Rangkaian kiat ini mencakup metode penyortiran data yang berbeda di Excel. Informasi spesifik dapat ditemukan di halaman-halaman berikut:
- Sortir Cepat pada Kolom Tunggal menggunakan Sort & Filter atau Hot Keys
- Sortir pada Multiple Columns
- Urutkan berdasarkan Tanggal atau Waktu
- Urutkan berdasarkan Hari dalam Seminggu, Bulan, atau Daftar Kustom lainnya
- Urutkan berdasarkan Baris - Mengurutkan Ulang Kolom
Memilih Data yang akan Disortir
Sebelum data dapat diurutkan, Excel perlu mengetahui kisaran pasti yang akan diurutkan, dan biasanya Excel cukup bagus dalam memilih area data terkait - selama waktu itu dimasukkan,
- tidak ada baris atau kolom kosong yang tersisa di dalam area data terkait;
- dan baris dan kolom kosong yang tersisa di antara area data terkait.
Excel bahkan akan menentukan, cukup akurat, jika area data memiliki nama field dan mengecualikan baris ini dari catatan yang akan disortir.
Namun, memungkinkan Excel untuk memilih rentang yang akan diurutkan dapat berisiko - terutama dengan sejumlah besar data yang sulit untuk diperiksa.
Untuk memastikan bahwa data yang benar dipilih, sorot rentang sebelum memulai pengurutan.
Jika rentang yang sama akan diurutkan berulang kali, pendekatan terbaik adalah memberinya Nama .
01 05
Urutkan Urutan Kunci dan Urutkan
Penyortiran membutuhkan penggunaan kunci urut dan semacam pengurutan.
Kunci urut adalah data di kolom atau kolom yang ingin Anda urutkan. Ini diidentifikasi oleh judul kolom atau nama field. Pada gambar di atas, kunci urut yang mungkin adalah ID Siswa, Nama , Usia , Program , dan Bulan Dimulai
Dalam semacam cepat, mengklik satu sel di kolom yang berisi kunci pengurutan cukup untuk memberi tahu Excel apa kunci jenisnya.
Untuk nilai teks atau numerik, dua opsi untuk urutan pengurutan naik dan turun .
Saat menggunakan tombol Urutkan & Filter pada tab Beranda pada pita, opsi urutan pengurutan dalam daftar tarik-turun akan berubah tergantung pada jenis data dalam rentang yang dipilih.
Sort Cepat menggunakan Sort & Filter
Di Excel, semacam cepat dapat dilakukan menggunakan tombol Urutkan & Filter pada tab Beranda dari pita .
Langkah-langkah untuk melakukan semacam cepat adalah:
- Klik pada sel di kolom yang berisi kunci penyortiran
- Klik pada tab Beranda dari pita jika perlu
- Klik pada tombol Urutkan & Filter untuk membuka menu tarik-turun dari opsi pengurutan
- Klik salah satu dari dua opsi untuk mengurutkan dalam urutan menaik atau menurun
- Periksa untuk memastikan bahwa data telah diurutkan dengan benar
Sortir Data Menggunakan Hot Key Ribbon
Tidak ada kombinasi tombol pintasan keyboard untuk menyortir data di Excel.
Apa yang tersedia adalah kunci panas, yang memungkinkan Anda untuk menggunakan penekanan tombol daripada penunjuk tetikus untuk memilih opsi yang sama yang tercantum di atas pada tab Beranda pada pita.
- Menggunakan keyboard untuk mengakses opsi pita selalu diawali dengan tombol Alt .
Untuk Urutkan Urutan Naik Menggunakan Tombol Panas
- Klik pada sel di kolom kunci penyortiran
- Tekan tombol-tombol berikut pada keyboard:
- Alt HSS
- Tabel data harus diurutkan dari A ke Z / terkecil ke terbesar oleh kolom yang dipilih
Kunci panas diterjemahkan ke:
Tombol "Alt"> tab "Beranda"> grup "Pengeditan"> menu "Urutkan & Filter"> opsi "Urutkan Paling Kecil ke Terbesar".
