Jika Anda adalah pemilik atau pengelola toko, Anda sudah tahu persis betapa pentingnya memiliki database yang tepat. Dari inventaris dan pengiriman ke karyawan dan pelanggan, Anda tahu bahwa bahkan hari yang lambat melibatkan banyak pemeliharaan data. Pertanyaan sebenarnya adalah jenis basis data apa yang Anda butuhkan? Semoga, Anda belum mencoba mempertahankan informasi ini di Microsoft Excel. Jika sudah, Anda mungkin ingin mempertimbangkan untuk memulai dengan basis data dasar, seperti Microsoft Access, sehingga Anda dapat dengan mudah mentransfer data ke dalam basis data.
Jenis dan ukuran toko yang Anda jalankan membuat perbedaan besar dalam jenis basis data apa yang paling masuk akal. Jika toko Anda diatur secara berkala di pasar petani, maka Anda memiliki kebutuhan yang sangat berbeda dari toko batu bata dan mortir. Jika Anda menjual makanan, Anda harus melacak tanggal kedaluwarsa sebagai bagian dari inventaris. Jika toko ritel Anda online, maka Anda harus melacak biaya, pengiriman, dan informasi ulasan. Namun, ada sejumlah hal yang dimiliki semua toko, seperti inventaris dan arus kas. Untuk membantu Anda menentukan basis data terbaik untuk kebutuhan khusus Anda, berikut beberapa hal yang harus Anda pertimbangkan.
Informasi untuk Dilacak di Basis Data
Menjalankan toko ritel memerlukan banyak pelacakan aspek yang berbeda. Anda tidak hanya harus mengawasi inventaris, Anda harus memastikan Anda memiliki cukup cara untuk menampilkan barang-barang (seperti tempat sampah, gantungan baju, dudukan, dan casing), persediaan untuk menunjukkan harga barang, tagihan, informasi penjualan, dan informasi klien. Ada banyak hal yang harus dilacak, dan basis data mempermudah pengelolaan toko Anda.
Toko online bisa sulit dikelola karena ada lebih banyak lagi yang harus Anda lacak, seperti pengiriman. Basis data membuatnya jauh lebih mudah untuk menangani semua aspek yang berbeda ini tanpa harus secara konstan merujuk ke klien atau riwayat penjualan Anda. Anda bahkan dapat mengekspor informasi, seperti laporan, dan mengunggahnya ke dalam basis data Anda sehingga Anda tidak perlu menghadapi masalah entri manual.
Menentukan Apakah akan Membeli atau Membangun
Apakah Anda harus membeli atau membangun database adalah pertanyaan besar, dan itu sepenuhnya tergantung pada ukuran bisnis Anda dan di mana Anda ingin mengambilnya. Jika Anda baru saja mulai dan Anda memiliki waktu di tangan Anda (tetapi jumlah uang yang sangat terbatas), membangun basis data Anda sendiri adalah cara yang bagus untuk membuatnya khusus untuk kebutuhan unik Anda. Ini terutama berlaku jika Anda baru memulai sebuah toko online. Jika Anda memulai database sebelum membuka toko ritel online Anda, Anda akan memiliki pemahaman yang lebih baik tentang inventaris Anda dan titik awal Anda. Ini adalah data fantastis yang siap diakses di musim pajak dan ini membantu Anda tetap di atas inventaris Anda, serta data klien.
Jika Anda memiliki bisnis yang lebih besar, terutama sesuatu seperti waralaba, membeli database akan bekerja lebih baik untuk Anda. Ini akan membantu Anda melalui semua hal yang mungkin Anda lupakan. Mustahil, Anda tidak akan punya waktu untuk membuat dan mengelola basis data, jadi yang terbaik adalah memiliki semua basis yang tercakup. Anda selalu dapat membuat modifikasi sendiri saat Anda pergi.
Menemukan Program Basis Data yang Tepat
Jika Anda memutuskan untuk membeli program basis data , Anda akan perlu menghabiskan banyak waktu untuk meneliti berbagai opsi . Ada berbagai macam toko-toko ritel, dan penjahit pasar database dengan kebutuhan unik dari jenis-jenis yang berbeda. Jika Anda bekerja dengan produk dan makanan, Anda jelas membutuhkan sesuatu yang membantu Anda melacak barang yang mudah rusak. Jika Anda memiliki toko perhiasan, Anda harus dapat melacak asuransi potongan berharga. Untuk toko yang memiliki keberadaan online dan fasilitas bata dan mortir, Anda pasti membutuhkan sesuatu yang mencakup banyak sudut pandang berbeda untuk inventaris Anda, biaya, pajak, dan aspek administrasi bisnis. Jika Anda menjual barang tertentu, Anda harus mengetahui lebih awal sehingga Anda dapat segera menandainya terjual habis untuk bagian online toko.
Sebelum memulai, pikirkan tentang semua hal yang perlu Anda lacak, kemudian pastikan bahwa database yang Anda anggap memiliki barang-barang itu seminimal mungkin. Ada banyak basis data di pasar, jadi Anda harus bisa mendapatkan semua yang Anda butuhkan untuk tingkat yang sangat wajar.
Membuat Basis Data Anda Sendiri
Jika Anda berencana untuk membuat database Anda sendiri, Anda perlu menentukan program apa yang ingin Anda gunakan. Microsoft Access cenderung pergi ke program karena sangat kuat dan relatif murah. Anda dapat mengimpor dan mengekspor data dari perangkat lunak Microsoft Anda yang lain (yang sangat membantu jika Anda telah melacak informasi di Excel). Anda juga dapat memuat email, surat penjualan, dan dokumentasi lainnya (baik dari Word dan Outlook) ke dalam basis data dan menjadikannya templat. Akses memiliki keuntungan tambahan karena memiliki cukup banyak template dan file gratis sehingga Anda tidak harus memulai sepenuhnya dari awal. Anda dapat mengambil template gratis, kemudian buat modifikasi yang diperlukan sehingga database Anda mencakup semua yang Anda butuhkan.
Pentingnya Pemeliharaan
Tidak peduli bagaimana Anda memperoleh basis data Anda, Anda harus mempertahankannya agar database tetap bermanfaat bagi Anda. Jika Anda tidak mengikuti hal-hal seperti inventaris, alamat, perubahan dalam penagihan, atau total penjualan, basis data akhirnya hanya menjadi perlengkapan lain tanpa tujuan. Pikirkan data Anda dengan cara yang sama dengan Anda memikirkan pembukuan Anda. Jika Anda tidak mengikuti semua transaksi dan perubahan, itu akan membuat Anda mendapat masalah. Anda tidak harus memiliki orang IT untuk mengelolanya di awal, meskipun itu bisa sangat membantu. Namun, semakin besar toko Anda, semakin banyak waktu yang perlu Anda dedikasikan untuk menjaga dan mengelola data Anda.