Sementara kehilangan data mempengaruhi semua orang yang menggunakan komputer, itu sangat bermasalah bagi mereka yang menggunakan perangkat lunak pengolah kata.
Tidak ada yang lebih membuat frustrasi daripada kehilangan dokumen penting yang telah Anda habiskan begitu banyak waktu pembuatan - terutama jika Anda seperti kebanyakan pengguna yang membuat dokumen langsung di komputer dan tidak memiliki manfaat dari salinan tulisan tangan.
Kami secara teratur menerima pertanyaan dari pengguna yang perlu memulihkan file yang hilang, dan, sayangnya, pada saat itu sudah terlambat untuk membantu, karena kerusakan sudah dilakukan. Satu-satunya cara pasti untuk memulihkan file yang hilang adalah mengembalikannya dari cadangan, dan itulah mengapa sangat penting memiliki sistem untuk mencegah kehilangan data.
Inilah Yang Kami Rekomendasikan untuk Mencegah Terhadap Kehilangan Data
1. Jangan pernah menyimpan dokumen Anda pada drive yang sama dengan sistem operasi Anda
Sementara sebagian besar pengolah kata akan menyimpan file Anda di folder My Documents, ini adalah tempat terburuk untuk mereka. Apakah itu virus atau kegagalan perangkat lunak, sebagian besar masalah komputer mempengaruhi sistem operasi, dan seringkali satu-satunya solusi adalah memformat ulang drive dan menginstal ulang sistem operasi. Dalam hal seperti itu, semua yang ada di drive akan hilang.
Memasang hard-drive kedua di komputer Anda adalah cara yang relatif murah untuk mengatasi masalah ini. Hard drive internal kedua tidak akan terpengaruh jika sistem operasi rusak, dan bahkan dapat diinstal di komputer lain jika Anda perlu membeli yang baru; lebih lanjut, Anda akan terkejut melihat betapa mudahnya mereka mengaturnya. Jika Anda ragu untuk menginstal drive internal kedua, alternatif yang bagus adalah membeli hard-drive eksternal. Drive eksternal dapat dilampirkan ke komputer kapan saja cukup dengan mencolokkannya ke port usb atau firewire.
Banyak drive eksternal juga memiliki manfaat tambahan dari one-touch dan / atau back up terjadwal - Anda cukup menentukan folder dan perangkat lunak akan mengurus sisanya. Saya menggunakan hard drive eksternal 200GB dari Maxtor, yang tidak hanya memiliki banyak ruang, tetapi juga mudah digunakan (bandingkan harga).
Jika hard-drive lain bukan pilihan bagi Anda, simpan file Anda ke floppy disk yang berlabel jelas, tetapi waspadalah: pabrikan komputer bergerak menjauh dari menyertakan floppy drive dengan komputer baru, sehingga Anda mungkin memiliki masalah di masa depan untuk mengambil data dari disket .
2. Cadangkan file Anda secara teratur, di mana pun mereka disimpan
Hanya menyimpan file Anda di lokasi yang berbeda dari sistem operasi Anda tidak cukup; Anda perlu membuat cadangan file Anda secara teratur, dan mari kita hadapi itu, bahkan cadangan Anda dapat mengalami kegagalan: CD tergores, hard drive rusak, dan disket dihapus.
Masuk akal untuk meningkatkan peluang Anda untuk dapat mengambil file dengan memiliki cadangan kedua dari itu; jika datanya benar-benar penting, Anda mungkin bahkan ingin memikirkan menyimpan cadangan di brankas yang tahan api.
3. Waspadai lampiran email
Bahkan jika Anda yakin mereka tidak mengandung virus, lampiran email dapat menyebabkan Anda kehilangan data.
Pikirkanlah: jika Anda menerima dokumen dengan nama yang sama dengan yang ada di drive Anda, dan perangkat lunak email Anda diatur untuk menyimpan lampiran di lokasi yang sama, Anda menjalankan risiko menimpa file yang sudah ada di sana. Ini sering terjadi ketika Anda berkolaborasi dalam dokumen dan mengirimkannya melalui email.
Jadi, pastikan Anda mengatur program email Anda untuk menyimpan lampiran di lokasi yang unik, atau, pembatasan itu, pastikan Anda berpikir dua kali sebelum menyimpan lampiran email pada hard drive Anda.
4. Waspadai kesalahan pengguna
Kami tidak suka mengakuinya, tetapi kami sering merekayasa masalah kami sendiri. Manfaatkan perlindungan yang disertakan dalam pengolah kata Anda, seperti fitur versi dan perubahan yang dilacak. Cara umum pengguna kehilangan data adalah ketika mereka mengedit dokumen dan secara tidak sengaja menghapus bagian - setelah dokumen disimpan, bagian yang diubah atau dihapus hilang kecuali Anda telah mengaktifkan fitur yang akan menyimpan perubahan untuk Anda.
Jika Anda tidak ingin mengacaukan fitur-fitur canggih, gunakan tombol F12 sebelum Anda mulai bekerja untuk menyimpan file dengan nama yang berbeda.
Ini tidak terorganisir seperti beberapa metode lain, tetapi itu adalah trik yang berguna.
5. Simpan hardcopies dokumen Anda
Meskipun tidak akan mencegah Anda untuk mengetik dan memformat dokumen Anda lagi, memiliki hardcopy setidaknya akan memastikan Anda memiliki isi file - dan itu lebih baik daripada tidak memiliki apa pun!