Formulir entri data Excel

Petunjuk langkah demi langkah untuk memasukkan data

Menggunakan Excel dibangun dalam bentuk entri data adalah cara cepat dan mudah untuk memasukkan data ke dalam database Excel.

Menggunakan formulir memungkinkan Anda untuk:

• memulai tabel database baru atau menambahkan catatan baru ke yang sudah ada
• gulir melalui rekaman data satu per satu
• mencari catatan yang berisi informasi spesifik
• edit atau hapus catatan individu sesuai kebutuhan

Tentang Menambahkan Ikon Formulir Entri Data ke Bilah Alat Akses Cepat

Formulir entri data adalah salah satu alat data bawaan Excel. Untuk menggunakannya, yang perlu Anda lakukan adalah memberikan judul kolom yang akan digunakan dalam database Anda, klik pada ikon Formulir, dan Excel akan melakukan sisanya.

Untuk membuat hal-hal lebih menantang, bagaimanapun, sejak Excel 2007, Microsoft telah memilih untuk tidak menyertakan ikon Formulir pada pita.

Langkah pertama untuk menggunakan formulir entri data adalah dengan menambahkan ikon Formulir ke Bilah Alat Akses Cepat sehingga kita dapat menggunakannya.

Ini adalah operasi satu kali. Setelah ditambahkan, ikon Formulir tetap tersedia di Bilah Akses Cepat.

Menemukan Tombol Formulir Entri Data

Bilah Alat Akses Cepat digunakan untuk menyimpan pintasan ke fitur yang sering digunakan di Excel. Di mana Anda juga dapat menambahkan pintas ke fitur Excel yang tidak tersedia pada pita.

Salah satu fitur ini adalah formulir entri data.

Formulir data adalah cara cepat dan mudah untuk menambahkan data ke tabel basis data Excel.

Untuk alasan tertentu, bagaimanapun, Microsoft memilih untuk tidak menambahkan formulir ke salah satu tab pita dimulai dengan Excel 2007.

Di bawah ini adalah langkah-langkah yang akan menunjukkan cara menambahkan ikon Formulir ke Bilah Alat Akses Cepat.

Tambahkan Formulir Data ke Bilah Alat Akses Cepat

1. Klik panah bawah di ujung Bilah Akses Cepat untuk membuka menu drop down.
2. Pilih Lebih Banyak Perintah dari daftar untuk membuka kotak dialog Customize the Quick Access Toolbar.
3. Klik panah bawah di akhir perintah Pilih dari baris untuk membuka menu drop down.
4. Pilih Semua Perintah dari daftar untuk melihat semua perintah yang tersedia di Excel 2007 di panel sebelah kiri.
5. Gulir daftar abjad ini untuk menemukan perintah Formulir .
6. Klik pada tombol Add antara panel perintah untuk menambahkan perintah Formulir ke Bilah Alat Akses Cepat.
7. Klik OK .

Tombol Formulir sekarang harus ditambahkan ke Bilah Akses Cepat.

Menambahkan Nama Bidang Database

Seperti yang disebutkan sebelumnya, semua yang perlu kita lakukan untuk menggunakan formulir entri data di Excel adalah menyediakan judul kolom atau nama kolom yang akan digunakan dalam basis data kita.

Cara termudah untuk menambahkan nama bidang ke formulir adalah dengan mengetiknya ke sel di lembar kerja Anda. Anda dapat menyertakan hingga 32 nama bidang dalam formulir.

Masukkan judul berikut ke dalam sel A1 ke E1:

Identitas Siswa
Nama keluarga
Awal
Usia
Program

Membuka Formulir Entri Data

Membuka Formulir Entri Data

1. Klik pada sel A2 untuk membuatnya menjadi sel aktif .
2. Klik pada ikon formulir yang ditambahkan ke Bilah Akses Cepat di halaman 2.
3. Mengklik pada ikon bentuk akan memunculkan kotak pesan dari Excel yang berisi sejumlah opsi yang terkait dengan menambahkan judul ke formulir.
4. Karena kita telah mengetikkan nama field yang ingin kita gunakan sebagai heading, yang harus kita lakukan adalah Klik OK di kotak pesan.
5. Formulir yang berisi semua nama bidang harus muncul di layar.

Menambahkan Data Records Dengan Form

Menambahkan Data Records dengan Form

Setelah judul-judul data ditambahkan ke dalam bentuk penambahan catatan ke database, hanya masalah pengetikan data dalam urutan yang benar ke dalam kolom formulir.

Contoh Rekaman

Tambahkan catatan berikut ke database dengan memasukkan data ke dalam bidang formulir di sebelah judul yang benar. Klik pada tombol New setelah memasukkan record pertama untuk membersihkan field untuk record kedua.

