Nyatakan dengan Jelas Kebijakan Anda
Setiap orang atau kelompok yang terlibat dengan pengaturan kerja jarak jauh harus tahu persis apa yang diharapkan dari mereka dan bagaimana mereka akan dimintai pertanggungjawaban. Kebijakan kerja jarak jauh harus mencakup tanggung jawab perusahaan, karyawan, majikan dan departemen SDM.
Kebijakan yang efektif harus menyatakan dengan jelas hal-hal berikut:
- Kompensasi Pekerja - Kompensasi Pekerja berlaku jika karyawan melakukan pekerjaan mereka dan tidak melakukan perbaikan rumah selama waktu mereka seharusnya bekerja. Kompensasi pekerja juga hanya berlaku di ruang kerja yang ditentukan. Ini tidak mencakup seluruh rumah pekerja remote.
- Semua Peraturan Kerja Standar Berlaku - Lembur, waktu istirahat, dll. Mengikuti peraturan akan memudahkan staf dan supervisor di tempat untuk mengetahui kapan pekerja jarak jauh tersedia. Tidak ada rasa bekerja lembur yang tidak disetujui sebelumnya. Anda tidak akan melakukannya di tempat, jadi mengapa melakukannya saat bekerja dari jarak jauh?
- Siapa yang Menyediakan Peralatan & Asuransi Cakupan - Kebijakan kerja jarak jauh harus dengan jelas menyatakan siapa yang menyediakan peralatan. Perusahaan dapat menyediakan peralatan khusus yang diperlukan bagi karyawan mobile untuk menyelesaikan fungsi pekerjaan mereka. Perusahaan bertanggung jawab untuk memastikan ada asuransi pada barang-barang ini. Barang-barang yang dibeli pekerja terpencil sendiri harus ditanggung oleh asuransi rumah mereka sendiri.
- Biaya - Biaya Kerja yang Dapat Digantikan - Tetapkan biaya-biaya mana yang diganti seperti saluran telepon kedua atau biaya ISP bulanan . Formulir khusus harus diminta untuk menerima penggantian dan akan diselesaikan setiap minggu atau setiap bulan.
- Biaya Tidak Dapat Digantikan - Ini termasuk biaya untuk perubahan yang dilakukan ke rumah untuk menyediakan ruang kerja yang ditentukan. Perusahaan seharusnya tidak membayar untuk biaya jenis ini.
- Program Kerja Jarak Jauh Benar-benar Sukarela - Seorang karyawan tidak dapat dipaksa untuk melakukan pengaturan kerja jarak jauh . Ini penting agar karyawan menjadi jelas; mereka seharusnya tidak pernah merasa tertekan untuk bekerja dari jarak jauh kecuali jika deskripsi pekerjaan dengan jelas menyatakan bahwa posisi tersebut melibatkan pekerjaan jarak jauh - seperti penjualan luar.
- Jam Kerja Anda tidak boleh bekerja lebih banyak atau lebih sedikit daripada jika Anda sedang berada di tempat. Sebagai pekerja jarak jauh, jika Anda mengendur dan tidak bekerja pada jam yang sama dengan yang Anda lakukan di tempat, itu hanya akan mengalahkan tujuan pengaturan kerja jarak jauh dan menyebabkan Anda kehilangan hak istimewa untuk bekerja dari jarak jauh. Anda bahkan bisa kehilangan pekerjaan karena kegagalan melakukan pekerjaan Anda dengan cara yang dapat diterima.
- Penghentian Perjanjian Kerja Jarak Jauh - Jelaskan bagaimana perjanjian dapat dihentikan, apa yang harus dilakukan - pemberitahuan tertulis atau lisan dan alasan mengapa perjanjian dapat dihentikan.
- Implikasi Pajak Negara / Provinsi - Jika bekerja di negara bagian / provinsi lain dari majikan apa implikasinya? - Selalu berkonsultasi dengan profesional pajak untuk klarifikasi lebih lanjut. Jika Anda memiliki pajak yang dipotong dari gaji Anda untuk alasan khusus negara bagian / provinsi, Anda perlu mempelajari implikasi bekerja di negara bagian / provinsi yang berbeda dari mana majikan Anda berada. Seorang profesional pajak dapat membantu.
- Masalah Pajak Kantor Rumah - Pekerja jarak jauh bertanggung jawab atas masalah pajak kantor rumah dan untuk membayar pajak yang sesuai. Konsultasikan dengan profesional pajak untuk informasi lebih lanjut.
- Penentuan Kerja Jarak Jauh - Menyatakan siapa yang memenuhi syarat untuk pekerjaan jarak jauh dapat menghilangkan banyak frustrasi bagi orang-orang yang mungkin ingin telecommute tetapi karena sifat dari posisi atau tugas mereka tidak bisa. Membuat daftar fungsi pekerjaan yang sesuai dengan pekerjaan jarak jauh dan karakteristik yang membuat pekerja jarak jauh yang berhasil menghilangkan pertanyaan tentang memilih favorit.
- Manfaat & Kompensasi - Semua manfaat dan kompensasi lainnya tetap sama. Pekerjaan jarak jauh tidak dapat digunakan sebagai alasan untuk mengubah ini. Anda tidak dapat membayar seseorang lebih sedikit untuk melakukan pekerjaan mereka karena mereka tidak lagi bekerja di tempat.
- Keamanan Informasi - Tentukan bagaimana pekerja jarak jauh akan bertanggung jawab untuk menyimpan dokumen dan materi terkait pekerjaan lainnya yang aman di lokasi kantor pusat. Tentukan bahwa lemari arsip dengan kunci diperlukan adalah satu metode.
Perusahaan pintar akan memiliki Kebijakan Kerja Terpencil yang ditinjau oleh penasihat hukum mereka sebelum membuatnya tersedia untuk semua karyawan. Perusahaan yang menggunakan program kerja jarak jauh ad hoc dan tidak membuat Kebijakan dapat membiarkan diri mereka terbuka terhadap perselisihan mengenai salah satu masalah di atas. Perlu waktu dan biaya untuk membuat Kebijakan dengan keterlibatan dari personil hukum untuk memastikan bahwa tidak ada tanda tanya atau area abu-abu dalam Kebijakan.
Kebijakan kerja jarak jauh harus dipasang di mana semua karyawan dapat memiliki akses ke sana, di Intranet Perusahaan dan di papan buletin fisik. Seharusnya tidak ada batasan pada siapa yang dapat memiliki akses ke informasi.