Menggunakan Teknik Keuangan untuk Membenarkan Aquisition dari Aset IT
Membenarkan investasi TI adalah keterampilan penting bagi siapa saja yang bekerja di bidang teknologi. Sementara banyak keputusan investasi TI akan dibuat oleh pimpinan di organisasi TI, seringkali proposal untuk peralatan atau layanan baru akan datang dari staf TI. Sangat penting untuk memahami terminologi dan teknik dasar untuk membuat sebuah kasus untuk berinvestasi dalam peralatan baru. Satu hal yang perlu diminta untuk mengganti perangkat lunak meja bantuan Anda. Anda mungkin akan mendengar, "kita akan melihat itu - bla bla bla". Sebagai alternatif, katakan sesuatu seperti "mengganti perangkat lunak help desk kami akan menghemat $ 35.000 setahun dan akan membayar sendiri dalam 3 tahun", Anda akan mendapatkan respon yang jauh lebih positif dari manajemen TI Anda. Saya dapat meyakinkan Anda tentang itu.
Artikel ini akan memberi Anda keterampilan dasar yang diperlukan untuk menganalisis dan membuat penilaian untuk investasi TI yang diusulkan. Anda perlu memahami dasar-dasar sebelum terjun jauh ke dalam teknik finansial ini. Perhatikan artikel-artikel mendatang di mana saya akan memberikan teknik analisis yang lebih canggih untuk membenarkan investasi TI dalam peralatan atau layanan.
Terminologi Analisis Investasi TI Dasar
Pengeluaran Modal (CAPEX): Modal adalah istilah yang digunakan untuk membedakan pembelian yang memiliki masa manfaat lebih dari satu tahun. Misalnya, ketika sebuah perusahaan membeli laptop untuk seorang karyawan, diharapkan laptop akan bertahan selama 3 atau 4 tahun. Akuntan mengharuskan investasi TI semacam ini untuk ditagih selama periode tersebut daripada dibebankan pada tahun pembeliannya. Perusahaan biasanya memiliki kebijakan tentang masa manfaat peralatan serta jumlah dolar minimum untuk pengeluaran modal. Misalnya, keyboard seharga $ 50 tidak akan dianggap modal.
Depresiasi: Penyusutan adalah metode yang digunakan untuk menyebarkan biaya investasi TI modal selama masa manfaat pembelian. Sebagai contoh, asumsikan bahwa kebijakan akuntansi untuk modal menggunakan penyusutan garis lurus. Ini hanya berarti bahwa depresiasi akan sama di setiap tahun. Katakanlah Anda membeli server baru seharga $ 3.000 dengan perkiraan umur 3 tahun. Penyusutan pada investasi TI itu akan menjadi $ 1.000 setiap tahun selama 3 tahun. Itu depresiasi.
Arus Kas: Arus kas adalah pergerakan kas masuk dan keluar dari bisnis. Anda perlu memahami perbedaan antara kas dan non-tunai. Biasanya, uang tunai digunakan ketika menghitung nilai investasi TI. Depresiasi adalah biaya non-kas yang berarti bahwa aset yang mendasari telah dibayar tetapi Anda menyebarkan biaya selama masa hidup aset. Pembelian awal investasi TI akan dianggap sebagai arus kas keluar ketika melakukan analisis keuangan.
Tingkat Diskonto: Ini adalah tingkat yang digunakan dalam analisis untuk memperhitungkan fakta bahwa dolar hari ini bernilai lebih dari satu dolar dalam 5 atau 10 tahun. Menggunakan tingkat diskonto dalam analisis investasi TI adalah metode untuk menyatakan dolar masa depan dalam hal dolar hari ini. Tingkat diskonto itu sendiri adalah subjek dari banyak buku teks. Jika Anda memerlukan tingkat diskonto yang sangat akurat untuk perusahaan Anda, hubungi departemen akuntansi Anda. Kalau tidak, kami akan menggunakan sesuatu seperti 10% yang mewakili inflasi dan tingkat yang mungkin dapat dihasilkan oleh perusahaan dengan uang yang tidak diinvestasikan dalam peralatan IT Anda. Ini semacam biaya peluang.
