Apa itu Makro di Excel dan Kapan Digunakan?
Makro Excel adalah seperangkat instruksi pemrograman yang disimpan dalam apa yang dikenal sebagai kode VBA yang dapat digunakan untuk menghilangkan kebutuhan untuk mengulang langkah-langkah tugas yang biasa dilakukan berulang kali.
Tugas-tugas yang berulang ini mungkin melibatkan perhitungan kompleks yang membutuhkan penggunaan rumus atau mereka mungkin tugas pemformatan sederhana - seperti menambahkan pemformatan angka ke data baru atau menerapkan sel dan format lembar kerja seperti perbatasan dan bayangan.
Tugas berulang lainnya yang dapat digunakan untuk menyimpan makro termasuk:
- menambah atau menghapus baris dan kolom
- melindungi atau memproteksi lembar kerja
- memilih berbagai sel
- menambahkan tanggal saat ini ke lembar kerja
Memicu Makro
Makro dapat dipicu oleh pintasan keyboard, ikon bilah alat atau tombol atau ikon yang ditambahkan ke lembar kerja.
Makro vs. Template
Meskipun menggunakan makro dapat menghemat waktu untuk tugas berulang, jika Anda secara rutin menambahkan fitur atau konten pemformatan tertentu - seperti judul, atau logo perusahaan ke lembar kerja baru, mungkin lebih baik untuk membuat dan menyimpan file template yang berisi semua item seperti itu daripada membuat mereka baru setiap kali Anda memulai lembar kerja baru.
Macro dan VBA
Seperti disebutkan, di Excel, makro ditulis dalam Visual Basic for Applications (VBA). Makro menulis menggunakan VBA dilakukan di jendela editor VBA, yang dapat dibuka dengan mengklik ikon Visual Basic pada tab Pengembang pita (lihat di bawah untuk petunjuk tentang menambahkan tab Pengembang ke pita jika diperlukan).
Perekam Makro Excel
Bagi mereka yang tidak bisa menulis kode VBA, memiliki perekam makro built-in yang memungkinkan Anda untuk merekam serangkaian langkah menggunakan keyboard dan mouse yang kemudian dikonversi ke kode VBA untuk Anda.
Seperti editor VBA yang disebutkan di atas, Perekam Makro terletak di tab Pengembang Pita.
Menambahkan Tab Pengembang
Secara default di Excel, tab Pengembang tidak ada di Pita. Untuk menambahkannya:
- Klik tab File untuk membuka daftar opsi drop-down
- Pada daftar turun bawah, klik Opsi untuk membuka kotak dialog Opsi Excel
- Di panel kiri kotak dialog, klik Customize Ribbon untuk membuka jendela Customize Ribbon
- Di bawah bagian Tab Utama di jendela kanan, klik pada kotak centang di samping Pengembang untuk menambahkan tab ini ke Pita
- Klik OK untuk menutup kotak dialog dan kembali ke lembar kerja.
Pengembang sekarang harus hadir - biasanya di sisi kanan Pita
Menggunakan Perekam Makro
Seperti disebutkan, Perekam Makro menyederhanakan tugas membuat makro - bahkan, kadang-kadang, bagi mereka yang dapat menulis kode VBA, tetapi ada beberapa poin yang harus diperhatikan sebelum Anda mulai menggunakan alat ini.
1. Rencanakan Makro
Merekam Makro dengan Perekam Makro melibatkan sedikit kurva pembelajaran. Untuk menyederhanakan proses, rencanakan sebelumnya - bahkan sampai menulis apa yang dimaksudkan makro dan langkah-langkah yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas.
2. Menjaga Macro Kecil dan Spesifik
Semakin besar makro dalam hal jumlah tugas yang dilakukannya, semakin rumit kemungkinannya untuk merencanakan dan mencatatnya dengan sukses.
Makro yang lebih besar juga berjalan lebih lambat - terutama yang melibatkan banyak perhitungan dalam worksheet besar - dan mereka lebih sulit untuk dideteksi dan diperbaiki jika mereka tidak berfungsi dengan benar pada kali pertama.
Dengan menjaga makro tetap kecil dan spesifik, lebih mudah untuk memverifikasi keakuratan hasil dan untuk melihat di mana kesalahannya jika tidak berjalan seperti yang direncanakan.
