Cara Membuat dan Menggunakan Template Email di Outlook

Ketika Anda menyadari bahwa Anda sering mengirim email yang sangat mirip , jangan klik Kirim segera. Simpan pesan sebagai template pesan pertama di Outlook , dan komposisi minggu depan akan menjadi lebih cepat mulai dari alat tulis itu (jangan bingung dengan alat tulis email, tentu saja ...).

Buat Template Email (untuk Pesan Baru) di Outlook

Untuk menyimpan pesan sebagai template untuk email di masa mendatang di Outlook:

1. Buat pesan email baru di Outlook.
   1. Pergi ke Mail (tekan Ctrl-1 , misalnya).
   2. Klik Email Baru di bagian Baru pita Rumah atau tekan Ctrl-N .
2. Masukkan Subjek jika Anda ingin menggunakannya untuk template pesan Anda.
   • Anda dapat menyimpan template email tanpa subjek default di Outlook, tentu saja.
3. Sekarang masukkan badan teks template email.
   1. Hapus tanda tangan apa pun jika Anda telah mengatur Outlook untuk menambahkan tanda tangan secara otomatis saat menulis.
4. Klik File di bilah alat pesan.
5. Pilih Save As pada lembar yang telah muncul.
   1. Di Outlook 2007 dan sebelumnya, pilih File | Save As dari menu.
   2. Di Outlook 2010, klik tombol Office dan pilih Save As .
6. Pilih Template Outlook di bawah Save as type: di dialog Save As .
   • Outlook secara otomatis akan memilih folder "Template" untuk disimpan.
7. Ketik nama template yang diinginkan (jika berbeda dari subjek email) di bawah Nama file:.
8. Klik Simpan .
9. Tutup jendela komposisi email.
10. Jika diminta:
    1. Klik Tidak di bawah Kami menyimpan draf pesan ini untuk Anda. Mau menyimpannya? .

Tentu saja, Anda juga dapat mengirim pesan — menggunakan, dengan cara, template untuk pertama kalinya — daripada membuangnya.

Menulis Email Menggunakan Template di Outlook

Untuk menulis pesan baru (lihat di bawah untuk balasan) menggunakan template pesan di Outlook:

1. Buka Mail di Outlook.
   • Anda dapat menekan Ctrl-1 , misalnya.
2. Pastikan pita Home (atau HOME ) dipilih dan diperluas.
3. Klik Item Baru di bagian Baru .
4. Pilih Lebih Banyak Item | Pilih Formulir ... dari menu yang telah muncul.
   1. Di Outlook 2007, pilih Alat | Formulir | Pilih Formulir ... dari menu di kotak masuk Outlook Anda.
5. Pastikan Template Pengguna di Sistem File dipilih di bawah Look In:.
6. Klik dua kali template pesan email yang diinginkan.
7. Alamat, beradaptasi dan akhirnya mengirim email.

Buat Template Email Sederhana untuk Balasan Cepat di Outlook

Untuk mengatur template untuk balasan secepat kilat di Outlook:

1. Buka Mail di Outlook.
2. Pastikan pita Home aktif dan diperluas.
3. Pilih Buat Baru di bagian Langkah Cepat .
   • Anda juga dapat mengklik tombol Kelola Langkah Cepat di sudut kanan bawah bagian ini, klik Baru dan pilih Kustom .
4. Ketikkan nama singkat untuk template balasan Anda di bawah Nama:.
   • Untuk template untuk membalas dengan deskripsi produk dan daftar harga, misalnya, Anda dapat menggunakan sesuatu seperti "Balas (Harga)", misalnya.
5. Klik Pilih Tindakan di bawah Tindakan .
6. Pilih Balas (di bawah Menanggapi ) dari menu yang telah muncul.
   • Dengan menggunakan Pesan Baru (bukannya Balas ), Anda dapat mengatur template sederhana untuk pesan baru juga, termasuk penerima default.
7. Klik Show Options .
8. Masukkan pesan untuk balasan Anda di bawah Teks:.
   • Sertakan tanda tangan
9. Mungkin, pilih Penting: Normal agar balasan Anda keluar dengan kepentingan normal terlepas dari tingkat pesan aslinya.
10. Secara opsional, periksa Otomatis kirim setelah 1 menit penundaan. .
    • Ini berarti Anda tidak akan bisa mengedit atau bahkan melihat balasan secara default sebelum Outlook mengirimkannya.
    • Selama 1 menit, pesan akan ada dalam folder Kotak keluar , namun; Anda dapat menghapusnya dari sana atau membukanya untuk diedit untuk mendahului balasan cepat.

1. Opsional, tambahkan tindakan lebih lanjut menggunakan Add Action .
   • Tambahkan tindakan untuk memindahkan pesan asli ke folder pengarsipan Anda, misalnya, atau kategorikan dengan warna tertentu untuk membantu Anda menemukan pesan yang menerima jawaban boilerplate.
2. Juga secara opsional, pilih pintasan keyboard untuk tindakan di bawah tombol Pintasan: untuk tindakan yang lebih cepat.
3. Klik Selesai .

Balas ke Email Cepat Menggunakan Template Balasan Cepat di Outlook

Untuk mengirim balasan dengan template Langkah Cepat yang ditentukan sebelumnya:

1. Pastikan pesan yang ingin Anda balas dipilih dalam daftar pesan atau buka (di panel baca Outlook atau di jendela sendiri).
2. Pastikan pita Home (menggunakan daftar pesan atau panel baca) atau pita Pesan (dengan email terbuka di jendelanya sendiri) dipilih dan diperluas.
3. Klik langkah balasan yang diinginkan di bagian Langkah Cepat .
   • Untuk melihat semua langkah, klik Lainnya .
   • Jika Anda mendefinisikan pintasan keyboard untuk tindakan tersebut, Anda juga dapat menekannya, tentu saja.
4. Jika Anda belum menyiapkan Langkah Cepat untuk mengirim pesan secara otomatis, sesuaikan email sesuai kebutuhan dan klik Kirim .

(Diuji dengan Outlook 2013 dan Outlook 2016)