Untuk mengurutkan dalam urutan menurun menggunakan kunci panas
Langkah-langkah untuk mengurutkan dalam urutan menurun menggunakan tombol panas sama dengan yang tercantum untuk jenis naik kecuali kombinasi tombol pintarnya adalah:
Alt HSO Kunci panas diterjemahkan ke:
Tombol "Alt"> tab "Beranda"> grup "Pengeditan"> menu "Urutkan & Filter"> opsi "Urutkan Terbesar ke Terkecil".
02 dari 05
Urutkan Beberapa Kolom Data di Excel
Selain melakukan semacam cepat berdasarkan satu kolom data, fitur pengurutan khusus Excel memungkinkan Anda untuk mengurutkan beberapa kolom dengan menentukan beberapa kunci pengurutan.
Dalam jenis multi-kolom, kunci urut diidentifikasi dengan memilih judul kolom di kotak dialog Urutkan.
Seperti halnya quick sort, kunci sortir didefinisikan dengan mengidentifikasi judul kolom atau nama field , dalam tabel yang berisi kunci sortir.
Sortir pada Multiple Columns Example
Dalam contoh di atas, langkah-langkah berikut ini diikuti untuk mengurutkan data dalam rentang H2 hingga L12 pada dua kolom data - pertama dengan nama, dan kemudian berdasarkan usia.
- Sorot rentang sel yang akan diurutkan
- Klik pada tab Home dari pita .
- Klik pada ikon Urutkan & Filter pada pita untuk membuka daftar drop-down.
- Klik pada Custom Sort di daftar drop-down untuk memunculkan kotak dialog Urutkan
- Di bawah judul Kolom di kotak dialog, pilih Nama dari daftar tarik-turun untuk mengurutkan data lebih dulu menurut kolom Nama
- Opsi Sort On diset ke Values - karena sort tersebut didasarkan pada data aktual dalam tabel
- Di bawah judul Urutan Urutan , pilih Z ke A dari daftar tarik-turun untuk mengurutkan data Nama dalam urutan menurun
- Di bagian atas kotak dialog, klik tombol Add Level untuk menambahkan opsi sortir kedua
- Untuk kunci urutan kedua, di bawah judul Kolom , pilih Umur dari daftar tarik-turun untuk menyortir catatan dengan nama duplikat berdasarkan kolom Umur
- Di bawah Urutan Orde , pilih Terbesar ke Terkecil dari daftar tarik-turun untuk mengurutkan data Umur dalam urutan menurun
- Klik OK di kotak dialog untuk menutup kotak dialog dan mengurutkan data
Sebagai hasil dari mendefinisikan kunci sortir kedua, dalam contoh di atas, dua catatan dengan nilai identik untuk bidang Nama selanjutnya disortir dalam urutan menurun menggunakan bidang Umur , menghasilkan catatan untuk siswa A. Wilson berusia 21 tahun yang sebelumnya rekor untuk A. Wilson berusia 19 tahun.
Baris Pertama: Judul Kolom atau Data?
Rentang data yang dipilih untuk penyortiran dalam contoh di atas termasuk judul kolom di atas baris pertama data.
Excel mendeteksi baris ini berisi data yang berbeda dari data di baris berikutnya sehingga diasumsikan baris pertama menjadi judul kolom dan menyesuaikan opsi yang tersedia dalam kotak dialog Sortir untuk memasukkannya.
Satu kriteria yang digunakan Excel untuk menentukan apakah baris pertama berisi judul kolom adalah pemformatan. Dalam contoh di atas, teks di baris pertama adalah font yang berbeda dan itu adalah warna yang berbeda dari data di sisa baris. Ini juga dipisahkan dari baris di bawah oleh batas tebal.
Excel menggunakan perbedaan tersebut dalam membuat tekadnya pada apakah baris pertama adalah baris judul, dan cukup bagus untuk membuatnya benar - tetapi tidak sempurna. Jika itu membuat kesalahan, kotak dialog Urutkan berisi kotak centang - Data saya memiliki header - yang dapat digunakan untuk mengganti pemilihan otomatis ini.