3. Beri Nama Macro dengan Tepat
Nama makro di Excel memiliki beberapa batasan penamaan yang harus diamati. Pertama dan terpenting adalah bahwa nama makro harus dimulai dengan huruf abjad. Karakter berikutnya dapat berupa angka tetapi nama makro tidak dapat menyertakan spasi, simbol, atau tanda baca.
Juga tidak dapat nama makro mengandung salah satu dari sejumlah kata cadangan yang merupakan bagian dari penggunaan VBA sebagai bagian dari bahasa pemrogramannya seperti If , GoTo , New , atau Select .
Meskipun nama-nama makro dapat panjang hingga 255 karakter, jarang diperlukan atau disarankan untuk menggunakan banyak nama.
Untuk satu, jika Anda memiliki banyak makro dan Anda berencana untuk menjalankannya dari kotak dialog makro, nama panjang hanya menyebabkan kemacetan sehingga lebih sulit untuk memilih makro yang Anda cari.
Pendekatan yang lebih baik adalah dengan menjaga nama-nama itu singkat dan memanfaatkan area deskripsi untuk memberikan rincian tentang apa yang dilakukan setiap makro.
Garis Bawah dan Kapitalisasi Internal dalam Nama
Karena nama makro tidak dapat menyertakan spasi, satu karakter yang diizinkan, dan yang membuat pembacaan nama makro lebih mudah adalah karakter garis bawah yang dapat digunakan antara kata-kata sebagai ganti spasi - seperti Change_cell_color atau Addition_formula.
Pilihan lainnya adalah menggunakan kapitalisasi internal (kadang-kadang disebut sebagai Camel Case ) yang memulai setiap kata baru dalam sebuah nama dengan huruf kapital - seperti ChangeCellColor dan AdditionFormula.
Nama makro singkat lebih mudah untuk dipilih di kotak dialog makro, terutama jika lembar kerja berisi sejumlah makro dan Anda merekam banyak makro, sehingga Anda dapat dengan mudah mengidentifikasi mereka di. Sistem ini juga menyediakan bidang untuk Deskripsi, meskipun tidak semua orang menggunakannya.
4. Gunakan Referensi Sel Relatif vs. Absolut
Referensi sel , seperti B17 atau AA345, mengidentifikasi lokasi setiap sel dalam lembar kerja.
Secara default, dalam Perekam Makro semua referensi sel adalah mutlak yang berarti bahwa lokasi sel yang tepat dicatat ke makro. Alternatifnya, makro dapat diatur untuk menggunakan referensi sel relatif yang berarti bahwa gerakan (berapa banyak kolom kiri atau kanan Anda memindahkan kursor sel) dicatat daripada lokasi yang tepat.
Yang mana yang Anda gunakan tergantung pada apa yang diatur makro untuk diselesaikan. Jika Anda ingin mengulangi langkah yang sama - seperti memformat kolom data - berulang kali, tetapi setiap kali Anda memformat kolom yang berbeda dalam lembar kerja, maka menggunakan referensi relatif akan sesuai.
Jika, di sisi lain, Anda ingin memformat rentang sel yang sama - seperti A1 ke M23 - tetapi pada lembar kerja yang berbeda, referensi sel absolut dapat digunakan sehingga setiap kali makro berjalan, langkah pertamanya adalah memindahkan kursor sel ke sel A1.
Mengubah referensi sel dari relatif ke absolut mudah dilakukan dengan mengklik pada ikon Gunakan Referensi Relatif pada tab Pengembang pita.
5. Menggunakan Tombol Keyboard vs. Mouse
Memiliki penekanan tombol keyboard makro saat memindahkan kursor sel atau memilih rentang sel biasanya lebih disukai daripada gerakan mouse yang dicatat sebagai bagian dari makro.
Menggunakan kombinasi tombol keyboard - seperti Ctrl + End atau Ctrl + Shift + tombol Panah Kanan - untuk memindahkan kursor sel ke tepi area data (sel-sel yang berisi data pada lembar kerja saat ini) daripada berulang kali menekan panah atau tab kunci untuk memindahkan beberapa kolom atau baris menyederhanakan proses menggunakan keyboard.
Bahkan ketika datang untuk menerapkan perintah atau memilih opsi pita menggunakan tombol pintas keyboard lebih baik menggunakan mouse.