Fitur Mail Merge milik Microsoft memungkinkan Anda mengirim dokumen yang sama dengan sedikit perubahan pada sejumlah besar penerima. Istilah "menggabungkan" berasal dari fakta bahwa satu dokumen (surat, misalnya) digabungkan dengan dokumen sumber data, seperti spreadsheet .
Fitur gabungan surat Word bekerja dengan lancar dengan data dari Excel. Meskipun Word juga memungkinkan Anda untuk membuat sumber datanya sendiri, opsi untuk menggunakan data ini terbatas. Selanjutnya, jika Anda sudah memiliki data Anda dalam spreadsheet, tidak masuk akal untuk mengetik ulang semua informasi ke dalam sumber data Word.
Mempersiapkan Data Anda untuk Penggabungan Surat
Secara teoritis, Anda bisa menggunakan lembar kerja Excel apa pun dalam fungsi gabungan surat Word tanpa persiapan khusus. Namun, disarankan agar Anda meluangkan waktu untuk menyiapkan lembar kerja Anda untuk mengoptimalkan proses gabungan surat .
Berikut adalah beberapa panduan untuk mengamati yang akan membantu membuat proses gabungan surat berjalan lebih lancar.
Atur Data Spreadsheet Anda
Pada risiko menyatakan yang jelas, data Anda harus diatur rapi ke dalam baris dan kolom. Pikirkan setiap baris sebagai satu catatan dan setiap kolom sebagai bidang yang akan Anda masukkan ke dalam dokumen Anda. (Lihat tutorial entri data Excel jika Anda membutuhkan penyegaran.)
Buat Row Header
Buat baris header untuk sheet yang ingin Anda gunakan untuk gabungan surat. Baris tajuk adalah baris yang berisi label yang mengidentifikasi data di sel di bawah ini. Excel bisa rewel kadang-kadang tentang membedakan antara data dan label, jadi buat ini jelas dengan menggunakan teks tebal, batas sel dan bayangan sel yang unik untuk baris header. Ini akan memastikan Excel membedakannya dari sisa data Anda.
Kemudian ketika Anda menggabungkan data dengan dokumen utama, label akan muncul sebagai nama kolom gabungan, sehingga tidak akan ada kebingungan mengenai data apa yang Anda masukkan ke dalam dokumen Anda. Lebih jauh lagi, ini adalah praktik yang baik untuk memberi label pada kolom Anda, karena membantu mencegah kesalahan pengguna.
Masukkan Semua Data pada Satu Lembar
Data yang ingin Anda gunakan untuk gabungan surat harus pada satu lembar. Jika tersebar di beberapa lembar, Anda harus menggabungkan lembar atau melakukan gabungan beberapa email. Pastikan juga lembaran diberi nama dengan jelas , karena Anda harus dapat memilih lembar yang ingin Anda gunakan tanpa melihatnya.
Mengaitkan Sumber Data di Gabungan Surat
Langkah selanjutnya dalam proses gabungan surat adalah mengaitkan spreadsheet Excel yang sudah Anda siapkan dengan dokumen Word Anda.
- Pada toolbar Gabungan Surat, klik tombol Sumber Data Terbuka .
- Di kotak dialog Pilih Sumber Data, navigasikan melalui folder sampai Anda menemukan buku kerja Excel Anda. Jika Anda tidak dapat menemukan file Excel Anda, pastikan "Semua sumber data" dipilih di menu tarik-turun berlabel "File tipe."
- Klik dua kali pada file sumber Excel sumber Anda, atau pilih dan klik Buka .
- Di kotak dialog Pilih Tabel, pilih lembar Excel yang berisi data yang ingin Anda gabungkan dengan dokumen Anda.
- Pastikan kotak centang di samping "Baris data pertama berisi tajuk kolom" dicentang.
- Klik OK .
Sekarang sumber data telah dikaitkan dengan dokumen utama, Anda dapat mulai memasukkan teks dan / atau mengedit dokumen Word Anda. Anda tidak dapat, bagaimanapun, membuat perubahan pada sumber data Anda di Excel; jika Anda perlu melakukan perubahan pada data, Anda harus menutup dokumen utama di Word sebelum Anda dapat membuka sumber data di Excel.
Memasukkan kolom gabungan ke dokumen Anda mudah dengan mengikuti langkah-langkah berikut:
- Klik tombol Sisipkan Kolom Kolom pada toolbar gabungan surat. Kotak dialog Sisipkan Kolom Gabungan akan muncul.
- Sorot nama bidang yang ingin Anda sisipkan dari daftar dan klik Sisipkan .
- Kotak akan tetap terbuka, memungkinkan Anda memasukkan lebih banyak bidang. Jika Anda memasukkan lebih dari satu bidang secara berurutan, Word tidak akan secara otomatis menambahkan spasi di antara bidang di dokumen Anda; Anda harus melakukan ini sendiri setelah Anda menutup kotak dialog. Di dokumen Anda, Anda akan melihat nama bidang yang dikelilingi oleh panah ganda.
- Setelah selesai, klik Tutup .
Memasukkan Blok Alamat dan Salam - Gunakan dengan Saksama
Microsoft baru-baru ini menambahkan fitur gabungan surat yang memungkinkan Anda untuk memasukkan blok alamat dan baris ucapan. Dengan mengklik tombol masing-masing pada toolbar, Word akan memungkinkan Anda untuk memasukkan beberapa bidang sekaligus, diatur dalam variasi umum.
Tombol insert address block adalah yang di sebelah kiri; sisipkan sisipan di sebelah kanan.
