Ada banyak aplikasi email di luar sana, dan mereka tidak harus semuanya sama. Jika Anda ingin pesan Anda dibuka dan dibaca, Anda perlu menggunakan format pesan yang didukung oleh aplikasi penerima Anda. Microsoft Outlook memiliki 3 format pesan berbeda yang Anda perlukan untuk situasi yang berbeda.
3 Format Pesan di Outlook dan Kapan Menggunakannya
Setiap format pesan memiliki opsi berbeda, opsi yang Anda pilih menentukan apakah Anda dapat menambahkan teks berformat, seperti huruf tebal, font berwarna, dan peluru, dan apakah Anda dapat menambahkan gambar ke badan pesan. Yang penting adalah memilih bahwa penerima akan dapat melihat - sangat bagus untuk memiliki format dan gambar, tetapi beberapa aplikasi e-mail tidak mendukung pesan atau gambar yang diformat.
Dengan Outlook , Anda dapat mengirim pesan dalam tiga format berbeda.
Teks Biasa
Plain Text mengirim email hanya menggunakan karakter teks biasa. Semua aplikasi email mendukung teks biasa. Format ini bagus jika Anda tidak bergantung pada format mewah apa pun, dan ini memastikan kompatibilitas maksimum. Setiap orang yang memiliki akun email akan dapat membaca pesan Anda. Teks biasa tidak mendukung huruf tebal, miring, berwarna, atau format teks lainnya. Ini juga tidak mendukung gambar yang ditampilkan langsung di badan pesan, meskipun Anda dapat menyertakan gambar sebagai lampiran. Anda harus mencatat bahwa Hubspot telah menemukan bahwa pesan Teks Biasa mendapatkan tingkat buka dan klik lebih tinggi daripada pesan HTML.
HTML
HTML memungkinkan Anda menggunakan format HTML. Ini adalah format pesan default di Outlook. Ini juga merupakan format terbaik untuk digunakan ketika Anda ingin membuat pesan yang mirip dengan dokumen tradisional, dengan berbagai font, warna, dan daftar bullet. Anda dapat membuat teks menonjol dengan huruf miring, misalnya, atau mengubah font. Anda bahkan dapat menyertakan gambar yang akan ditampilkan sebaris dan menggunakan alat pemformatan lainnya untuk membuat pesan Anda lebih cantik dan lebih mudah dibaca. Saat ini, kebanyakan orang dengan email dapat menerima pesan berformat HTML dengan baik (meskipun beberapa lebih menyukai teks biasa demi kemurnian). Secara default, ketika Anda memilih salah satu opsi yang memungkinkan pemformatan (HTML atau Teks Kaya), pesan dikirim dalam format HTML. Jadi ketika Anda menggunakan HTML, Anda tahu bahwa apa yang Anda kirim adalah apa yang akan dilihat penerima.
Rich Text Format (RTF)
Rich Text adalah format pesan milik Outlook. RTF mendukung pemformatan teks, termasuk peluru, penyelarasan, dan objek yang ditautkan. Outlook secara otomatis mengkonversi pesan berformat RTF ke HTML secara default saat Anda mengirimnya ke penerima Internet sehingga pemformatan pesan dipertahankan dan lampiran diterima. Outlook juga secara otomatis memformat permintaan pertemuan dan tugas dan pesan dengan tombol voting sehingga item ini dapat dikirim utuh di Internet ke pengguna Outlook lainnya, terlepas dari format default pesan. Jika pesan Internet-terikat adalah tugas atau permintaan pertemuan, Anda harus menggunakan RTF. Outlook secara otomatis mengonversinya ke format Kalender Internet, format umum untuk item kalender Internet, sehingga aplikasi e-mail lain dapat mendukungnya. Anda dapat menggunakan RTF saat mengirim pesan dalam organisasi yang menggunakan Microsoft Exchange; namun, kami menyarankan Anda untuk menggunakan format HTML. Ini adalah format Microsoft yang hanya didukung oleh aplikasi e-mail berikut: Microsoft Exchange Client versi 4.0 dan 5.0; Microsoft Office Outlook 2007; Microsoft Office Outlook 2003; Microsoft Outlook 97, 98, 2000, dan 2002
Cara Menetapkan Format Default
Ikuti tautan untuk mempelajari cara mengatur format default di Outlook.