Jika baris pertama tidak berisi judul, Excel menggunakan huruf kolom - seperti Kolom D atau Kolom E - sebagai pilihan dalam opsi Kolom dari kotak dialog Urutkan .
03 dari 05
Urutkan Data berdasarkan Tanggal atau Waktu di Excel
Selain menyortir data teks berdasarkan abjad atau angka dari yang terbesar ke terkecil, opsi sortir Excel termasuk menyortir nilai tanggal.
Urutan sortir yang tersedia untuk tanggal adalah:
- Ascending order - tertua hingga terbaru
- Urutan menurun - terbaru hingga terlama
Sortir Cepat vs. Sort Dialog Box
Karena tanggal dan waktu hanyalah data angka yang diformat, untuk macam-macam pada satu kolom - seperti Tanggal Dipinjam dalam contoh pada gambar di atas - metode pengurutan cepat dapat digunakan dengan sukses.
Untuk jenis yang melibatkan beberapa kolom tanggal atau waktu, kotak dialog Urutkan perlu digunakan - sama seperti ketika menyortir beberapa kolom angka atau data teks.
Urutkan berdasarkan Contoh Tanggal
Untuk melakukan sortir cepat berdasarkan tanggal dalam urutan menaik - paling lama hingga terbaru - untuk contoh pada gambar di atas, langkah-langkahnya adalah:
- Sorot rentang sel yang akan diurutkan
- Klik pada tab Home dari pita
- Klik pada ikon Urutkan & Filter pada pita untuk membuka daftar drop down
- Klik pada opsi Sort Oldest to Newest dalam daftar untuk mengurutkan data dalam urutan menaik
- Catatan-catatan harus disortir dengan tanggal-tanggal tertua dalam kolom yang Dipinjam di bagian atas tabel
Tanggal dan Waktu Tersimpan sebagai Teks
Jika hasil penyortiran menurut tanggal tidak berubah seperti yang diharapkan, data dalam kolom yang berisi kunci sortir mungkin berisi tanggal atau waktu yang disimpan sebagai data teks daripada sebagai angka (tanggal dan waktu hanya data angka yang diformat).
Pada gambar di atas, catatan untuk A. Peterson berakhir di bagian bawah daftar, ketika, berdasarkan tanggal pinjaman - 5 November 2014 -, catatan seharusnya ditempatkan di atas catatan untuk A. Wilson, yang juga memiliki tanggal pinjaman 5 November.
Alasan untuk hasil yang tidak diharapkan adalah bahwa tanggal pinjaman untuk A. Peterson telah disimpan sebagai teks, bukan sebagai angka
Data Mixed dan Quick Sorts
Saat menggunakan metode quick sort jika catatan yang berisi data teks dan angka digabungkan bersama, Excel mengurutkan data angka dan teks secara terpisah - menempatkan rekaman dengan data teks di bagian bawah daftar yang diurutkan.
Excel mungkin juga menyertakan judul kolom dalam hasil semacam - menafsirkannya sebagai hanya baris lain dari data teks daripada sebagai nama bidang untuk tabel data.
Peringatan semacam - Sort Dialog Box
Seperti yang ditunjukkan pada gambar di atas, jika kotak dialog Urutkan digunakan, bahkan untuk mengurutkan pada satu kolom, Excel menampilkan pesan yang memperingatkan Anda bahwa telah menemukan data yang disimpan sebagai teks dan memberi Anda pilihan untuk:
- Sortir apa pun yang terlihat seperti angka sebagai angka
- Urutkan nomor dan nomor yang disimpan sebagai teks secara terpisah
Jika Anda memilih opsi pertama, Excel akan berusaha menempatkan data teks di lokasi yang benar dari hasil pengurutan.
Pilih opsi kedua dan Excel akan menempatkan catatan yang berisi data teks di bagian bawah hasil pengurutan - seperti halnya dengan jenis cepat.
04 dari 05
Menyortir Data berdasarkan Days of the Week atau Bulan di Excel
Urutkan berdasarkan hari dalam seminggu atau berdasarkan bulan dalam setahun menggunakan daftar kustom bawaan yang sama yang digunakan Excel untuk menambahkan hari atau bulan ke lembar kerja menggunakan pegangan isian .
