Cara Aman Berbagi File Dengan Orang
SharePoint Online, layanan berbasis cloud yang di-hosting oleh Microsoft, adalah bagian dari paket Office 365, atau dapat diperoleh sebagai add-on ke SharePoint Server. Minat utama dalam layanan SharePoint Online yang baru dan ditingkatkan adalah untuk meningkatkan percakapan interaktif secara online dan untuk membuatnya lebih mudah dan lebih aman untuk berbagi dokumen saat bepergian.
Jika Anda sudah menjadi pengguna SharePoint Online, Anda dapat mengantisipasi layanan yang ditingkatkan. SharePoint Online sekarang termasuk penggunaan pada ponsel dan tablet dan pengalaman sosial yang mulus. Juga termasuk dalam Office 365 adalah OneDrive for Business, versi profesional OneDrive untuk penyimpanan dokumen di cloud yang memungkinkan Anda untuk melakukan sinkronisasi dengan file yang disimpan di komputer atau server perusahaan Anda.
Mengorganisasikan Izin dan Pengguna dalam Grup
Izin untuk berbagi dokumen di SharePoint Online paling baik dilakukan sesuai dengan akses pengguna yang diinginkan. Tingkat izin untuk SharePoint Online termasuk:
- Pengunjung - lihat dokumen di browser
- Anggota - mengedit atau menyumbangkan dokumen
- Pemilik - memiliki izin kontrol penuh dari situs SharePoint Online
Bagi pengunjung untuk mengunduh dokumen, izin harus menyertakan akses "baca".
Nama grup baru dapat dibuat untuk membentuk grup pengguna tertentu atau kolaborasi tim . "Desainer Situs," "penulis," dan "Pelanggan," adalah contoh.
Berbagi Dokumen Di Luar Organisasi Anda
Pengguna eksternal biasanya adalah pemasok, konsultan, dan pelanggan yang ingin Anda bagikan dokumen dari waktu ke waktu.
Pemilik SharePoint Online yang memiliki izin kontrol penuh dapat berbagi dokumen dengan pengguna eksternal. Pengguna eksternal dapat ditambahkan ke grup pengguna Pengunjung atau Anggota untuk mengelola izin dengan lebih baik untuk membagikan dokumen.
- Bagikan tautan tamu. Tautan tamu dapat dibagikan melalui email untuk melihat dokumen dari pustaka dokumen SharePoint Online. Untuk meminimalkan risiko bahwa dokumen akan dibagikan dengan orang lain, Anda dapat meminta pengguna eksternal untuk masuk. Langkah ini mengharuskan Anda untuk menyiapkan orang-orang di grup perizinan Pengunjung (atau pengguna yang tidak berlisensi dengan akses baca) untuk memastikan tautan tamu tidak dapat dibuka oleh pengguna anonim.
- Bagikan dengan anggota. Jika pengguna eksternal Anda memiliki langganan ke Office 365 atau anggota situs Anda, Anda dapat meminta mereka untuk masuk sebelum mengakses dokumen bersama. Langkah ini mengasumsikan Anda menambahkannya ke grup izin Anggota. Pengguna eksternal tanpa Microsoft Office dapat mengunduh file, selama mereka memiliki akses baca.
- Bagikan tautan publik dari OneDrive for Business. OneDrive adalah area penyimpanan dokumen yang disimpan di Office 365 jika layanan Anda telah ditingkatkan. OneDrive paling baik digunakan untuk berbagi file dengan pengguna publik eksternal yang terpisah dari pustaka dokumen SharePoint Online. OneDrive dapat dianggap sebagai versi terakhir dari dokumen untuk dilihat publik — untuk memposting sebagai tautan dari situs web atau blog, misalnya. Pustaka dokumen SharePoint Online Anda dapat menjadi sumber, jadi buat salinan untuk OneDrive untuk membantu Anda membedakan kedua area tersebut, jika Anda memilih untuk menggunakan OneDrive dengan cara ini.
- Berbagi dokumen di dalam organisasi Anda. Pengguna internal adalah orang-orang dalam organisasi Anda atau departemen lain. Biasanya Anda berbagi dokumen secara berbeda, tergantung pada apakah Anda bekerja dan berkolaborasi dalam grup atau Anda memposting dokumen di intranet agar orang lain dapat melihat status pengetahuan atau versi dokumen saat ini.
- Bagikan dengan anggota. Menggunakan Office 365 dengan SharePoint Online menyediakan akses ke Aplikasi Web Office, layanan ringan berbasis browser yang dapat Anda gunakan untuk membuat, mengedit, dan berbagi dokumen secara online. Pengguna dengan Microsoft Office dapat menyinkronkan file dari komputer mereka dengan file yang disimpan di SharePoint Online untuk dibagikan dengan anggota. Selain itu, pengguna dengan Microsoft Office dapat menyinkronkan file dan folder dari SharePoint Online ke komputer atau perangkat seluler untuk bekerja offline.
- Bagikan dengan nonanggota. Dengan asumsi tidak semua orang di organisasi Anda memiliki langganan ke Office 365, dokumen dapat dibagikan bergantung pada grup izin. Misalnya, nonanggota seperti tim eksekutif di organisasi Anda mungkin perlu terus menilai perpustakaan dokumen pemasaran di mana intelijen pasar atau pengalaman pelanggan ditangkap di lapangan.
- Bagikan dari OneDrive. Anda dapat berbagi file dengan pengguna internal dari OneDrive. Anda dapat menggunakan OneDrive sebagai area pementasan sebelum memindahkan dokumen ke pustaka dokumen SharePoint Online.