Menempatkan tanda tangan Anda mungkin merupakan bagian termudah dalam menyusun email Anda, dan itu bukan hanya karena tidak ada aturan yang jelas untuk bagian etiket email ini.
Penempatan Tanda Tangan Email
Letakkan tanda tangan email Anda tepat di bawah ujung teks Anda — dalam balasan maupun di pesan baru. Lakukan ini baik di email yang Anda kirim secara profesional dan mereka pergi ke keluarga dan teman.
- Pertimbangkan, meskipun, tidak menggunakan tanda tangan sama sekali dalam pesan pribadi, karena korespondensi pribadi dapat lebih intim daripada pesan yang diformalkan menggunakan tanda tangan yang sangat terstruktur.
- Dalam balasan, tidak ada tanda tangan atau yang padat juga merupakan pilihan yang baik; penerima memang, setelah semua, sudah mengenal Anda.
Dalam praktiknya, penempatan tanda tangan email akan bervariasi berdasarkan preferensi yang Anda tetapkan dalam program email Anda:
- Jika Anda menyertakan pesan asli menggunakan indentasi dan kutipan selektif , tanda tangan Anda biasanya akan muncul di bagian bawah pesan.
- Jika Anda mengutip dengan malas dengan menempatkan pesan Anda di atas pesan asli (yang tidak terfragmentasi), tanda tangan Anda biasanya akan berada di antara pesan Anda dan pesan asli yang Anda kutip, tepat di atas baris "--Original Message--".
Perbedaan antara kutipan malas dan kutipan selektif sering merupakan fungsi dari klien email yang Anda gunakan atau standar profesi Anda. Para profesional yang menyukai Linux, misalnya, sering bergantung pada pemilihan yang selektif, sedangkan Microsoft Outlook secara default malas mengutip.
Email Kesalahan Penempatan Tanda Tangan Yang Harus Anda Hindari
Menempatkan tanda tangan Anda di tempat yang bukan merupakan pelanggaran besar terhadap etiket, namun demikian Anda harus menghindari kesalahan penempatan umum untuk mengurangi kebingungan.
- Tanda tangan di atas, balas sesuai di bawah : pembaca dikondisikan untuk tidak melihat jauh melampaui tanda yang mereka temui. Jika program atau layanan email Anda disiapkan untuk menempatkan tanda tangan Anda di atas teks kutipan dalam balasan dan seterusnya, jangan tulis apa pun ke dalam teks kutipan. Peluangnya adalah, penerima akan memikirkan jawaban Anda yang kosong — tetapi mungkin tidak cukup lama untuk menemukan jawaban Anda di bagian yang dikutip. Sebagai gantinya, balas di atas tanda tangan atau pindahkan tanda tangan ke bagian paling bawah.
- Tanda tangan di bagian paling bawah, balas semua di atas : jika Anda membalas di atas, tetapi tanda tangan surel Anda ada di bagian bawah, penerima tidak akan pernah melihat tanda tangan atau, jika mereka melihatnya, tanda tangan dapat mengirim mereka berburu secara langsung teks balasan yang mungkin terlewatkan. Sebagai gantinya: pindahkan tanda tangan di atas bagian yang dikutip dan di bawah balasan Anda.
Tanda tangan pada umumnya
Tanda tangan email Anda tidak lebih dari empat atau lima baris teks dan berisi pembatas tanda tangan standar . Tanda tangan Anda tidak lebih dari 75 karakter. Hindari, jika memungkinkan, termasuk gambar, karena beberapa program email memperlakukan gambar tersemat seperti lampiran dan menariknya keluar dari pesan itu sendiri.
Kiriman pos
Secara alami, memposisikan tanda tangan Anda di tempat yang disarankan memberi Anda pilihan untuk memasukkan postscripts tepat di bawahnya. Perhatikan, meskipun, bahwa beberapa program dan layanan email memperlakukan apa pun di bawah pembatas tanda tangan sebagai bagian dari tanda tangan itu sendiri. Jadi, sebagai alternatif, sertakan postscript Anda di bawah ini "menandatangani" teks utama pesan Anda dengan nama Anda, tetapi di atas tanda tangan email.