01 08
Manajemen Data di Excel
Kadang-kadang, kita perlu melacak informasi. Ini bisa berupa daftar pribadi nomor telepon, daftar kontak untuk anggota organisasi atau tim, atau koleksi koin, kartu, atau buku.
Data apa pun yang Anda miliki, spreadsheet , seperti Excel, adalah tempat yang bagus untuk menyimpannya. Excel telah membangun alat untuk membantu Anda melacak data dan untuk menemukan informasi spesifik ketika Anda menginginkannya. Selain itu, dengan ratusan kolom dan ribuan barisnya, spreadsheet Excel dapat menyimpan sejumlah besar data .
Excel juga lebih mudah digunakan daripada program database lengkap seperti Microsoft Access. Data dapat dimasukkan dengan mudah ke dalam spreadsheet, dan, hanya dengan beberapa klik mouse Anda dapat menyortir data Anda dan menemukan apa yang Anda inginkan.
02 08
Membuat Tabel dan Daftar
Format dasar untuk menyimpan data di Excel adalah sebuah tabel. Dalam sebuah tabel, data dimasukkan dalam baris. Setiap baris dikenal sebagai catatan .
Setelah tabel dibuat, alat data Excel dapat digunakan untuk mencari, menyortir, dan menyaring catatan untuk menemukan informasi spesifik.
Meskipun ada sejumlah cara Anda dapat menggunakan alat-alat data ini di Excel, cara termudah melakukannya adalah, untuk membuat apa yang dikenal sebagai daftar dari data dalam tabel.
03 dari 08
Memasukkan Data dengan Benar
Langkah pertama dalam membuat tabel adalah memasukkan data. Ketika melakukannya, penting untuk memastikan bahwa itu dimasukkan dengan benar.
Kesalahan data, yang disebabkan oleh entri data yang salah, adalah sumber dari banyak masalah yang terkait dengan manajemen data. Jika data dimasukkan dengan benar di awal, program ini lebih mungkin memberi Anda kembali hasil yang Anda inginkan.
04 dari 08
Baris adalah Rekaman
Seperti disebutkan, baris data dikenal sebagai catatan. Saat memasukkan catatan, ingatlah pedoman ini:
- Jangan tinggalkan baris kosong di tabel yang dibuat, tidak juga antara judul dan baris pertama data.
- Rekor dapat berisi data tentang hanya satu item tertentu.
- Rekaman juga harus mengandung SEMUA data dalam daftar tentang item itu. Tidak boleh ada informasi tentang item di lebih dari satu baris.
- Untuk membuat daftar, tabel data harus berisi setidaknya dua rekaman data.
05 dari 08
Kolom Adalah Kolom
Sementara baris dalam tabel disebut sebagai catatan, kolom dikenal sebagai bidang . Setiap kolom membutuhkan heading untuk mengidentifikasi data yang dikandungnya. Judul ini disebut nama bidang.
- Nama bidang digunakan untuk memastikan bahwa data untuk setiap catatan dimasukkan dalam urutan yang sama.
- Pastikan bahwa semua data dalam kolom dimasukkan menggunakan format yang sama. Jika Anda mulai memasukkan angka sebagai angka (seperti 10 atau 20) simpanlah. Jangan mengubah bagian melalui dan mulai memasukkan angka sebagai kata (seperti sepuluh atau dua puluh). Konsisten.
- Jangan tinggalkan kolom kosong di meja.
- Untuk membuat daftar, tabel harus setidaknya dua kolom lebar.
06 08
Membuat Daftar
Setelah data dimasukkan ke dalam tabel, itu dapat dikonversi ke daftar . Untuk melakukannya:
- Pilih salah satu sel di dalam tabel.
- Pilih Daftar> Buat Daftar dari menu untuk membuka kotak dialog Buat Daftar .
- Kotak dialog menunjukkan rentang sel yang akan dimasukkan dalam daftar. Jika tabel dibuat dengan benar, Excel biasanya akan memilih kisaran yang benar.
- Jika pemilihan rentang benar, klik OK .
07 08
Jika Rentang Daftar Tidak Salah
Jika, secara kebetulan, rentang yang ditunjukkan di kotak dialog Buat Daftar salah, Anda harus memilih kembali rentang sel yang akan digunakan dalam daftar.
Untuk melakukannya:
- Klik pada tombol kembali di kotak dialog Buat Daftar untuk kembali ke lembar kerja.
- Kotak dialog Buat Daftar menyusut ke kotak kecil dan rentang sel saat ini dapat dilihat pada lembar kerja yang dikelilingi oleh semut berbaris.
- Seret pilih dengan mouse untuk memilih kisaran sel yang benar.
- Klik pada tombol kembali di kotak dialog Buat Daftar kecil untuk kembali ke ukuran normal.
- Klik OK untuk menyelesaikan daftar.
08 08
Daftar
Setelah dibuat,
- daftar akan memiliki batas gelap di sekitarnya.
- Akan ada panah yang menunjuk ke bawah di samping setiap nama bidang yang membuka menu drop down saat diklik.
- Menu tarik-turun berisi opsi untuk menyortir daftar dengan salah satu nama bidang dan untuk mencari daftar untuk catatan yang cocok dengan kriteria tertentu.
- Baris kosong yang mengandung tanda bintang ditambahkan ke bagian bawah daftar. Data tambahan dapat ditambahkan ke daftar menggunakan baris baru ini.