Arsipkan Surat Lama di Outlook dan Pertahankan Berkas PST Kecil

Karena tumpukan email yang Anda simpan di Outlook tumbuh, maka biasanya, waktu yang dibutuhkan Outlook untuk melakukan apa yang Anda inginkan. Batas ukuran file PST terlihat. (File PST atau "Folder Pribadi" , tentu saja, adalah tempat Outlook menyimpan semua data Anda, termasuk kalender , kontak, dan email.)

File PST Kecil Adalah File PST Cepat

Either way, itu membayar untuk menjaga ukuran file PST utama Anda kecil dan mudah dikelola. Anda dapat membuat Outlook melakukan beberapa hal menggunakan AutoArchive . Atau Anda membagi pesan Anda antara lebih banyak file PST, yang bisa tanpa rasa sakit dan cepat.

Arsipkan Surat Lama di Outlook dan Pertahankan Berkas PST Kecil

Untuk membuat arsip pesan lama di Outlook terpisah dari file PST yang Anda gunakan setiap hari:

1. • Di Outlook 2007:
     1. Pilih File | Manajemen File Data dari menu di Outlook.
   • Di Outlook 2016:
     1. Klik File .
     2. Pergi ke kategori Info .
     3. Klik Pengaturan Akun .
     4. Pilih Pengaturan Akun ... dari menu yang telah ditunjukkan.
     5. Buka tab File Data .
2. Klik Tambah:
   • Di Outlook 2016:
     1. Masukkan nama untuk arsip di bawah Nama file:.
     2. Pilih format yang diinginkan di bawah Save as type :; biasanya, pilih File Data Outlook .
   • Di Outlook 2007:
     1. Pilih format yang diinginkan. Kecuali Anda mungkin perlu mengakses data dengan Outlook 2002 atau sebelumnya secara langsung, aman untuk menyorot file Folder Pribadi Office Outlook (.pst) .
     2. Klik OK .
     3. Masukkan nama file yang diinginkan.
        • Arsip tahunan bekerja dengan baik, dan menamai file PST setelah setahun masuk akal. Tentu saja, Anda dapat memilih arsip bulanan jika Anda memiliki banyak surat besar untuk ditangani atau skema lain. Pastikan saja ukuran file PST yang dihasilkan adalah sekitar 1-2 GB. File yang lebih besar cenderung kurang efisien.
     4. Klik OK .
     5. Ketik nama arsip file PST yang diinginkan di bawah Nama:.
        • Sekali lagi, masuk akal untuk memberi nama arsip Anda setelah isinya (satu tahun senilai surat dalam kasus saya).

1. Opsional, lindungi akses dengan kata sandi .
2. Klik OK .
3. Sekarang klik Tutup .

Pindahkan Mail ke Arsip

Untuk mengisi arsip PST yang baru Anda buat:

• Seret dan lepas seluruh folder ke folder akar yang baru muncul di bawah Folder Surat .
  • Ini berguna jika Anda sudah memiliki folder "Arsip" yang berisi, katakanlah, semua surat tahun lalu. Cukup masukkan ke arsip PST.
• Atau, untuk mengarsipkan item individual:
  1. Klik pada folder root yang dinamai setelah arsip Anda PST di bawah Folder Mail dengan tombol kanan mouse.
  2. Pilih Folder Baru ... dari menu.
  3. Ketik nama folder yang diinginkan.
  4. Pastikan Mail dan Post Items dipilih di bawah Folder berisi: jika Anda ingin mengarsipkan email. Untuk pengarsipan item lain, pilih kategori yang sesuai.
  5. Klik OK .
  6. Seret dan lepas individual atau grup email ke folder yang baru dibuat.
• Untuk memindahkan semua email sebelum tanggal tertentu dalam folder (atau folder yang disarangkan):
  1. • Di Outlook 2016:
       1. Klik File .
       2. Pergi ke kategori Info .
       3. Klik Alat Pembersihan .
       4. Pilih Arsip ... dari menu yang telah muncul.
     • Di Outlook 2007:
       1. Pilih File | Arsip ... dari menu di Outlook.
  2. Pastikan Arsipkan folder ini dan semua subfolder: dipilih.
  3. Sorot folder yang diinginkan.
  4. Tentukan email tanggal sebelumnya (misalnya, 1 Januari tahun ini) yang ingin Anda pindahkan di bawah Arsip item yang lebih lama dari: __ .
  5. Gunakan tombol Browse ... untuk memilih arsip file PST yang dibuat di atas.
  6. Klik OK .

• Secara opsional, gabungkan file PST langsung Anda untuk mengklaim ruang yang baru saja dibebaskan segera.

Tutup File PST Arsip

Setelah Anda mengarsipkan semua item, Anda bisa menutup file PST di Outlook:

1. Klik pada folder root arsip Anda PST di bawah Folder Mail dengan tombol kanan mouse.
2. Pilih Tutup "___" dari menu.

Mengakses Mail dari File PST Arsip Tertutup

Untuk mengambil pesan dari file PST arsip yang telah Anda tutup:

1. • Di Outlook 2016:
     1. Klik File .
     2. Pilih Buka & Ekspor .
     3. Klik Buka File Data Outlook .
   • Di Outlook 2007:
     1. Pilih File | Buka | File Data Outlook ... dari menu di Outlook.
2. Sorot file PST arsip yang diinginkan.
3. Klik Buka .

File PST dan foldernya akan muncul di bawah Mail Folder , siap untuk bertindak.