Praktik Terbaik untuk Pesan Ramah di Tempat Kerja
Selain email dan panggilan telepon, perpesanan telah mendapatkan popularitas sebagai cara untuk mengelola komunikasi di tempat kerja dan merampingkan proyek di tempat kerja.
Namun, seperti halnya semua media komunikasi, ada beberapa aturan yang harus diikuti setiap orang untuk dilihat sebagai rekan kerja yang sopan. Dengan mengembangkan kebiasaan olahpesan yang baik, Anda dapat menggunakan perpesanan dengan cara yang produktif untuk berinteraksi dengan rekan kerja Anda secara profesional dan efisien.
Menggunakan Messaging untuk Bisnis
- Carilah Izin untuk Masuk. Sama seperti yang Anda lakukan melalui telepon, selalu tanyakan apakah ini saat yang tepat untuk mengirim pesan kepada pengguna di sisi penerima. Coba, "Michael, apakah Anda punya waktu sebentar? Saya ingin mengajukan pertanyaan tentang laporan keuangan bulan lalu. ”Anda tidak hanya meminta ketersediaan, Anda juga membuang subjek pertanyaan. Jika mereka sibuk, tanyakan kepada penerima pesan kapan waktu yang tepat untuk menindaklanjuti.
- Pengaturan Ketersediaan Pikiran. Lihatlah pengaturan ketersediaan penerima sebelum mengirim pesan ke kontak. Bahkan jika Anda dapat melihat rekan kerja Anda jelas tidak “sedang rapat”, sekarang mungkin bukan saat terbaik. Sebagai imbalan, selalu atur pengaturan Anda sehingga rekan kerja Anda dapat dengan mudah melihat apakah Anda tersedia.
- Keep it Brief. Bos mengatakan Anda memiliki perhatiannya ... sekarang apa? Apa pun yang Anda lakukan, lakukan latihan singkat. Pesan di tempat kerja adalah yang terbaik ketika komunikasi bersifat spesifik dan ringkas - jadi lakukanlah! Ajukan pertanyaan Anda dan melanjutkan bisnis.
- Gunakan Bahasa Inggris yang Tepat. Saat mengirim pesan terkait pekerjaan, pertahankan slang dan pesan akronim di bay dan gunakan bahasa Inggris yang tepat sebagai gantinya. Tidak hanya itu lebih profesional, itu membantu menghindari gangguan perlu menjelaskan slang atau singkatan dengan seseorang yang banyak tidak secerdas dirimu sendiri. Jangan lupa tanda baca dan ejaan yang benar juga.
- Hindari Percakapan Panjang. Jika sesi IM Anda mulai berlarut ke lembur, sarankan pertemuan tatap muka sehingga Anda dapat mempertahankan lingkungan kerja yang efisien.
Praktik Terbaik untuk Pesan di Tempat Kerja
- Ikuti Kebijakan Office. Sebagian besar departemen TI curiga mengizinkan karyawan gratis untuk mengunduh perangkat lunak ke komputer mereka. Cari tahu aplikasi dan platform desktop dan seluler apa yang disetujui oleh perusahaan Anda, dan gunakan secara eksklusif saat Anda sedang bekerja.
- Dapatkan Nama Layar untuk Bekerja. Sementara teman-teman Anda mungkin berpikir bahwa moniker pesan Anda lucu atau lucu, kontak kerja Anda mungkin tersinggung atau membentuk citra yang kurang bintang dari Anda setelah melihat nama layar Anda. Pertimbangkan untuk mendapatkan nama pengguna yang hanya berfungsi. Anda selalu dapat menggunakan login kerja Anda dengan teman dan keluarga jika Anda lebih memilih untuk mempertahankan hanya satu akun.
- Pesan yang Ramah-Bisnis. Ingat, komunikasi Anda dengan kolega, bos, klien, dan vendor Anda harus selalu profesional, bahkan ketika Anda mengirim pesan. Singkirkan GIF politik, teks oranye terang, dan gambar lucu, dan tempelkan font tradisional seperti Arial atau Times New Roman. Anda selalu dapat menggunakan emoji untuk menghidupkan komunikasi Anda jika itu adalah sesuatu yang rekan kerja Anda lakukan dan sesuai dengan budaya perusahaan Anda, tetapi jangan menggunakan apa pun yang tidak pantas untuk bekerja. Pertimbangkan untuk merapikan profil perpesanan Anda dengan gambar bisnis yang cerdas, logo perusahaan, dan informasi kontak terkait pekerjaan. Sekarang Anda siap untuk bisnis.
Diperbarui oleh Christina Michelle Bailey, 6/28/16