1. StudentID : SA267-567
   Nama Belakang : Jones
   Awal : B.
   Umur : 21
   Program : Bahasa
   
   StudentID : SA267-211
   Nama belakang : Williams
   Awal : J.
   Umur : 19
   Program : Sains

Kiat: Saat memasukkan data yang sangat mirip seperti nomor ID siswa (hanya angka setelah dasbor berbeda) gunakan salin dan tempel untuk mempercepat dan menyederhanakan entri data.

Untuk menambahkan catatan yang tersisa ke database tutorial, gunakan formulir untuk memasukkan sisa data yang ditemukan pada gambar di atas ke dalam sel A4 ke E11.

Menambahkan Data Records Dengan Form (con't)

Untuk menambahkan catatan yang tersisa ke database tutorial, gunakan formulir untuk memasukkan sisa data yang ditemukan dalam gambar di sini ke dalam sel A4 ke E11.

Menggunakan Alat Data Formulir

Masalah utama dengan basis data adalah menjaga integritas data ketika ukuran file bertambah. Ini membutuhkan:

• memperbaiki kesalahan data atau memperbarui catatan individu.
• menghapus catatan usang atau duplikat.

Formulir entri data berisi beberapa alat di sepanjang sisi kanan yang memudahkan untuk menemukan dan memperbaiki atau menghapus rekaman dari database.

Alat-alat ini adalah:

• Tombol Find Prev dan Find Next - ini memungkinkan Anda untuk menggulir maju dan mundur melalui basis data satu catatan dalam satu waktu.
• Tombol Hapus - ini digunakan untuk menghapus rekaman dari database.
• Tombol Pulihkan - Tombol ini dapat digunakan untuk membatalkan perubahan pada rekaman yang sedang diedit. Terkadang, kami membuat perubahan yang salah pada rekaman atau bahkan mengedit rekaman yang salah sama sekali. Jika demikian, tombol pulihkan dapat digunakan untuk membatalkan perubahan tersebut.
• Catatan: tombol Pulihkan hanya berfungsi selama ada catatan dalam formulir. Segera setelah Anda mengakses catatan lain atau menutup formulir, tombol pulihkan menjadi tidak aktif.
• Tombol Kriteria memungkinkan Anda mencari basis data untuk catatan berdasarkan kriteria tertentu, seperti nama, usia, atau program. Contoh penggunaan tombol Kriteria disertakan dalam langkah berikutnya dari tutorial.

Mencari Rekaman Menggunakan Satu Nama Bidang

Tombol Kriteria memungkinkan Anda untuk mencari database untuk catatan menggunakan satu atau lebih nama field, seperti nama, usia, atau program.

Mencari Rekaman Menggunakan Satu Nama Bidang

1. Klik tombol Kriteria di formulir.
2. Mengeklik tombol Kriteria akan menghapus semua kolom formulir tetapi tidak menghapus data apa pun dari database.
3. Klik pada bidang Program dan ketikkan Seni karena kami ingin mencari semua siswa yang terdaftar dalam program Seni di kampus.
4. Klik tombol Temukan Selanjutnya . Rekor untuk H. Thompson harus muncul dalam formulir saat dia terdaftar dalam program Arts.
5. Klik tombol Find Next kedua dan ketiga kalinya dan rekaman untuk J. Graham dan W. Henderson harus muncul satu demi satu karena mereka juga terdaftar dalam program Arts.

Langkah selanjutnya dari tutorial ini termasuk contoh mencari catatan yang cocok dengan beberapa kriteria.

Mencari Rekaman Menggunakan Banyak Nama Bidang

Dalam contoh ini kami akan mencari semua siswa yang berusia 18 tahun dan terdaftar dalam program Seni di kampus. Hanya catatan yang cocok dengan kedua kriteria yang harus ditampilkan dalam formulir.

1. Klik tombol Kriteria di formulir.
2. Klik bidang usia dan ketik 18.
3. Klik di bidang Program dan ketikkan Seni.
4. Klik tombol Temukan Selanjutnya . Rekor untuk H. Thompson harus muncul dalam bentuk karena dia berusia 18 tahun dan terdaftar dalam program Arts.
5. Klik tombol Cari Selanjutnya untuk kedua kalinya dan catatan untuk J. Graham harus muncul karena dia juga berusia 18 tahun dan terdaftar dalam program Seni.
6. Klik tombol Find Next untuk ketiga kalinya dan catatan untuk J. Graham masih harus terlihat karena tidak ada catatan lain yang cocok dengan kedua kriteria.

Catatan untuk W. Henderson tidak boleh ditampilkan dalam contoh ini karena, meskipun ia terdaftar dalam program Arts, ia tidak berusia 18 tahun sehingga ia tidak cocok dengan kedua kriteria pencarian.