Daftar ini memungkinkan penyortiran berdasarkan hari atau bulan secara kronologis daripada dalam urutan abjad.
Dalam contoh di atas, data telah diurutkan berdasarkan bulan di mana siswa memulai program studi online mereka.
Seperti opsi sortir lainnya, menyortir nilai berdasarkan daftar kustom dapat ditampilkan dalam urutan naik (Minggu hingga Sabtu / Januari hingga Desember) atau urutan menurun (Sabtu hingga Minggu / Desember hingga Januari).
Pada gambar di atas, langkah-langkah berikut ini diikuti untuk mengurutkan sampel data dalam rentang H2 hingga L12 berdasarkan bulan dalam setahun:
- Sorot rentang sel yang akan diurutkan
- Klik pada tab Home dari pita .
- Klik pada ikon Urutkan & Filter pada pita untuk membuka daftar drop-down.
- Klik pada Custom Sort di daftar drop down untuk memunculkan kotak dialog Urutkan
- Di bawah judul Kolom di kotak dialog, pilih Bulan Dimulai dari daftar drop-down untuk mengurutkan data berdasarkan bulan dalam setahun
- Opsi Sort On diset ke Values - karena sort tersebut didasarkan pada data aktual dalam tabel
- Di bawah judul Urutan Sortir , klik panah ke bawah di sebelah opsi A hingga Z default untuk membuka menu tarik-turun
- Di menu, pilih Daftar Kustom untuk membuka kotak dialog Daftar Kustom
- Di jendela sebelah kiri dari kotak dialog, klik sekali pada daftar: Januari, Februari, Maret, April ... untuk memilihnya
Klik OK untuk mengonfirmasi pilihan dan kembali ke kotak Urutkan dialog
Daftar yang dipilih - Januari, Februari, Maret, April - akan ditampilkan di bawah judul Pesanan
Klik OK untuk menutup kotak dialog dan mengurutkan data berdasarkan bulan dalam setahun
Catatan : Secara default, daftar kustom hanya ditampilkan dalam urutan menaik dalam kotak dialog Daftar Kustom . Untuk mengurutkan data dalam urutan menurun menggunakan daftar kustom setelah memilih daftar yang diinginkan sehingga ditampilkan di bawah judul Pesanan dalam kotak dialog Urutkan :
- Klik panah ke bawah di samping daftar yang ditampilkan - seperti Januari, Februari, Maret, April ... untuk membuka menu drop-down
- Di menu, pilih opsi daftar kustom yang ditampilkan dalam urutan menurun - seperti Desember, November, Oktober, September ...
Klik OK untuk menutup kotak dialog dan mengurutkan data dalam urutan menurun menggunakan daftar kustom
05 dari 05
Urutkan berdasarkan Baris untuk Menyusun Ulang Kolom di Excel
Seperti yang ditunjukkan dengan opsi sortir sebelumnya, data biasanya diurutkan menggunakan judul kolom atau nama kolom dan hasilnya adalah penataan ulang seluruh baris atau rekaman data.
Opsi sortir yang kurang dikenal, dan oleh karena itu, kurang digunakan di Excel adalah mengurutkan berdasarkan baris, yang memiliki efek mengatur ulang urutan kolom dari kiri ke kanan dalam lembar kerja
Salah satu alasan untuk menyortir berdasarkan baris adalah untuk mencocokkan urutan kolom antara berbagai tabel data. Dengan kolom dalam urutan kiri ke kanan yang sama, lebih mudah untuk membandingkan catatan atau menyalin dan memindahkan data di antara tabel.
Menyesuaikan Urutan Kolom
Sangat jarang, bagaimanapun, adalah mendapatkan kolom dalam urutan yang benar tugas langsung karena keterbatasan dari pilihan urutan urutan naik dan turun untuk nilai-nilai.
Biasanya, perlu menggunakan urutan pengurutan khusus, dan Excel menyertakan opsi untuk menyortir berdasarkan sel atau warna font atau dengan ikon pemformatan bersyarat .
