Semua pesan email penting. Tetapi beberapa lebih penting daripada yang lain, dan menunjukkan bahwa dengan prioritas pesan email dapat membantu kita berkomunikasi lebih baik.
Prioritas dan Pesan
Nilai adalah apa yang hidup kita berputar. Kadang-kadang, mereka bersembunyi di balik alasan, argumen dan otoritas, tetapi mereka selalu ada di sana - dan kami yang membawa mereka ke dunia.
Beberapa hal lebih penting bagi saya daripada yang lain. Saya lebih suka mendaki untuk menonton TV. Bagi Anda, perangkat TV mungkin lebih penting.
Sebaliknya, semua pesan email tampaknya sama. Tentu saja tidak. Surat apa pun dari teman lebih penting daripada dua puluh buletin. Spam tidak begitu berharga bagi saya sebagai umpan balik dari Anda. Setiap pesan mendesak yang membutuhkan tindakan segera lebih penting daripada ledakan yang bisa saya baca nanti.
Ini berlaku untuk pesan yang saya terima. Tapi email yang saya tulis berbeda juga. Jika saya menulis seorang teman untuk menanyakan apakah dia ingin bergabung dengan saya, pendakian ini lebih penting daripada situs yang bagus yang saya teruskan untuk diri saya sendiri nantinya. Permainan catur yang saya mainkan melalui email tidak pernah sepenting faktur atau tanda terima.
Email internet memiliki fitur yang memungkinkan pengiriman pentingnya itu bersama dengan pesan. Dua kolom header dapat menyimpan informasi prioritas. Bidang X-Priority: yang tidak umum namun umum digunakan dan Pentingnya eksperimental : bidang header yang disebutkan dalam RFC 2421. Anda seharusnya tidak peduli dengan bidang ini.
Mengkomunikasikan pentingnya
Sebagian besar klien email memungkinkan Anda menetapkan prioritas pesan saat Anda menulis pesan, dan Anda harus menggunakan fitur ini. Gunakan ini untuk menunjukkan apakah email sangat penting bagi Anda, tetapi saya pikir itu lebih penting (sic!) Untuk menunjukkan kapan sebuah pesan tidak begitu penting.
Klien email penerima akan dalam beberapa cara menunjukkan pentingnya Anda ditugaskan untuk pesan. Pesan yang membawa kepentingan tertinggi mungkin dicetak tebal di Kotak Masuk, atau ditandai merah sementara pesan yang kurang penting dapat berwarna abu-abu atau pindah ke bawah daftar, misalnya.
Informasi ini dapat membantu penerima menggunakan email lebih efisien. Tentu saja, pentingnya melekat pada pesan tidak menunjukkan kepada penerima betapa pentingnya pesan untuknya (dan bukan seberapa pentingnya pesan itu), tetapi ini menunjukkan betapa pentingnya bagi pengirim, dan itu sudah banyak.
Mengkomunikasikan pentingnya pesan sama pentingnya dengan email karena kontak tatap muka, dan itu tidak jauh lebih sulit: menetapkan tinggi atau - bahkan lebih penting - prioritas rendah ketika Anda mengirim pesan adalah semua itu dibutuhkan.