Perkenalkan diri Anda, tetapkan konteksnya, dan buatlah singkat
Pesan instan dapat menjadi metode komunikasi standar untuk Anda, tetapi beberapa orang masih merasa mengintimidasi. Jika Anda terbiasa mengirim pesan teks atau teman dan kolega perpesanan instan, Anda mungkin tidak menyadari bagaimana teks dapat keluar dari bidang kiri ke kontak baru. Kejutan semacam itu terutama menjadi perhatian dalam konteks bisnis. Ketika Anda menggunakan teks dalam bisnis, ingatlah etika pesan masuk akal dan ikuti beberapa aturan perilaku sederhana.
Mintalah Izin untuk Mengirim Pesan Teks
Apakah orang yang ingin Anda kirimi teks untuk dihubungi dengan cara itu? Jangan berasumsi bahwa setiap orang membawa ponsel setiap saat untuk menerima pesan teks atau sedang online untuk mengakses pesan instan melalui jaringan, Facebook , atau program pesan instan lainnya. Tanyakan secara langsung atau dalam percakapan telepon bagaimana orang-orang lebih suka dihubungi. Anda mungkin menemukan mereka memiliki rencana texting terbatas atau bahwa penggunaan IM tidak disarankan di workstation mereka.
Perkenalkan Diri Anda Saat Mengirim Pesan Awal
Perkenalkan diri Anda dalam pesan Anda dan buatlah singkat. Sementara nama, nama panggilan, atau nomor telepon Anda mungkin muncul, tergantung pada metode pesan yang Anda gunakan, penerima Anda melihat teks di luar konteks. Mulai pesan dengan intro dan kerangka acuan, seperti:
- "Saya Joan Smith dari Konsultan XYZ. Apakah Anda punya waktu untuk mendiskusikan pertanyaan yang Anda ajukan di telepon minggu lalu?"
- "Ini Brad Jones dari akunting, saya punya pertanyaan tentang permintaan penggantian Anda. Apakah Anda punya waktu untuk menjawabnya sekarang, atau haruskah saya menelepon Anda nanti?"
Dengan melakukan ini, Anda menghindari pesan Anda tampak sebagai pertanyaan acak dan mungkin salah arah dari orang yang mungkin hanya diingat atau tidak diketahui oleh penerima.
Meskipun banyak program pesan instan memiliki arsip yang memungkinkan orang untuk mengetahui siapa Anda dan apa yang telah Anda bicarakan di masa lalu, biasanya ada baiknya untuk memperkenalkan diri Anda secara lebih singkat dalam percakapan berikutnya, terutama jika Anda telah mengubah nama panggilan atau nomor telepon.
Simpan Pesan Pertama dari String Brief
Mulailah dengan pengenalan dan konteks hanya sampai orang tersebut merespon. Jika tidak, Anda dapat menulis dan mengirim pesan detail yang tidak pernah dilihat. Ini adalah praktik yang baik untuk semua string pesan.
Follow Up dengan sopan jika Anda tidak mendapat respon
Mengirim pesan teks atau IM dan tidak menerima tanggapan dapat berarti beberapa hal. Orang itu mungkin mengabaikan Anda, tetapi orang itu lebih mungkin tidak memonitor ponsel atau komputer untuk melihat pesan Anda. Setelah waktu yang cukup, tindak lanjuti dengan pesan tambahan tetapi juga berusaha untuk menghubungi orang tersebut melalui email atau telepon. Bila perlu, Anda juga dapat mampir ke meja orang tersebut.
Protokol-protokol ini kembali ke bagaimana orang lebih suka dihubungi. Meskipun olahpesan adalah satu-satunya cara Anda ingin berkomunikasi, itu bukan pilihan pertama semua orang. Jika Anda ingin memiliki hubungan kerja yang produktif, pahami dan hormati bahwa orang memiliki preferensi yang berbeda.