Pengantar Fitur dan Fundamental
Apakah Anda kewalahan oleh sejumlah besar data yang perlu dilacak di organisasi Anda? Mungkin Anda saat ini menggunakan sistem pengarsipan kertas, dokumen teks atau spreadsheet untuk melacak informasi penting Anda. Jika Anda mencari sistem manajemen data yang lebih fleksibel, database mungkin hanya keselamatan yang Anda cari dan Microsoft Access 2013 menyediakan opsi yang sangat baik.
Apa itu Database?
Pada tingkat paling dasar, basis data hanyalah kumpulan data terorganisir. Sistem manajemen basis data (DBMS) seperti Microsoft Access, Oracle atau SQL Server memberi Anda perangkat lunak yang Anda butuhkan untuk mengatur data tersebut secara fleksibel. Ini termasuk fasilitas untuk menambah, memodifikasi atau menghapus data dari database, mengajukan pertanyaan (atau pertanyaan) tentang data yang disimpan dalam database dan menghasilkan laporan yang merangkum isi yang dipilih.
Microsoft Access 2013
Microsoft Access 2013 menyediakan pengguna dengan salah satu solusi DBMS paling sederhana dan paling fleksibel di pasaran saat ini. Pengguna biasa produk Microsoft akan menikmati tampilan dan nuansa Windows yang akrab serta integrasi yang erat dengan produk keluarga Microsoft Office lainnya. Untuk lebih lanjut tentang antarmuka Access 2010, baca Tur Antarmuka Pengguna Akses 2013 kami.
Pertama-tama mari kita periksa tiga komponen utama Akses yang sebagian besar pengguna database akan hadapi - tabel, pertanyaan, dan formulir. Jika Anda belum memiliki database Access, Anda mungkin ingin membaca tentang Membuat Access 2013 Database dari Scratch atau Membuat Access 2013 Database dari Template.
Microsoft Access Tables
Tabel terdiri dari blok pembangun dasar dari basis data apa pun. Jika Anda familiar dengan spreadsheet, Anda akan menemukan tabel basis data yang sangat mirip.
Tabel database umum mungkin berisi informasi karyawan, termasuk karakteristik seperti nama, tanggal lahir, dan judul. Ini mungkin terstruktur sebagai berikut:
- identitas pegawai
- Nama keluarga
- Nama depan
- Judul
- Salam
- Tanggal lahir
Periksa konstruksi tabel dan Anda akan menemukan bahwa setiap kolom tabel sesuai dengan karakteristik karyawan tertentu (atau atribut dalam istilah basis data). Setiap baris berhubungan dengan satu karyawan tertentu dan berisi informasinya. Hanya itu saja! Jika itu membantu, pikirkan masing-masing dari tabel ini sebagai daftar informasi spreadsheet-gaya. Untuk informasi lebih lanjut, baca Menambahkan Tabel ke Access 2013 Database
Mengambil Informasi dari Basis Data Akses
Tentunya, database yang hanya menyimpan informasi tidak akan berguna - kita perlu metode untuk mengambil informasi juga. Jika Anda hanya ingin mengingat informasi yang disimpan dalam tabel, Microsoft Access memungkinkan Anda untuk membuka tabel dan menelusuri catatan yang ada di dalamnya. Namun, kekuatan sebenarnya dari suatu database terletak pada kemampuannya untuk menjawab permintaan yang lebih kompleks, atau pertanyaan. Access queries menyediakan kemampuan untuk menggabungkan data dari beberapa tabel dan menempatkan kondisi spesifik pada data yang diambil.
Bayangkan bahwa organisasi Anda memerlukan metode sederhana untuk membuat daftar produk-produk yang saat ini dijual di atas harga rata-rata mereka. Jika Anda hanya mengambil tabel informasi produk, memenuhi tugas ini akan membutuhkan sejumlah besar penyortiran data dan melakukan perhitungan dengan tangan. Namun, kekuatan kueri memungkinkan Anda meminta Pengakses hanya mengembalikan catatan yang memenuhi ketentuan harga rata-rata di atas. Selain itu, Anda dapat menginstruksikan database untuk hanya mencantumkan nama dan harga unit dari item tersebut.
Untuk informasi selengkapnya tentang kekuatan kueri basis data di Access, baca Membuat Kueri Sederhana di Microsoft Access 2013.
Memasukkan Informasi ke dalam Basis Data Akses
Sejauh ini, Anda telah mempelajari konsep di balik pengorganisasian informasi dalam database dan mengambil informasi dari database. Kami masih membutuhkan mekanisme untuk menempatkan informasi ke dalam tabel di tempat pertama! Microsoft Access menyediakan dua mekanisme utama untuk mencapai tujuan ini. Metode pertama adalah hanya memunculkan tabel di jendela dengan mengklik dua kali di atasnya dan menambahkan informasi ke bagian bawahnya, sama seperti orang akan menambahkan informasi ke spreadsheet.
Akses juga menyediakan antarmuka formulir yang user-friendly yang memungkinkan pengguna untuk memasukkan informasi dalam bentuk grafik dan memiliki informasi yang secara transparan diteruskan ke database. Metode ini kurang mengintimidasi operator entri data, tetapi membutuhkan sedikit lebih banyak pekerjaan dari bagian administrator basis data. Untuk informasi lebih lanjut, baca Membuat Formulir di Akses 2013
Laporan Akses Microsoft
Laporan menyediakan kemampuan untuk dengan cepat menghasilkan ringkasan yang diformat dengan menarik dari data yang terkandung dalam satu atau lebih tabel dan / atau pertanyaan. Melalui penggunaan trik dan template pintas, pengguna database dapat membuat laporan dalam hitungan menit.
Misalkan Anda ingin memproduksi katalog untuk berbagi informasi produk dengan klien saat ini dan calon klien. Di bagian sebelumnya, kami mengetahui bahwa informasi semacam ini dapat diambil dari basis data kami melalui penggunaan kueri yang bijaksana. Namun, ingat bahwa informasi ini disajikan dalam bentuk tabel - bukan materi pemasaran yang paling menarik! Laporan memungkinkan dimasukkannya grafik, format dan pagination yang menarik. Untuk informasi lebih lanjut, lihat Membuat Laporan di Access 2013.