Anda dapat melalui semua email Anda dengan membatasi jumlah email yang harus Anda tangani setiap saat.
Jika Anda memiliki lebih dari satu hari senilai pesan ...
... di kotak masuk Anda, "kesepakatan dengan setiap pesan begitu pesan itu tiba" - pendekatan tidak berfungsi untuk Anda.
Itu bukan salahmu. Pendekatan ini hanya dapat bekerja untuk mereka yang pekerjaannya hanya untuk menjawab email secepat mungkin.
Untungnya, jalan yang sedikit berbeda memungkinkan Anda bekerja tanpa gangguan melalui email, masih membalas dalam waktu yang wajar, tidak memiliki email yang terlambat berbulan-bulan dan menyingkirkan backlog email juga.
Dapatkan dan Tetap di Atas Email Anda dengan Mudah dengan Berurusan dengan Ini Besok
Untuk mendapatkan pegangan di email Anda:
- Keluarkan matamu dari kotak masuk .
- Pastikan pemeriksaan email otomatis dan pengumuman surat baru dimatikan.
- Menangani semua email yang masuk kemarin , dalam banyak batch sesuai keinginan Anda.
- Semakin sedikit batch, semakin baik. Jika Anda memperlakukan semua email kemarin sekaligus, kemungkinan Anda telah menghabiskan waktu dan usaha yang paling sedikit untuk itu.
- Jadwalkan waktu untuk pemrosesan email Anda .
- Berurusan dengan pesan secara berurutan.
- Jika sebuah pesan membutuhkan penelitian, jadwalkan penelitian itu untuk besok, dan biarkan pengirim tahu bahwa Anda akan membalasnya. Jika pekerjaan lebih banyak diperlukan, jadwalkan dalam waktu yang lebih lama.
- Pastikan Anda dapat menemukan pesan asli saat pekerjaan selesai. Pengirim dan, yang paling penting, tanggal dicatat bersama dengan tugas harus cukup. Di Mac OS X Mail , Anda juga bisa menggunakan LinkABoo .
- Anda dapat menggunakan folder cerdas yang hanya menampilkan pesan yang tiba kemarin, menerapkan bendera (hari label dalam warna bergantian, misalnya), atau bergantung pada penyortiran berdasarkan tanggal kedatangan.
- Anda dapat memeriksa kotak masuk Anda secara berkala untuk setiap email yang membutuhkan tindakan segera .
Jika pekerjaan Anda menuntutnya, proses surat lebih sering daripada sehari-hari — tiga kali sehari, misalnya. Periode apa pun yang Anda pilih, elemen krusial adalah daftar email tertutup untuk entri baru saat Anda mengerjakannya.
Mengapa Pengolahan Harian dari Inbox Email?
Kecuali Anda harus berurusan dengan surat lebih sering, saya mengundang Anda untuk mencoba pemrosesan harian. Ini memiliki manfaat tambahan:
- Anda tidak sembarangan mengatur preseden segera membalas, komitmen yang tidak dapat dipenuhi.
- Jadwal harian mudah disimpan dan diingat.
- Anda dapat memilih waktu yang tepat untuk setiap jenis pesan.
Tangani Email Termudah Pertama!
Bahkan jika ini bukan gaya Anda,
- lakukan percobaan untuk mendapatkan pesan yang paling mudah dari awal.
Setelah Anda mendapatkan email yang lebih menantang, kemajuan yang mantap telah menjinakkan mereka sedikit. Jika Anda dengan cepat memindai rumit sebelum menjelajah dengan mudah, Anda telah menghabiskan beberapa waktu datang dengan solusi juga.
Bagaimana Jika Saya Melewatkan Hari Mengosongkan Kotak Masuk Saya?
Jika Anda melewatkan beberapa hari karena bepergian atau liburan, itu bukan masalah besar.
- Berurusan dengan email seolah-olah mereka telah tiba kemarin.
Seringkali, melalui dua hari atau bahkan seminggu email tidak mengambil lebih banyak waktu dan usaha daripada menangani satu hari.
Jika tumpukan email sangat tinggi sehingga Anda tidak dapat menanganinya dalam satu hari, biarkan strategi lain membantu Anda:
Cara Menghapus Backlog Email
Untuk menyingkirkan backlog email:
- Buat folder baru.
- Pindahkan semua email yang luar biasa dari kotak masuk Anda ke folder itu.
- Setiap hari dan sebelum hal lainnya, lakukan sesuatu dengan setidaknya satu pesan di folder backlog.
- Anda tidak perlu membalasnya. Anda tidak perlu mengajukannya. Lakukan sesuatu. Cari situs yang mungkin dapat membantu Anda menjawab, misalnya. Atau cari alamat email (atau nomor) seseorang yang dapat membantu Anda.
- Pada beberapa hari, Anda akan melakukan itu minimum. Besar! Di banyak lainnya, Anda akan berurusan dengan banyak pesan sekaligus. Besar!
- Tangani semua email baru seperti di atas.
Saya telah mempelajari strategi-strategi ini dari Mark Toster's Do It Tomorrow: Dan Rahasia Lain Manajemen Waktu (bandingkan harga), buku besar yang serba ada jika Anda ingin menyelesaikan semuanya dan masih memiliki waktu untuk bermain (bandingkan harga) —Mark Forster yang pertama angsuran manajemen waktu.