Menggunakan Validasi Data untuk Mencegah Entry Data Tidak Valid di Excel

01 01

Mencegah Entri Data Tidak Valid

Menggunakan Validasi Data untuk Mencegah Entry Data Tidak Valid

Opsi validasi data Excel dapat digunakan untuk mengontrol jenis dan nilai data yang dimasukkan ke dalam sel-sel tertentu dalam lembar kerja .

Berbagai tingkat kontrol yang dapat diterapkan meliputi:

• menampilkan pesan prompt ketika sel yang berisi pembatasan validasi data diklik tetapi tanpa pembatasan data pada sel itu sendiri
• membatasi jenis dan rentang data yang dapat dimasukkan ke dalam sel
• menggunakan rumus yang terletak di lokasi yang berbeda untuk menentukan apakah data yang dimasukkan ke dalam sel valid

Tutorial ini mencakup opsi kedua untuk membatasi jenis dan rentang data yang dapat dimasukkan ke dalam sel di lembar kerja Excel.

Menggunakan Pesan Peringatan Kesalahan

Selain menempatkan pembatasan pada data yang dapat dimasukkan ke dalam sel, pesan Peringatan Kesalahan dapat ditampilkan menjelaskan pembatasan ketika data yang tidak valid dimasukkan.

Ada tiga jenis peringatan kesalahan yang dapat ditampilkan dan jenis yang dipilih mempengaruhi seberapa ketat pembatasan diberlakukan:

• Stop - mencegah masuknya data yang tidak valid
• Peringatan - memperingatkan bahwa data yang tidak valid telah dimasukkan ke dalam sel dengan opsi untuk mengganti batasan
• Informasi - menginformasikan pengguna bahwa data yang tidak valid telah dimasukkan ke dalam sel tetapi tidak mencegah masuknya

Pengecualian Peringatan Kesalahan

Peringatan Kesalahan ditampilkan hanya ketika data diketik ke dalam sel. Mereka tidak muncul jika:

• data yang tidak valid disalin ke dalam sel atau dimasukkan menggunakan gagang isian
• rumus dalam sel menghitung hasil yang tidak valid
• makro memasukkan data yang tidak valid ke dalam sel

Contoh: Mencegah Entri Data Tidak Valid

Seperti yang ditunjukkan pada gambar di atas, contoh ini akan:

1. mengatur opsi validasi data yang memungkinkan hanya seluruh angka dengan nilai kurang dari 5 untuk dimasukkan ke dalam sel D1;
2. jika data yang tidak valid dimasukkan ke dalam sel, tanda galat Stop akan ditampilkan.

Membuka Kotak Dialog Validasi Data

Semua opsi validasi data di Excel ditetapkan menggunakan kotak dialog validasi data.

1. Klik pada sel D1 - lokasi di mana validasi data akan diterapkan
2. Klik pada tab Data
3. Pilih Validasi Data dari pita untuk membuka daftar tarik-turun
4. Klik pada Validasi Data dalam daftar untuk membuka kotak dialog validasi data

Tab Pengaturan

Langkah-langkah ini membatasi jenis data yang dapat dimasukkan ke dalam sel D1 ke seluruh bilangan dengan nilai kurang dari lima.

1. Klik pada tab Pengaturan di kotak dialog
2. Di bawah opsi Allow: pilih Whole Number dari daftar
3. Di bawah Data: opsi pilih kurang dari dari daftar
4. Dalam Maksimum: garis ketik angka 5

Tab Pesan Kesalahan

Langkah-langkah ini menentukan jenis peringatan kesalahan yang akan ditampilkan dan pesan yang dikandungnya.

1. Klik tab Error Alert di kotak dialog
2. Pastikan kotak "Tampilkan tanda kesalahan setelah data tidak valid dimasukkan" dicentang
3. Di bawah Gaya: opsi pilih Berhenti dari daftar
4. Dalam Judul: jenis garis: Nilai Data Tidak Valid
5. Di pesan galat: jenis garis: Hanya angka dengan nilai kurang dari 5 yang diizinkan di sel ini
6. Klik OK untuk menutup kotak dialog dan kembali ke lembar kerja

Menguji Pengaturan Validasi Data

1. Klik pada sel D1
2. Ketik nomor 9 di sel D1
3. Tekan tombol Enter pada keyboard
4. Kotak pesan peringatan galat Stop akan muncul di layar karena angka ini lebih besar dari nilai maksimum yang ditetapkan dalam kotak dialog
5. Klik pada tombol Coba Lagi pada kotak pesan peringatan kesalahan
6. Ketikkan angka 2 di sel D1
7. Tekan tombol Enter pada keyboard
8. Data harus diterima dalam sel karena lebih kecil dari nilai maksimum yang ditetapkan dalam kotak dialog