Opsi-opsi ini, sebagaimana diuraikan di bagian bawah halaman ini, masih agak padat karya dan tidak mudah digunakan.
Mungkin cara termudah untuk memberi tahu Excel urutan kolom adalah dengan menambahkan baris di atas atau di bawah tabel data yang berisi angka 1, 2, 3, 4 ... yang menunjukkan urutan kolom dari kiri ke kanan.
Menyortir menurut baris kemudian menjadi masalah sederhana dalam menyortir kolom terkecil ke terbesar dengan baris yang berisi angka-angka.
Setelah pengurutan dilakukan, deretan angka yang ditambahkan dapat dengan mudah dihapus .
Urutkan berdasarkan Contoh Baris
Dalam sampel data yang digunakan untuk seri ini pada opsi pengurutan Excel, kolom ID Mahasiswa selalu pertama di sebelah kiri, diikuti oleh Nama dan kemudian biasanya Umur .
Dalam contoh ini, seperti yang ditunjukkan pada gambar di atas, kolom telah disusun kembali sehingga kolom Program berada di sebelah kiri diikuti oleh Bulan Dimulai , Nama, dll.
Langkah-langkah berikut digunakan untuk mengubah urutan kolom ke yang terlihat pada gambar di atas:
- Masukkan baris kosong di atas baris yang berisi nama kolom
- Di baris baru ini, masukkan nomor berikut dari kiri ke kanan mulai masuk
kolom H: 5, 3, 4, 1, 2 - Soroti kisaran H2 hingga L13
- Klik pada tab Home dari pita .
- Klik pada ikon Urutkan & Filter pada pita untuk membuka daftar drop-down.
- Klik pada Custom Sort di daftar drop-down untuk memunculkan kotak dialog Urutkan
- Di bagian atas kotak dialog, klik Opsi untuk membuka kotak dialog Urutkan Opsi
- Di bagian Orientasi kotak dialog kedua ini, klik Sortir kiri ke kanan untuk mengurutkan urutan kolom dari kiri ke kanan di lembar kerja
- Klik OK untuk menutup kotak dialog ini
- Dengan perubahan Orientasi, judul Kolom dalam kotak dialog Urutkan berubah menjadi Row
- Di bawah judul Row , pilih untuk mengurutkan berdasarkan Baris 2 - baris yang berisi nomor kustom
- Opsi Sort On dibiarkan diatur ke Nilai
- Di bawah judul Urutan Sortir , pilih Terkecil ke Terbesar dari daftar tarik-turun untuk mengurutkan angka di baris 2 dalam urutan menaik
- Klik OK untuk menutup kotak dialog dan menyortir kolom kiri ke kanan dengan angka di baris 2
- Urutan kolom harus dimulai dengan Program diikuti oleh Bulan Dimulai , Nama , dll.
Menggunakan Opsi Urutan Khusus Excel untuk Menyusun Ulang Kolom
Seperti yang disebutkan di atas, sementara jenis kustom tersedia dalam kotak dialog Urutkan di Excel, opsi ini tidak mudah digunakan ketika harus mengatur ulang kolom dalam lembar kerja.
Opsi untuk membuat urutan pengurutan kustom yang tersedia di kotak dialog Urutkan adalah untuk mengurutkan data dengan:
Dan, kecuali setiap kolom telah memiliki pemformatan unik yang diterapkan - seperti font atau warna sel yang berbeda, pemformatan itu perlu ditambahkan ke sel individual dalam baris yang sama untuk setiap kolom agar diurutkan ulang.
Misalnya, menggunakan warna font untuk menyusun ulang kolom pada gambar di atas
- Klik pada setiap nama bidang dan ubah warna font untuk masing-masing - seperti merah, hijau, biru, dll.
- Di kotak dialog Urutkan, atur opsi Sortir ke Warna Font
- Di bawah Orde, atur urutan warna nama bidang secara manual agar sesuai dengan urutan kolom yang diinginkan
- Setelah menyortir, atur ulang warna font untuk setiap nama field