01 02
Hapus Duplicate Data Records di Excel
Program spreadsheet seperti Excel sering digunakan sebagai basis untuk hal-hal seperti inventaris bagian, catatan penjualan, dan milis.
Database di Excel terdiri dari tabel data yang biasanya diatur ke dalam baris data yang disebut catatan.
Dalam catatan, data di setiap sel atau bidang di baris terkait - seperti nama perusahaan, alamat, dan nomor telepon.
Masalah umum yang terjadi ketika database bertambah besar adalah data duplikat atau deretan data.
Duplikasi ini dapat terjadi jika:
- Seluruh catatan dimasukkan ke dalam basis data lebih dari sekali sehingga menghasilkan dua atau lebih catatan identik
- Beberapa catatan memiliki satu atau lebih bidang - seperti nama dan alamat - yang berisi data yang sama.
Either way, duplikat catatan dapat menyebabkan berbagai macam masalah - seperti mengirimkan beberapa salinan dokumen ke orang yang sama ketika informasi database digunakan dalam gabungan surat - jadi itu ide yang baik untuk memindai dan menghapus duplikat catatan pada reguler dasar.
Dan sementara mudah untuk memilih catatan duplikat dalam sampel kecil seperti yang ada pada gambar di atas, tabel data mungkin dengan mudah berisi ratusan bahkan ribuan catatan sehingga sangat sulit untuk memilih rekaman duplikat - terutama catatan yang cocok sebagian.
Untuk membuatnya lebih mudah untuk menyelesaikan tugas ini, Excel memiliki alat data yang dibangun disebut, tidak mengherankan, Hapus Duplikat , yang dapat digunakan untuk menemukan dan menghapus identik serta sebagian catatan yang cocok.
Namun, cara alat Hapus Duplikat dirancang, catatan yang identik dan sebagian cocok harus ditangani secara terpisah.
Ini karena kotak dialog Hapus Duplikat menampilkan nama bidang untuk tabel data yang dipilih dan Anda memilih bidang yang akan disertakan dalam pencarian untuk rekaman yang cocok:
- Untuk catatan identik, cari semua bidang - biarkan tanda centang di samping semua nama kolom atau kolom;
- Untuk sebagian catatan yang cocok - tinggalkan tanda centang di sebelah hanya bidang-bidang yang harus dicocokkan.
Nama Bidang vs. Surat Kolom
Seperti disebutkan, alat Hapus Duplikat terdiri dari kotak dialog tempat Anda memilih bidang yang cocok untuk dicari dengan mencentang nama kolom atau bidang yang diinginkan.
Informasi yang ditampilkan kotak dialog - nama kolom atau huruf kolom - bergantung pada apakah data Anda berisi baris judul - atau header - di bagian atas tabel data seperti yang terlihat pada gambar di atas.
Jika ya - pastikan opsi di sisi kanan kotak dialog - Data saya memiliki header - dicentang dan Excel akan menampilkan nama di baris ini sebagai nama bidang di kotak dialog.
Jika data Anda tidak memiliki baris header, kotak dialog akan menampilkan huruf kolom yang sesuai di kotak dialog untuk rentang data yang dipilih.
Rentang Data Berdekatan
Agar alat Hapus Duplikat berfungsi dengan baik, tabel data harus berupa kisaran data yang berdekatan - yang tidak boleh memiliki baris, kolom, dan, jika memungkinkan, tidak ada sel kosong yang berada di dalam tabel.
Tidak memiliki kosong dalam tabel data adalah praktik yang baik ketika datang ke manajemen data secara umum dan tidak hanya ketika mencari data duplikat. Alat data Excel lainnya - seperti penyortiran dan penyaringan - bekerja paling baik ketika tabel data merupakan rentang data yang berdekatan.
Hapus Duplikat Data Records Contoh
Pada gambar di atas, tabel data berisi dua rekaman identik untuk A. Thompson dan dua catatan yang cocok sebagian untuk R. Holt - di mana semua field cocok kecuali nomor siswa.
Langkah-langkah yang tercantum di bawah ini detail cara menggunakan alat Hapus data Duplikat untuk:
- Hapus kedua dari dua rekaman identik untuk A. Thompson.
- Hapus rekaman yang cocok sebagian kedua untuk R. Holt.
Membuka Kotak Dialog Hapus Duplikat
- Klik pada sel yang berisi data dalam database sampel.
- Klik tab Data pada pita.
- Klik pada ikon Hapus Duplikat untuk menyorot semua data dalam tabel data dan untuk membuka kotak dialog Hapus Duplikat .
- Kotak dialog Hapus Duplikat menampilkan semua judul kolom atau nama bidang dari sampel data kami
- Tanda centang di sebelah nama bidang menunjukkan kolom mana yang akan dicocokkan dengan Excel untuk mencari rekaman duplikat
- Secara default, ketika kotak dialog membuka semua nama bidang dicentang
Menemukan Catatan Identik
- Karena kami mencari catatan yang benar-benar identik dalam contoh ini, kami akan membiarkan semua judul kolom diperiksa
- Klik OK
Pada titik ini hasil berikut harus dilihat:
- Kotak dialog harus ditutup dan diganti dengan pesan yang mengatakan: 1 nilai duplikat ditemukan dan dihapus; 7 nilai unik tetap ada.
- Baris yang mengandung duplikat A. Thompson record akan telah dihapus dari database
- Meskipun ada dua catatan yang cocok sebagian untuk R. Holt, karena tidak semua bidang cocok - nomor siswa untuk dua catatan berbeda - Excel menganggapnya sebagai catatan data unik
02 02
Cari dan Hapus Pencocokan Sebagian Catatan dengan Hapus Duplikat
Memeriksa Satu Bidang Setiap Saat
Karena Excel hanya menghapus rekaman data yang benar-benar cocok untuk bidang data yang dipilih, cara terbaik untuk menemukan semua rekaman data yang cocok sebagian adalah dengan menghapus tanda centang hanya untuk satu bidang pada suatu waktu, seperti yang dilakukan dalam langkah-langkah di bawah ini.
Pencarian selanjutnya untuk catatan yang cocok di semua bidang kecuali nama, usia, atau program akan menghapus semua kombinasi yang mungkin untuk catatan yang cocok sebagian.
Menemukan Pencatatan Sebagian Pencocokan
- Klik pada sel yang berisi data di tabel data jika perlu
- Klik tab Data pada pita .
- Klik pada ikon Hapus Duplikat untuk menyorot semua data dalam tabel data dan untuk membuka kotak dialog Hapus Duplikat .
- Semua nama bidang atau judul kolom untuk tabel data dipilih.
- Untuk menemukan dan menghapus rekaman yang tidak memiliki kecocokan di setiap bidang, hapus tanda centang dari selain nama-nama bidang yang Excel abaikan.
- Untuk contoh ini, klik pada kotak centang di samping judul kolom ID Siswa untuk menghapus tanda centang.
- Excel sekarang hanya akan mencari dan menghapus rekaman yang memiliki data yang cocok dalam bidang Nama Terakhir , Awal , dan Program .
- Klik OK
- Kotak dialog harus ditutup dan diganti dengan pesan yang mengatakan: 1 nilai duplikat ditemukan dan dihapus; 6 nilai unik tetap ada.
- Baris yang berisi rekaman kedua untuk R. Holt dengan ID Mahasiswa ST348-252 akan dihapus dari database.
- Klik OK untuk menutup kotak pesan
Pada titik ini, contoh tabel data harus bebas dari semua data duplikat.