Microsoft Access memiliki tiga komponen utama: tabel, pertanyaan, dan formulir
Setiap perusahaan yang kewalahan dengan sejumlah besar data yang perlu dilacak atau oleh sistem yang menggunakan pengarsipan kertas, dokumen teks atau spreadsheet untuk melacak informasi penting dapat memperoleh manfaat dari beralih ke sistem manajemen data. Sistem database seperti Microsoft Access 2010 mungkin hanya apa yang dibutuhkan perusahaan.
Apa itu Database?
Pada tingkat paling dasar, basis data adalah kumpulan data terorganisir. Sistem manajemen basis data (DBMS) seperti Microsoft Access memberi Anda perangkat lunak yang Anda butuhkan untuk mengatur data tersebut secara fleksibel. Ini termasuk fasilitas untuk menambah, memodifikasi dan menghapus data dari database, mengajukan pertanyaan tentang data yang disimpan dalam database dan menghasilkan laporan yang merangkum isi yang dipilih.
Microsoft Access 2010 Components
Microsoft Access 2010 menyediakan pengguna dengan solusi DBMS yang sederhana dan fleksibel. Pengguna biasa produk Microsoft menghargai tampilan dan nuansa Windows yang akrab dan integrasi yang erat dengan produk keluarga Microsoft Office lainnya.
Tiga komponen utama Akses yang paling ditemui pengguna database adalah tabel, kueri, dan formulir. Jika Anda baru memulai dengan Access dan belum memiliki database Access, bacalah tentang Membuat Access 2010 Database dari Scratch.
Tabel Adalah Blok Bangunan
Tabel adalah blok pembangun dasar dari basis data apa pun. Jika Anda terbiasa dengan spreadsheet, Anda akan menemukan tabel basis data yang serupa. Tabel database tipikal mungkin berisi informasi karyawan, termasuk karakteristik seperti nama, tanggal lahir dan judul. Ini mungkin terstruktur sebagai berikut:
- identitas pegawai
- Nama keluarga
- Nama depan
- Judul
- Salam
- Tanggal lahir
Periksa konstruksi meja dan Anda akan menemukan bahwa setiap kolom tabel sesuai dengan karakteristik karyawan tertentu — atau atribut dalam istilah basis data. Setiap baris berhubungan dengan satu karyawan tertentu dan berisi informasinya. Hanya itu saja. Jika itu membantu, pikirkan setiap tabel sebagai daftar informasi spreadsheet-gaya.
Kueri Ambil Informasi
Database yang hanya menyimpan informasi tidak akan berguna; Anda perlu metode untuk mengambil informasi juga. Jika Anda hanya ingin mengingat informasi yang disimpan dalam tabel, Microsoft Access memungkinkan Anda untuk membuka tabel dan menelusuri catatan yang ada di dalamnya. Namun, kekuatan nyata dari suatu database terletak pada kemampuannya untuk menjawab pertanyaan kompleks. Access queries menyediakan kemampuan untuk menggabungkan data dari beberapa tabel dan menempatkan kondisi spesifik pada data yang diambil.
Bayangkan bahwa organisasi Anda memerlukan metode sederhana untuk membuat daftar produk-produk yang saat ini dijual di atas harga rata-rata mereka. Jika Anda hanya mengambil tabel informasi produk, memenuhi tugas ini akan membutuhkan sejumlah besar penyortiran data dan melakukan perhitungan dengan tangan. Namun, kekuatan kueri memungkinkan Anda meminta agar Access mengembalikan hanya catatan yang memenuhi ketentuan harga rata-rata di atas. Selain itu, Anda dapat menginstruksikan database untuk hanya mencantumkan nama dan harga unit dari item tersebut.
Untuk informasi selengkapnya tentang kekuatan kueri basis data di Access, baca Membuat Kueri Sederhana di Microsoft Access 2010.
Formulir Sisipkan Informasi
Sejauh ini, Anda telah membaca tentang konsep di balik pengorganisasian informasi dalam database dan mengambil informasi dari database. Anda masih perlu mekanisme untuk menempatkan informasi ke dalam tabel di tempat pertama. Microsoft Access menyediakan dua mekanisme utama untuk mencapai tujuan ini. Metode pertama adalah memunculkan tabel di jendela dengan mengklik dua kali di atasnya. Kemudian, tambahkan informasi ke bagian bawah tabel, sama seperti Anda menambahkan informasi ke spreadsheet.
Akses juga menyediakan antarmuka formulir yang mudah digunakan. Antarmuka memungkinkan pengguna untuk memasukkan informasi dalam bentuk grafik dan memiliki informasi yang secara transparan diteruskan ke database. Metode ini kurang mengintimidasi operator entri data, tetapi membutuhkan sedikit lebih banyak pekerjaan dari bagian administrator basis data. Untuk informasi lebih lanjut, baca Membuat Formulir di Access 2010
Laporan Akses Microsoft
Laporan memberikan kemampuan untuk menghasilkan ringkasan yang diformat dengan menarik dari data yang terkandung dalam satu atau lebih tabel dan pertanyaan. Melalui penggunaan trik dan template pintas, pengguna basis data yang berpengetahuan dapat membuat laporan dalam hitungan menit.
Misalkan Anda ingin menghasilkan katalog untuk berbagi informasi produk dengan klien saat ini dan calon klien. Informasi semacam ini dapat diambil dari database melalui penggunaan kueri yang bijaksana. Namun, informasi tersebut disajikan dalam bentuk tabel — bukan materi pemasaran yang paling menarik. Laporan memungkinkan dimasukkannya grafik, format yang menarik, dan pagination. Untuk informasi lebih lanjut, lihat Membuat Laporan di Access 2010.