Jika Anda membalas email, harus jelas apa yang Anda balas. Itu sebabnya teks pesan asli biasanya dikutip dalam balasan. Begitu banyak yang jelas, tetapi cara terbaik untuk mengutip teks dalam email tidak.
Ada standar quasi yang sangat masuk akal untuk melakukan hal yang benar. Itu membuat Anda mengutip sebanyak yang diperlukan dengan cara yang memungkinkan penerima balasan Anda melihat dengan tepat apa yang Anda bereaksi. Jika semua klien email (atau pengguna email) mematuhi, pesan selalu terlihat bersih dan rapi, dan mereka mudah dibaca.
Mengutip dengan cara yang disarankan adalah hal yang tepat untuk dilakukan, tetapi ini juga beberapa pekerjaan untuk memangkas teks yang dikutip dan membuatnya terlihat bagus. Apakah itu benar-benar diperlukan untuk jawaban yang cepat dan singkat? Dan jika Anda mencoba mengutip menggunakan indentasi yang tepat dalam program email seperti Outlook, Anda akan duduk selama satu jam di atas jawaban atau gagal total (atau, kemungkinan besar, keduanya).
The Way of the Lazy: Mudah, Masih Benar dan Tampan
Untungnya, selalu ada lebih dari satu cara untuk melakukan sesuatu. Biasanya, opsi-opsi ini semuanya tidak sempurna, tetapi bisa dengan mudah ada lebih dari satu pendekatan yang tepat. Sekarang, inilah cara yang lebih santai tetapi masih dapat dibaca, diterima, dan kompatibel - dan tepat - untuk membalas email.
Untuk memformat balasan email dengan benar saat sedang malas:
- Mulai pesan Anda tepat di bagian atas balasan.
- Sertakan pesan asli yang Anda balas di bawah ini.
- Pastikan tanda tangan Anda di atas teks kutipan.
- Jangan membuat perubahan pada materi yang dikutip.
- Anda dapat, tentu saja, memotong panjang berlebihan dan (harus sering menghapus) lampiran sebaris. Gantilah dengan "[...]".
- Lakukan pengulangan, sesedikit mungkin kata-kata, pertanyaan yang Anda jawab.
- Alih-alih hanya "Ya.", Coba "Anda bertanya apakah kita ingin apel. Ya, kami lakukan." atau "Kami ingin apel, ya.".
- Pastikan teks yang dikutip tidak dijorok, tidak menggunakan karakter '>' atau batang kutipan.
- Jika Anda membalas balasan, Anda dapat menghapus pesan lama yang sekarang tidak diperlukan dari bawah.
Dalam klien dan layanan email seperti Gmail yang secara otomatis mengarsipkan dan mengedarkan diskusi secara cerdas, gaya balasan ini bekerja dengan sangat baik. Karena semua teks yang dikutip ada di satu tempat, itu dapat disembunyikan dengan mudah dan tanpa mengganggu koherensi pesan sementara konteks pesan-antar dibentuk melalui email asli.
Mengatur Program Email Anda untuk Lazy, Balasan yang Benar
Untuk menjadi malas nantinya, Anda harus terlebih dahulu melakukan beberapa pekerjaan penyiapan. Sebagian besar program dan layanan email dapat dikonfigurasikan untuk yang malas tetapi membalasnya dengan benar dengan benar, meskipun:
- Eudora
- Hotmail
- Mac OS X Mail
- Outlook Express
- Windows Mail