Definisi dan Manfaat dari Groupware, Collaboration Software
Istilah groupware merujuk pada beberapa jenis lingkungan kerja kolaboratif yang didukung komputer. Dengan penekanan pada interoperabilitas dan kerja kolektif dalam pengaturan multi-pengguna, perangkat lunak kolaborasi beroperasi sebagai portal tempat pengguna membuat dan memperbarui dokumen yang dikendalikan oleh versi, mengelola konten online, berbagi aset seperti kalender dan kotak masuk, dan berunding melalui fitur obrolan dan perpesanan .
Dalam beberapa kasus, groupware adalah alat yang berdiri sendiri, seperti dengan platform OnlyOffice untuk kolaborasi dokumen atau platform Intuit Quick Base untuk manajemen data. Dalam kasus lain, groupware berfungsi seperti sistem manajemen konten (seperti dengan WordPress) atau sebagai intranet berfitur lengkap (seperti SharePoint).
Istilah groupware mencakup implementasi perangkat lunak yang sangat luas dan sangat spesifik. Apa yang umum untuk definisi apa pun, bagaimanapun, adalah bahwa lebih dari satu pengguna berkolaborasi dalam lingkungan yang sama menggunakan alat dan proses yang sama.
Manfaat dan Fitur dari Groupware
Groupware memungkinkan kedua pekerja di lokasi dan anggota tim yang tersebar secara geografis untuk saling bekerja sama melalui internet atau intranet . Aplikasi perangkat lunak ini biasanya memberikan banyak manfaat :
- Otentikasi dan penebangan — cara standar untuk mengakses groupware, log dari siapa melakukan apa, catatan yang memenuhi persyaratan penemuan hukum
- Alat komunikasi —chat, grup diskusi berulir, kotak surat pribadi
- Pekerjaan interaktif —polls, pengeditan file real-time, manajemen tugas bersama
- Dapat ditemukan — penyimpanan pusat file dan aset informasi yang didukung oleh alat pencarian yang tangguh
- Alur kerja terkoordinasi - proses dikelola oleh groupware yang menangani persetujuan, ulasan, proofreading, dll, serta dukungan untuk proses manajemen proyek
- Manajemen pengetahuan perusahaan - wiki internal, dokumen referensi yang dilindungi, bookmark grup, repositori kata sandi bersama, sejarah kontrol-versi
- Keterlibatan sosial dan manajemen reputasi - grup pengguna, lencana profil, penyesuaian profil oleh pengguna, gamification melalui level pengguna dan kontes keterlibatan pengguna
Bukan hanya karyawan perusahaan besar yang mendapat manfaat dari menggunakan groupware. Untuk wirausahawan dan freelancer, alat ini memungkinkan kemudahan berbagi file, kolaborasi, dan komunikasi melalui proyek dengan klien jarak jauh, semua dari kenyamanan kantor pusat.
Solusi groupware yang berbeda mendukung fitur yang berbeda. Kebanyakan lingkungan groupware tidak menawarkan semua fitur yang tercantum di atas, tetapi banyak yang menawarkan subset dalam kombinasi yang berbeda. Salah satu tantangan dalam memilih solusi groupware yang tepat untuk kebutuhan bisnis tertentu terletak pada menyeimbangkan fitur yang ditawarkan setiap platform potensial relatif terhadap kebutuhan organisasi.
Contoh Perangkat Lunak Groupware
IBM Lotus Notes (atau Perangkat Lunak Lotus per situs web Lotus IBM) adalah salah satu perangkat lunak kolaborasi yang paling awal dan masih digunakan di banyak kantor saat ini. Microsoft SharePoint adalah solusi groupware utama lain yang sudah mapan di perusahaan besar.
Suite groupware komprehensif utama, di luar penawaran dari IBM dan Microsoft, termasuk:
- G-Suite — platform email, dokumen, dan kolaborasi sosial Google
- Zoho One — suite yang berfokus pada bisnis untuk perusahaan kecil dan menengah
- Salesforce —sebuah platform untuk manajemen hubungan pelanggan
Selain itu, ekosistem groupware yang berkembang dengan kasus penggunaan yang ditargetkan menawarkan fleksibilitas untuk mengejar solusi terbaik untuk digunakan dengan, atau sebagai ganti, kumpulan groupware komprehensif yang lebih mahal:
- Basecamp, alat manajemen proyek berbayar populer
- Ngerumpi, yang menawarkan akun gratis dan terbatas serta akun berbayar
- Xero, yang menawarkan sistem akuntansi online lengkap di cloud
- WordPress, platform gratis untuk konten berbasis web