Bagaimana alat kolaborasi online yang tepat dapat mengubah cara kita bekerja
Kerja tim adalah salah satu aspek terpenting dari tempat kerja modern. Namun, ketersediaan Internet yang tersebar luas berarti bahwa anggota tim dapat berada di mana saja di dunia. Jadi agar kerja tim menjadi efektif, penting bagi perusahaan untuk mengadopsi praktik kerja dan teknologi modern yang membantu rekan kerja, di mana pun mereka berada, berbagi pekerjaan mereka dengan cara yang sederhana dan efisien. Di sinilah alat kolaborasi online yang bagus. Jika Anda mempertimbangkan untuk mengadopsi - atau mengusulkan adopsi - alat kolaborasi online, daftar manfaat kolaborasi online di bawah ini dapat membantu Anda dan organisasi Anda membuat keputusan tentang teknologi yang berguna ini. .
Sangat mudah untuk melacak proyek
Alat kolaborasi online memiliki berbagai kemampuan pelacakan proyek yang memudahkan anggota tim untuk melihat evolusi proyek dari hari pertama. Dari pelacakan siapa yang membuat perubahan terbaru pada dokumen, bagaimana dokumen itu sebelum perubahan, untuk menandai kolega untuk meninjau dokumen, tidak pernah lebih mudah untuk mengelola proyek. Alat kolaborasi online menghapus kebutuhan untuk menggunakan e-mail sebagai sarana utama berkomunikasi dengan anggota tim, sehingga kebutuhan untuk mencari kotak masuk untuk dokumen yang hilang, misalnya, benar-benar dihapus.
Anggota tim dapat berada di mana saja
Selama mereka memiliki koneksi Internet, anggota tim dapat bekerja dari jarak jauh dari mana saja di dunia. Ini berarti bahwa mungkin bagi tim untuk benar-benar tersebar, sementara masih bekerja dengan cara yang terorganisasi. Rekan kerja di negara bagian yang berbeda atau bahkan negara dapat dengan mudah bekerja sama dalam proyek yang sama, membantu organisasi mengumpulkan tim terbaik yang mungkin untuk sebuah proyek, terlepas dari lokasi karyawan. Ini juga berarti bahwa ketika karyawan jauh dari kantor dalam perjalanan bisnis, mereka tidak perlu diputus dari proyek, dan dapat berkontribusi seolah-olah mereka berada di meja mereka.
Kemudahan pelaporan
Hampir semua proyek kerja memiliki semacam pelaporan yang terkait dengannya, dan waktu pelaporan biasanya penuh tekanan. Terkadang, sangat mudah untuk kehilangan jejak dari beberapa kegiatan yang telah dilakukan untuk proyek tertentu, terutama ketika Anda bekerja dengan tim besar. Namun, dengan menggunakan alat kolaborasi online yang baik, mudah untuk menghasilkan laporan rinci dengan cepat yang mencakup semua kegiatan yang terkait dengan proyek tertentu, memberikan anggota tim lebih banyak waktu untuk bekerja pada kegiatan yang menghasilkan hasil.
Tindakan dilakukan dengan cepat
Dengan alat kolaborasi online yang bagus, tidak ada lagi kebutuhan untuk mengatur pertemuan atau panggilan telepon untuk meninjau dokumen. Dokumen dapat diunggah ke alat, dan peninjau dapat diberi tahu secara otomatis melalui email bahwa dokumen telah diunggah. Reviewer kemudian dapat membubuhi keterangan dokumen dan membuat perubahan yang diperlukan dan memberitahukan semua anggota tim bahwa dokumen telah ditinjau dan siap. Hal ini membuatnya lebih mudah untuk menjaga alur kerja yang tetap dan teratur dalam sebuah proyek, dengan anggota tim segera berkontribusi ketika diperlukan.
Dokumen semuanya disimpan dalam satu tempat
Ini memudahkan semua anggota tim untuk memiliki akses ke semua dokumen yang diperlukan, terlepas dari lokasinya. Selain itu, karyawan tidak perlu menyimpan dokumen ke USB stick atau media penyimpanan lainnya jika mereka berencana untuk mengerjakannya dari jarak jauh, dan pembaruan apa pun ke dokumen akan segera terlihat. Tidak ada kebutuhan untuk versi berbeda dari dokumen yang akan dikirim melalui email bolak-balik, dan anggota tim tahu setiap saat di mana menemukan versi terbaru dokumen.