Email yang panjang dapat terlihat mengintimidasi, dan urutan panjang paragraf panjang, mungkin termasuk kalimat-kalimat yang panjang yang tampaknya tidak berhenti tetapi tampaknya juga tidak pergi ke mana pun — kalimat-kalimat yang diisi dengan kata-kata asing yang hanya menambah sedikit makna tetapi berfungsi untuk membingungkan dengan penafsiran yang beraneka ragam dan terkadang saling bertentangan—, dapat membuat penerima membaca kurang dari jika pesan itu hanya, uh, sekitar 3 kalimat — tiga kalimat cerdas, singkat, dan tepat — panjang.
Jika Anda tidak membaca paragraf di atas, Anda mengerti maksudnya.
Jauhkan Email Singkat
Itulah mengapa biasanya merupakan ide yang baik
- simpan email sesingkat mungkin.
Tentu saja, ini tidak berarti bahwa Anda harus memotong pesan Anda dengan harga berapa pun.
Tulis sebanyak yang diperlukan
Tulis sepanjang dan sebanyak yang diperlukan dan sesuai. Lebih penting untuk email bisnis menjadi ringkas.
Email pribadi bisa berbunga-bunga dan bertele-tele. Untuk kejelasan, kata-kata yang lebih sedikit dan lebih sederhana masih lebih baik.
Gunakan Poin Peluru
Jika Anda memiliki banyak hal untuk ditulis:
- Pecahkan pesan Anda menjadi poin-poin.
- Mulailah setiap titik dengan ringkasan singkat dari tindakan yang ingin Anda ambil.
- Pastikan informasi penting tidak disembunyikan dalam pesan Anda atau daging poin peluru apa pun.
Satu Tindakan per Pesan
Jangan menyatukan apa pun yang Anda butuhkan atau ingin memberi tahu penerima ke dalam satu pesan. Khususnya:
- Mulai pesan baru untuk setiap tindakan utama yang Anda minta dari penerima.
Ini memudahkan penerima untuk menangani email mereka dan tindakan yang diperlukan selesai. Dengan menetapkan preseden, kemungkinan besar mereka akan mengadopsi metode yang sama untuk mengirim pesan kepada Anda - dan Anda juga akan memiliki waktu yang lebih mudah untuk menandai email.