Teknik Analisis Investasi IT
Ada banyak metode untuk membantu mengevaluasi investasi TI (modal). Ini benar-benar tergantung pada jenis investasi yang Anda buat dan kematangan organisasi TI dalam mengevaluasi pembelian modal. Ukuran organisasi juga dapat memainkan peran. Namun perlu diingat bahwa ini adalah sesuatu yang tidak membutuhkan banyak waktu dan bahkan jika Anda bekerja untuk organisasi kecil hingga menengah, upaya ini akan dihargai.
Dalam artikel ini, kita akan melihat 2 teknik investasi TI sederhana. Saya akan mendorong Anda untuk menggunakan keduanya bersama-sama mereka menceritakan gambaran yang lebih lengkap tentang nilai investasi TI yang diusulkan.
- Nilai Sekarang Bersih
- Payback Period
Nilai Sekarang Bersih (NPV)
Net Present Value adalah teknik keuangan yang menyusun serangkaian arus kas dari waktu ke waktu dan mendiskon masing-masing ke periode saat ini. Nilai Sekarang Bersih memperhitungkan nilai waktu dari uang. Ini khas untuk melihat arus kas masuk dan arus kas keluar selama periode 3 hingga 5 tahun dan diskon arus masuk bersih dikurangi aliran bersih ke dalam satu nilai. Jika angkanya positif, maka proyek akan menambah nilai bagi organisasi dan jika NPV negatif, itu akan menurunkan nilai organisasi. Kekuatan sebenarnya dari analisis NPV adalah ketika membandingkan investasi TI alternatif. NPV memberikan nilai relatif dari skenario investasi TI dan yang dengan NPV tertinggi biasanya diambil alih dari alternatif lain.
Bagian yang sulit dari perhitungan Net Present Value adalah angka aktual yang digunakan dalam analisis. Pada sisi keluar dari persamaan, Anda dapat menggunakan total biaya investasi bersama dengan biaya pemeliharaan dan biaya implementasi. Sisi aliran masuk bisa lebih sulit dicapai. Jika investasi TI menghasilkan pendapatan tambahan, ini cukup lurus ke depan dan Anda dapat menggunakan angka-angka ini dalam analisis Anda. Ketika arus masuk (atau manfaat) berada di sisi lembut yang berarti bahwa mereka lebih subjektif seperti penghematan waktu, itu jauh lebih sulit untuk diperkirakan.
Yang terbaik yang bisa Anda lakukan adalah mendokumentasi asumsi dan mengikuti naluri Anda. Mari kita ambil contoh di mana Anda membuat investasi TI dalam paket perangkat lunak help desk. Manfaat dari investasi semacam itu adalah waktu yang dihemat oleh staf TI dan kemungkinan peningkatan kepuasan dari komunitas pengguna. Jika Anda mengganti paket perangkat lunak help desk yang ada, Anda mungkin juga menghemat uang dalam pemeliharaan dari sistem itu. Anda perlu memecah arus masuk dan arus keluar untuk melakukan analisis Net Present Value (NPV) untuk proposal investasi TI Anda.
Arus masuk: Arus masuk atau manfaat yang dihasilkan dari investasi TI dapat bersifat subjektif dan kurang tepat. Sering kali, manfaat dari investasi TI adalah penghematan waktu, kepuasan klien atau nomor "lunak" lainnya. Berikut beberapa contoh arus masuk.
- Biaya perawatan tersimpan dari perangkat lunak yang dipensiunkan
- Waktu yang dihemat oleh staf TI karena peningkatan efisiensi
- Peningkatan pendapatan
Outflows: Outflow biasanya lebih mudah diestimasikan, tetapi beberapa dapat bersifat subyektif juga. Berikut beberapa contoh arus keluar.
- Biaya perangkat lunak (biaya lisensi, dll.)
- Pemeliharaan
- Biaya implementasi eksternal
Gambar yang lebih besar ini menunjukkan analisis investasi TI sederhana menggunakan analisis Net Present Value (NPV). Excel membuat analisis jenis ini sangat sederhana. Ini juga memiliki fungsi untuk menghitung NPV. Seperti yang Anda lihat dari gambar, saya telah meletakkan arus masuk dan keluar berdasarkan tahun dan kemudian menghitung NPV berdasarkan tingkat diskon 10%.
