetap produktif dengan menjaga lampu kotak masuk Anda dan bersih. Tentu saja, Anda dapat secara manual mengarsipkan setiap pesan yang diterima, tetapi Anda juga dapat mengaktifkan Arsip otomatis dan membiarkan Outlook melakukan tugas memindahkan pesan lama ke arsip untuk Anda.
Arsipkan Email Secara Otomatis Menggunakan Outlook AutoArchive
Fitur AutoArchive dimasukkan ke dalam versi Windows dari Outlook (tidak dalam versi Mac). Untuk mengaktifkan fitur AutoArchive di Outlook 2016, 2013, dan 2010 untuk Windows:
- Klik File > Opsi > Lanjutan .
- Klik Pengaturan AutoArchive di bawah Arsip otomatis .
- Dalam kotak Run AutoArchive setiap n hari , tentukan seberapa sering menjalankan AutoArchive.
- Pilih opsi lain. Misalnya, Anda dapat memerintahkan Outlook untuk menghapus item lama alih-alih mengarsipkannya.
- Klik OK .
Kecuali Anda menentukan waktu yang berbeda, Outlook menerapkan periode penuaan standar ke pesan Outlook Anda. Untuk kotak masuk Anda, periode penuaan adalah enam bulan, untuk item yang dikirim dan dihapus, itu adalah dua bulan, dan untuk kotak keluar, periode penuaan adalah tiga bulan. Ketika pesan mencapai periode penuaan yang telah ditentukan, pesan tersebut ditandai untuk pengarsipan di sesi AutoArchive berikutnya.
Setelah mengaktifkan AutoArchive, pastikan Anda menentukan pada tingkat folder apa yang merupakan email lama dan bagaimana seharusnya diperlakukan.
- Klik kanan folder dan klik Properties .
- Pada tab AutoArchive , pilih opsi yang Anda inginkan.
Anda juga dapat mengarsipkan item secara manual jika file Outlook utama Anda tumbuh terlalu besar.