Penggabungan surat adalah alat yang menyederhanakan pembuatan kumpulan dokumen yang serupa tetapi berisi elemen data yang unik dan variabel. Ini dilakukan dengan menghubungkan basis data yang berisi elemen-elemen data tersebut ke dokumen, yang berisi kolom gabungan tempat data unik tersebut akan diisi.
Mail merge menghemat waktu dan upaya Anda dengan mengotomatiskan proses memasukkan potongan data standar seperti nama dan alamat ke dalam dokumen. Misalnya, Anda bisa menautkan surat formulir ke sekelompok kontak di Outlook; surat ini mungkin memiliki kolom gabungan untuk setiap alamat kontak dan satu untuk nama kontak terkait sebagai bagian dari salam surat itu.
Penggunaan Gabungan Surat
Penggabungan surat, bagi banyak orang, memunculkan pikiran tentang email sampah. Meskipun para pemasar tidak dapat disangkal menggunakan gabungan surat untuk menghasilkan sejumlah besar email dengan cepat dan mudah, banyak kegunaan lain yang mungkin mengejutkan Anda dan mengubah cara Anda membuat beberapa dokumen Anda.
Anda dapat menggunakan gabungan surat untuk membuat jenis dokumen apa pun yang dicetak, serta dokumen dan faks yang didistribusikan secara elektronik. Jenis dokumen yang dapat Anda buat menggunakan gabungan surat hampir tidak terbatas. Berikut beberapa contohnya:
- Katalog
- Persediaan
- Faktur
- Label
- Amplop
- Dan, tentu saja, surat
Ketika digunakan dengan cerdas, gabungan surat dapat meningkatkan produktivitas Anda sangat. Itu juga dapat meningkatkan keefektifan dokumen yang Anda buat. Misalnya, dengan menyesuaikan huruf dengan nama penerima atau elemen lain yang khusus untuk setiap penerima, Anda menyajikan gambar pribadi yang dipoles yang menetapkan panggung untuk hasil yang Anda inginkan.
Anatomi Gabungan Surat
Gabungan surat terdiri dari dua bagian utama: dokumen dan sumber data , juga disebut sebagai basis data Microsoft Word menyederhanakan pekerjaan Anda dengan memungkinkan Anda menggunakan aplikasi Office lainnya seperti Excel dan Outlook sebagai sumber data. Jika Anda memiliki Office suite lengkap, gunakan salah satu aplikasinya sebagai sumber data Anda mudah, nyaman, dan sangat disarankan. Menggunakan kontak yang sudah Anda masukkan ke kontak Outlook Anda, misalnya, akan menyelamatkan Anda dari memasukkan kembali informasi itu ke sumber data lain. Menggunakan spreadsheet Excel yang ada memberi Anda fleksibilitas yang lebih besar dengan data Anda daripada sumber data yang akan dibuat Word.
Jika Anda hanya memiliki program Word, Anda masih dapat menggunakan fitur gabungan surat. Word memiliki kemampuan untuk membuat sumber data sepenuhnya dapat disesuaikan untuk Anda gunakan dalam gabungan surat Anda.
Menyiapkan Gabungan Surat
Gabungan surat mungkin tampak rumit — dan rumit, data-dokumen berat yang bergantung pada database besar tentu bisa. Word, bagaimanapun, menyederhanakan pengaturan gabungan surat untuk penggunaan umum dengan menyediakan penyihir yang memandu Anda melalui proses menghubungkan dokumen Anda ke database. Umumnya, Anda dapat menyelesaikan proses dalam kurang dari 10 langkah yang cukup mudah, termasuk mencari dan memperbaiki kesalahan. Itu lebih sedikit daripada menyiapkan dokumen Anda secara manual, dan dengan lebih sedikit waktu dan kerumitan juga.