Salah satu kelemahan menggunakan gabungan surat untuk membuat dokumen adalah bahwa Anda berisiko lebih tinggi membuat lebih banyak kesalahan daripada jika Anda membuat masing-masing dokumen Anda satu per satu. Jika Anda tidak terlalu akrab dengan gabungan surat, risiko membuat kesalahan besar yang dapat mengacaukan semua dokumen cetak Anda jauh lebih tinggi.
Itu tidak berarti bahwa pengalaman merger surat tidak perlu mengoreksi dokumen mereka juga. Item berikut adalah 5 gabungan gabungan kesalahan teratas yang harus Anda periksa dokumen Anda sebelum menyelesaikannya dan mengirimnya untuk dicetak.
1. Comprehensiveness
Penting bagi Anda untuk memeriksa ulang apakah Anda memasukkan semua informasi yang diperlukan untuk penggabungan surat yang sukses. Cukup mudah untuk mengabaikan bidang ketika Anda membuat dokumen Anda. Berikan perhatian khusus pada alamat dan yang lebih penting, kode pos. Anda juga harus memastikan bahwa baris ucapan atau area lain di mana Anda telah memasukkan beberapa bidang secara berurutan semuanya diisi dengan benar.
2. Akurasi
Meskipun ini mungkin tampak seperti akal sehat, Anda akan terkejut melihat betapa banyak orang mengacaukan gabungan surat mereka karena mereka tidak memeriksa keakuratannya. Untuk memastikan akurasi gabungan surat Anda, Anda harus memastikan bahwa Anda memasukkan bidang yang benar di lokasi yang benar. Jika Anda memiliki kolom dengan nama yang mirip, terlalu mudah untuk memasukkan yang salah. Jika Anda sering membuat kesalahan ini, sebaiknya evaluasi ulang nama yang Anda berikan untuk menghindari kebingungan di masa mendatang.
3. Jarak
Jarak mungkin tidak tampak seperti hal yang paling penting ketika bekerja dengan gabungan surat, tetapi jarak tidak memainkan faktor yang signifikan. Terkadang sulit untuk mengatakan berapa banyak ruang yang Anda masukkan ke dalam dokumen. Penggunaan kolom gabungan surat membuatnya semakin sulit untuk diceritakan, terutama ketika mereka berdekatan. Anda bahkan dapat menemukan bahwa Anda telah menghilangkan ruang sama sekali. Penting untuk memeriksa dokumen Anda untuk memastikan bahwa Anda memiliki ruang di antara semua bidang lain, produk akhir hanya akan menjadi beberapa kata-kata yang tidak dapat dibaca.
4. Tanda baca
Demikian pula dengan jarak, banyak orang mengabaikan nilai dan pentingnya tanda baca ketika bekerja dengan gabungan surat. Sangat mudah untuk mengabaikan tanda baca Anda ketika bekerja dengan kolom gabungan surat karena jarak. Anda akan melihat bahwa Anda sering salah menandakan tanda baca, menghilangkan sepenuhnya, atau menambahkan tanda baca ganda ketika Anda memiliki beberapa bidang gabungan surat dalam satu baris.
5. Memformat
Pemformatan teks Anda adalah salah satu kesalahan utama yang mengarah pada "gabungan email tidak berfungsi" pencarian Google. Penting bagi Anda untuk memeriksa apakah format yang diterapkan pada kolom gabungan surat Anda sudah benar. Apakah Anda seorang newbie mail merger atau Anda telah menyelesaikan ratusan gabungan surat, penting untuk memeriksa kolom gabungan surat Anda untuk cetak miring, menggarisbawahi, dan format tebal dan memperbaikinya sebelum Anda menyelesaikan Gabungan Surat.
Membungkus
Ini tidak berarti daftar lengkap kesalahan yang dapat Anda perkenalkan dalam proses gabungan surat, tetapi ini adalah tempat yang baik untuk memulai. Dan tak perlu dikatakan lagi bahwa Anda harus membuktikan kesalahan lainnya, seperti kesalahan ketik dan salah eja, yang dapat terjadi dalam dokumen apa pun. Tidak ada seorangpun yang sempurna; beberapa orang lebih baik dalam berpura-pura mereka!
Diedit oleh: Martin Hendrikx