- Analisis NPV: Layar investasi TI (gambar besar)
Payback Period
Hasil analisis Payback Period menunjukkan berapa lama investasi TI diperlukan untuk memulihkan biaya investasi. Biasanya dinyatakan dalam beberapa tahun tetapi ini tergantung pada horison waktu analisis. Payback Period dapat menjadi perhitungan sederhana tetapi hanya dengan seperangkat asumsi yang sangat sederhana. Berikut adalah rumus untuk menghitung Payback Period pada investasi TI. Secara umum, semakin pendek Payback Period semakin kurang berisiko investasi TI.
[Biaya Investasi TI] / [Uang Tunai Tahunan yang dihasilkan dari Investasi TI]
Mari kita lihat skenario di mana Anda membeli perangkat lunak e-commerce seharga $ 100.000. Asumsikan bahwa perangkat lunak ini meningkatkan pendapatan sebesar $ 35.000 setiap tahun. Perhitungan Payback Period adalah $ 100,000 / $ 35,000 = 2,86 tahun. Jadi, investasi ini akan membayar sendiri dalam 2 tahun dan 10 bulan.
Ada kerugian signifikan dalam menghitung Payback Period dengan menggunakan seperangkat asumsi sederhana. Sangat tidak mungkin bahwa pendapatan yang dihasilkan dari investasi TI akan benar-benar datang secara merata selama jangka waktu yang panjang. Jauh lebih realistis untuk aliran pendapatan menjadi tidak merata. Dalam hal ini, Anda harus melihat peningkatan tahunan kumulatif dalam pendapatan hingga investasi TI asli "dibayar untuk".
Pertimbangkan contoh yang sama dari atas. Mari kita asumsikan bahwa pada tahun pertama, peningkatan bersih dalam pendapatan dari investasi TI adalah $ 17.000. Di tahun 2, 3, 4 dan 5 masing-masing adalah $ 29.000, $ 45.000, $ 51.000 dan $ 33.000. Meskipun ini merupakan peningkatan tahunan rata-rata dalam pendapatan $ 35.000, Payback Period berbeda karena pendapatan tidak merata yang dihasilkan dari investasi ini. Periode Payback dalam contoh sebenarnya lebih dari 3 tahun yang lebih lama dari perhitungan asli menggunakan rata-rata. Melihat peningkatan kumulatif dalam pendapatan, Anda dapat melihat kapan investasi asli tercakup. Dalam contoh ini, temukan saja di mana biaya investasi TI ($ 100.000) tercakup. Anda dapat melihatnya terjadi antara tahun 3 dan tahun 4.
Peningkatan Kumulatif dalam Pendapatan:
- Tahun 1 - $ 17.000
- Tahun 2 - $ 46.000
- Tahun 3 - $ 91.000
- Tahun 4 - $ 142.000
- Tahun 5 - $ 175.000
Lihatlah contoh spreadsheet Excel investasi TI untuk rumus rinci untuk menghitung Payback Period.
Proposal Investasi IT
Meskipun perhitungannya penting dalam analisis investasi TI, itu bukan segalanya. Saya sangat menyarankan Anda untuk mengumpulkan proposal, bukan hanya mencetak spreadsheet Anda atau mengirim hasilnya melalui email. Pikirkan CFO Anda sebagai audiens saat menyusun proposal. Pada akhirnya, jika mungkin berakhir di mejanya.
Saya akan merekomendasikan Anda untuk memulai proposal dengan ringkasan singkat investasi TI (modal) yang Anda usulkan diikuti dengan ringkasan singkat dalam kata-kata hasil analisis Anda (bersama dengan perhitungan ringkasan). Akhirnya, lampirkan analisis spreadsheet terperinci dan Anda memiliki proposal profesional yang akan dihargai atasan Anda.
Paket proposal investasi TI Anda mungkin termasuk:
- Ringkasan: satu atau dua paragraf meringkas investasi TI yang Anda usulkan.
- Pembenaran: satu atau dua paragraf meringkas hasil analisis Anda bersama dengan teknik yang Anda gunakan (termasuk tabel ringkasan)
- Printout: hasil cetak bersih dari spreadsheet Excel yang menunjukkan analisis rinci
Contoh Spreadsheet Excel
Contoh spreadsheet Excel memiliki 3 lembar termasuk:
- Ringkasan
- Perhitungan Net Present Value (NPV)
- Perhitungan Payback
- Analisis Investasi TI - Versi Excel 97-2003
Jika Anda memiliki pertanyaan tentang pembenaran investasi TI, kirimkan saya email atau posting di Forum Teknologi Baru.