Selanjutnya, ketika Anda mengklik salah satu tombol, Word menampilkan kotak dialog yang memberi Anda beberapa opsi pada bidang mana yang ingin Anda sisipkan, bagaimana Anda ingin mengaturnya, tanda baca apa yang akan dimasukkan, dan lain-lain. Meskipun ini terdengar cukup jelas — dan itu jika Anda menggunakan sumber data yang dibuat di Word — ini bisa membingungkan jika Anda menggunakan lembar kerja Excel.
Ingat ketika rekomendasi tentang menambahkan baris header di lembar kerja Anda pada halaman 1 artikel ini? Nah, jika Anda menamai bidang sesuatu selain dari yang digunakan Word sebagai nama bidang untuk data yang serupa, Word mungkin cocok dengan bidang yang salah.
Apa artinya ini jika Anda menggunakan blok alamat sisipan atau menyisipkan tombol baris ucapan , data mungkin muncul dalam urutan yang berbeda dari yang Anda tentukan — hanya karena labelnya tidak cocok. Untungnya, Microsoft mengantisipasi hal ini dan membuat fitur Bidang Pencocokan yang memungkinkan Anda mencocokkan nama bidang Anda dengan kata-kata yang digunakan di blok.
Menggunakan Bidang Pencocokan untuk Memetakan Label Bidang dengan Benar
Untuk mencocokkan bidang, ikuti langkah-langkah berikut:
- Klik pada tombol Match Fields pada toolbar.
- Dalam kotak dialog Match Fields, Anda akan melihat daftar nama kolom Word di sebelah kiri. Di sisi kanan kotak, Anda akan melihat kolom kotak dropdown. Nama di setiap kotak dropdown adalah bidang yang digunakan Word untuk masing-masing bidang di blok Alamat atau blokir Blokir. Untuk membuat perubahan apa pun, cukup pilih nama bidang dari kotak tarik-turun.
- Setelah Anda selesai melakukan perubahan, klik OK .
Anda juga dapat memunculkan kotak dialog Bidang Pencocokan dengan mengklik tombol Bidang Pencocokan di bagian bawah kotak dialog Sisipkan Alamat atau Kotak Sambut, yang keduanya muncul saat Anda mengeklik tombol bilah alat terkait.
Melihat Dokumen Gabungan Surat
Sebelum kita melanjutkan untuk melihat pratinjau dan mencetak dokumen gabungan Anda, catatan tentang pemformatan: Saat menyisipkan kolom gabungan ke dalam dokumen, Word tidak membawa pemformatan data dari sumber data.
Menerapkan Format Khusus dari Spreadsheet Sumber
Jika Anda ingin menerapkan pemformatan khusus seperti cetak miring, tebal atau garis bawah, Anda harus melakukannya di Word. Jika Anda melihat dokumen dengan bidang, Anda harus memilih panah ganda di kedua sisi bidang yang ingin Anda terapkan pemformatannya. Jika Anda melihat data yang digabungkan dalam dokumen, cukup sorot teks yang ingin Anda ubah.
Ingat bahwa perubahan apa pun akan dilakukan di seluruh dokumen yang digabung, bukan hanya dokumen individual.
Pratinjau Dokumen yang Digabungkan
Untuk melihat pratinjau dokumen gabungan Anda, klik tombol Lihat Data Gabungan pada toolbar Gabungan Surat. Tombol ini berfungsi seperti sakelar pengalih, jadi jika Anda ingin kembali hanya melihat bidang dan bukan data yang ada, klik lagi.
Anda dapat menavigasi dokumen yang digabung dengan menggunakan tombol navigasi di toolbar Gabungan Surat. Mereka, dari kiri ke kanan: Rekaman Pertama , Rekaman Sebelumnya , Ke Rekam , Rekaman Berikutnya , Rekaman Terakhir .
Sebelum Anda menggabungkan dokumen Anda, Anda harus melihat semuanya, atau sebanyak yang Anda bisa untuk memastikan bahwa semuanya digabungkan dengan benar. Berikan perhatian khusus pada hal-hal seperti tanda baca dan jarak di sekitar data yang digabungkan.
Menyelesaikan Dokumen Penggabungan Surat Anda
Ketika Anda siap untuk menggabungkan dokumen Anda, Anda memiliki dua pilihan.
Bergabung ke Printer
Yang pertama adalah menggabungkannya ke printer. Jika Anda memilih opsi ini, dokumen akan dikirim ke printer tanpa modifikasi apa pun. Anda dapat menggabungkan ke printer cukup dengan mengklik tombol Gabung ke Printer bilah alat.
Bergabung menjadi Dokumen Baru
Jika Anda perlu mempersonalisasi sebagian atau semua dokumen (meskipun, Anda sebaiknya menambahkan bidang catatan dalam sumber data untuk catatan yang dipersonalisasi), atau membuat perubahan lain sebelum Anda mencetak, Anda dapat menggabungkannya ke dokumen baru; jika Anda menggabungkan ke dokumen baru, surat menggabungkan dokumen utama dan sumber data akan tetap utuh, tetapi Anda akan memiliki file kedua yang berisi dokumen yang digabungkan.
Untuk melakukan ini, cukup klik tombol Gabung ke toolbar New Document .
Apapun metode yang Anda pilih, Anda akan disajikan dengan kotak dialog di mana Anda dapat memberitahu Word untuk menggabungkan semua rekaman, rekaman saat ini, atau berbagai catatan.
Klik tombol opsi di sebelah pilihan yang Anda inginkan dan kemudian klik OK .
Jika Anda ingin menggabungkan suatu rentang, Anda harus memasukkan nomor awal dan nomor akhir untuk catatan yang ingin Anda sertakan dalam penggabungan sebelum Anda mengklik OK .
Jika Anda memilih untuk mencetak dokumen, setelah kotak dialog muncul, Anda akan disajikan dengan kotak dialog Print. Anda dapat berinteraksi dengannya sama seperti yang Anda lakukan untuk dokumen lain.