Untuk menjaga file Folder Pribadi default Anda ramping dan, kecil dan dalam bentuk sempurna untuk akses sehari-hari yang cepat, Outlook memiliki fitur AutoArchive berguna yang secara otomatis memindahkan item lama ke file arsip .
Tetapi bagaimana jika Anda hanya perlu mengarsipkan setahun sekali dan ke media yang dapat dipindahkan? Katakanlah setiap tahun antara Natal dan Malam Tahun Baru, Anda ingin memindahkan satu tahun surat lama dari Outlook ke DVD-ROM. Dengan beberapa file PST juggling, Anda bisa.
Arsip Outlook Mail ke Media yang Dapat Dilepas
Untuk mengarsipkan email Outlook lama ke media yang dapat dilepas:
- Pilih File | Manajemen File Data ... dari menu di Outlook.
- Klik Tambahkan ....
- Tinggalkan File Folder Pribadi Outlook Office (.pst) dipilih.
- Jika Anda harus dapat mengakses pesan yang diarsipkan dari versi Outlook sebelum Outlook 2003, pilih Office 97-2002 Personal Folders File (.pst) .
- Klik OK .
- Di bawah Simpan di:, masuk ke media yang dapat dipindahkan, drive jaringan atau tempat lain di mana Anda ingin menyimpan arsip Anda.
- Ketik nama arsip yang Anda inginkan di bawah Nama file:.
- Klik OK .
- Berikan arsip Anda nama deskriptif (tahun surat yang diarsipkan, misalnya) di bawah Nama:.
- Opsional, mengenkripsi dan melindungi kata sandi pesan yang diarsipkan.
- Klik OK .
- Klik Tutup .
- Pindahkan folder yang ingin Anda arsipkan ke lokasi arsip baru di panel navigasi Outlook.
- Jika Anda ingin mengarsipkan hanya pesan individu, tidak seluruh folder, klik kanan pada lokasi arsip baru dan pilih Folder Baru ... untuk membuat folder Mail and Post Items baru di dalamnya. Kemudian pindahkan pesan yang diinginkan ke folder baru.
- Klik pada lokasi arsip dengan tombol kanan mouse.
- Pilih Tutup "..." dari menu.
Pesan Anda sekarang diarsipkan dan keluar dari jalan. Tentu saja, Anda dapat menghubungkannya kembali ke Outlook kapan saja dengan mudah untuk dibaca atau dipulihkan.