Excel tidak memiliki kemampuan manajemen data program database relasional seperti SQL Server dan Microsoft Access. Apa yang bisa dilakukan, bagaimanapun, berfungsi sebagai database sederhana atau flat-file yang memenuhi persyaratan manajemen data dalam banyak situasi.
Di Excel, data diatur ke dalam tabel menggunakan baris dan kolom dari lembar kerja. Versi terbaru dari program ini memiliki fitur tabel , yang membuatnya mudah untuk memasukkan, mengedit, dan memanipulasi data .
Setiap bagian data atau informasi individual tentang subjek - seperti nomor bagian atau alamat seseorang - disimpan dalam sel lembar kerja terpisah dan disebut sebagai bidang.
Ketentuan Database: Tabel, Catatan, dan Kolom di Excel
Database adalah kumpulan informasi terkait yang disimpan dalam satu atau lebih file komputer secara terorganisir.
Biasanya informasi atau data diatur ke dalam tabel. Basis data sederhana atau flat-file, seperti Excel, menyimpan semua informasi tentang satu subjek dalam satu tabel.
Database relasional, di sisi lain, terdiri dari sejumlah tabel dengan setiap tabel yang berisi informasi tentang topik yang berbeda, tetapi terkait.
Informasi dalam tabel diatur sedemikian rupa sehingga dengan mudah dapat:
- Diperbarui
- Disortir
- Diperbaiki
- Difilter atau mencari informasi spesifik
Rekaman
Dalam terminologi basis data, catatan menyimpan semua informasi atau data tentang satu objek spesifik yang telah dimasukkan ke dalam basis data.
Di Excel, catatan biasanya diatur dalam baris lembar kerja dengan setiap sel di baris yang berisi satu item informasi atau nilai.
Fields
Setiap item informasi individu dalam catatan basis data - seperti nomor telepon atau nomor jalan - disebut sebagai bidang .
Di Excel, sel-sel individual dari lembar kerja berfungsi sebagai bidang, karena setiap sel dapat berisi satu informasi tentang suatu objek.
Nama Bidang
Sangat penting bahwa data dimasukkan secara terorganisir ke dalam database sehingga dapat diurutkan atau disaring untuk menemukan informasi spesifik.
Untuk memastikan bahwa data dimasukkan dalam urutan yang sama untuk setiap catatan, judul ditambahkan ke setiap kolom tabel. Judul kolom ini disebut sebagai nama bidang.
Di Excel, baris atas tabel berisi nama bidang untuk tabel. Baris ini biasanya disebut sebagai baris header .
Contoh
Pada gambar di atas, semua informasi yang dikumpulkan untuk satu siswa disimpan dalam baris individu atau catatan dalam tabel. Setiap siswa, tidak peduli berapa banyak atau sedikit informasi yang dikumpulkan memiliki baris terpisah dalam tabel.
Setiap sel dalam satu baris adalah bidang yang berisi satu bagian dari informasi itu. Nama bidang di baris header membantu memastikan bahwa data tetap teratur dengan menyimpan semua data pada topik tertentu, seperti nama atau usia, di kolom yang sama untuk semua siswa.
Alat Data Excel
Microsoft telah memasukkan sejumlah alat data untuk memudahkan bekerja dengan sejumlah besar data yang disimpan dalam tabel Excel dan membantu menjaga agar tetap dalam kondisi baik.
Menggunakan Formulir untuk Rekaman
Salah satu alat yang membuatnya mudah untuk bekerja dengan catatan individu adalah bentuk data. Formulir dapat digunakan untuk mencari, mengedit, memasukkan, atau menghapus rekaman dalam tabel yang berisi hingga 32 bidang atau kolom.
Formulir default menyertakan daftar nama bidang dalam urutan yang diatur dalam tabel, untuk memastikan bahwa catatan dimasukkan dengan benar. Di samping setiap nama bidang adalah kotak teks untuk memasukkan atau mengedit bidang data individual.
Meskipun dimungkinkan untuk membuat formulir khusus, membuat dan menggunakan formulir default jauh lebih mudah dan seringkali itu semua yang diperlukan.
Hapus Duplicate Data Records
Masalah umum dengan semua basis data adalah kesalahan data. Selain kesalahan ejaan yang sederhana atau bidang data yang hilang, duplikasi catatan data dapat menjadi perhatian utama karena tabel data bertambah besar.
Alat data Excel lainnya dapat digunakan untuk menghapus rekaman duplikat ini - baik duplikat tepat atau sebagian.
Menyortir Data
Menyortir berarti menata ulang data sesuai dengan properti tertentu, seperti mengurutkan tabel menurut abjad berdasarkan nama belakang atau secara kronologis dari yang terlama ke yang termuda.
Opsi sortir Excel mencakup penyortiran berdasarkan satu atau beberapa bidang, penyortiran kustom, seperti berdasarkan tanggal atau waktu, dan penyortiran menurut baris yang memungkinkan untuk menyusun kembali bidang dalam tabel.