Kontrol versi Word 2003 sangat berguna, tetapi tidak lagi didukung
Microsoft Word 2003 menyediakan cara formal untuk menerapkan versi untuk pembuatan dokumen. Fitur kontrol versi Word 2003 memungkinkan Anda mempertahankan versi dokumen sebelumnya dengan lebih mudah dan efisien.
Menyimpan Dokumen dengan Namafile yang Berbeda
Anda mungkin telah menggunakan metode menyimpan versi dokumen Anda secara bertahap dengan nama file yang berbeda. Namun ada beberapa kelemahan dalam pendekatan ini. Ini bisa menjadi sulit untuk mengelola semua file, jadi itu membutuhkan ketekunan dan perencanaan. Metode ini juga menggunakan ruang penyimpanan yang cukup banyak, karena setiap file individu berisi seluruh dokumen.
Versi di Word 2003
Ada metode yang lebih baik dari kontrol versi Word yang menghindari kelemahan ini sementara masih memungkinkan Anda untuk melestarikan draft pekerjaan Anda. Fitur Versi Word memungkinkan Anda untuk menjaga iterasi sebelumnya dari pekerjaan Anda di file yang sama dengan dokumen Anda saat ini. Ini menghemat Anda harus mengelola beberapa file sekaligus menghemat ruang penyimpanan Anda. Anda tidak akan memiliki banyak file, dan, karena itu hanya menyimpan perbedaan antara draf, ia menghemat sebagian ruang disk yang diperlukan beberapa versi.
Ada dua cara untuk menggunakan versi Word 2003 untuk dokumen Anda:
- Simpan versi secara manual kapan saja.
- Memiliki Word secara otomatis menyimpan versi dokumen Anda ketika Anda menutupnya.
Untuk menyimpan versi secara manual, pastikan dokumen terbuka:
- Klik File di menu paling atas.
- Klik Versi ...
- Di kotak dialog Versi, klik Simpan Sekarang ... Kotak dialog Simpan Versi muncul.
- Masukkan komentar apa pun yang ingin Anda sertakan dengan versi ini.
- Ketika Anda selesai memasukkan komentar, klik OK .
Versi dokumen disimpan. Saat berikutnya Anda menyimpan versi, Anda akan melihat versi sebelumnya yang telah Anda simpan tercantum dalam kotak dialog Versi.
Simpan Versi Secara Otomatis
Anda dapat mengatur Word 2003 untuk menyimpan versi secara otomatis ketika Anda menutup dokumen dengan mengikuti langkah-langkah ini:
- Klik File di menu paling atas.
- Klik Versi ... Ini membuka kotak dialog Versi.
- Centang kotak berlabel "Simpan versi secara otomatis pada penutupan."
- Klik Tutup .
Catatan: Fitur versi tidak berfungsi dengan halaman web yang dibuat di Word.
Melihat dan Menghapus Versi Dokumen
Ketika Anda menyimpan versi dokumen Anda, Anda dapat mengakses versi tersebut, menghapus salah satu dari mereka dan mengembalikan versi dokumen Anda ke file baru.
Untuk melihat versi dokumen Anda:
- Klik File di menu paling atas.
- Klik Versi ... Ini membuka kotak dialog Versi.
- Pilih versi yang ingin Anda buka.
- Klik Buka .
Versi yang dipilih dari dokumen akan terbuka di jendela baru. Anda dapat menggulir dokumen Anda dan berinteraksi dengannya seperti yang Anda lakukan pada dokumen biasa.
Meskipun Anda dapat membuat perubahan pada versi dokumen sebelumnya, penting untuk dicatat bahwa versi yang disimpan dalam dokumen saat ini tidak dapat diubah. Setiap perubahan yang dibuat ke versi sebelumnya membuat dokumen baru dan membutuhkan nama file baru.
Untuk menghapus versi dokumen:
- Klik File di menu paling atas.
- Klik Versi ... untuk membuka kotak dialog Versi.
- Pilih versi yang ingin Anda hapus.
- Klik tombol hapus .
- Di kotak dialog konfirmasi, klik Ya jika Anda yakin ingin menghapus versi.
- Klik Tutup .
Menghapus versi dokumen Anda sebelumnya adalah penting jika Anda berencana untuk mendistribusikan atau membagikannya dengan pengguna lain. File berversi asli mencakup semua versi sebelumnya, dan karenanya file-file itu dapat diakses oleh orang lain dengan file tersebut.
Versi Tidak Lagi Didukung dalam Edisi Kata Selanjutnya
Fitur versi ini tidak tersedia di edisi Microsoft Word, dimulai dengan Word 2007.
Selain itu, waspadalah terhadap apa yang terjadi jika Anda membuka file yang dikontrol versi dalam edisi Word berikutnya:
Dari situs dukungan Microsoft:
"Jika Anda menyimpan dokumen yang berisi versi dalam format file Microsoft Office Word 97-2003 dan kemudian membukanya di Office Word 2007, Anda akan kehilangan akses ke versi.
"PENTING: Jika Anda membuka dokumen di Office Word 2007 dan Anda menyimpan dokumen dalam format file Word 97-2003 atau Office Word 2007, Anda akan secara permanen kehilangan semua versi."