Memutuskan paket EDMS yang tepat untuk pekerjaan yang Anda lakukan adalah kunci untuk berhasil menerapkan prosedur manajemen dokumen di kantor Anda. Mari kita lihat lima paket terbesar di luar sana dan menimbang pro dan kontra mereka sebelum Anda membeli.
01 05
Kolaborasi Vault
Kolaborasi Autodesk Vault hadir dalam dua pilihan: Vault untuk AEC dan Vault untuk Manufaktur. Tergantung pada jenis pekerjaan apa yang Anda lakukan, salah satunya pasti akan memberi Anda semua alat EDMS yang Anda perlukan. Karena Vault adalah produk Autodesk, Anda dapat yakin bahwa semuanya sepenuhnya dikembangkan dan terintegrasi dengan perangkat lunak desain Autodesk yang sesuai. Setiap program memiliki fungsi tambahan jika Anda menggunakan vertikal AutoCAD sebagai paket desain utama Anda. Itu tidak berarti bahwa Vault terbatas untuk bekerja dengan program-program itu, itu tidak. Vault terintegrasi dengan MicroStation dan seluruh lini produk Microsoft Office juga tetapi kekuatannya yang sebenarnya terletak pada seberapa baik hubungannya dengan berbagai paket desain Autodesk.
Tim saya bekerja di bidang Infrastruktur dan Sipil 3D adalah peranti lunak desain utama kami. Dengan mengingat hal itu, kami mengalihkan seluruh perusahaan kami dari Meridian dan ke Vault AEC Collaboration karena manfaat tambahan yang diberikan kami dalam berbagi data di seluruh file yang tidak dapat disediakan oleh perangkat lunak EDMS lainnya. Karena Sipil 3D membuat semua informasi desainnya (keberpihakan, permukaan, dll.) Dalam satu gambar, Anda perlu secara manual membuat referensi data untuk memungkinkan pengguna berbagi data itu di seluruh file. Vault AEC memiliki fungsi yang sudah dibangun: ketika Anda menutup file di dalam Sipil 3D, Vault mengintervensi dan bertanya apakah Anda ingin membagikan informasi desain tersebut dengan setiap gambar lain dalam proyek Vault. Satu klik tombol dan yang dulunya merupakan proses manual yang membingungkan dilakukan dengan cara yang konsisten dan efisien.
Ada lusinan integrasi lain antara produk Vault dan AutoCAD, seperti penautan otomatis ke Sheet Set Manager sehingga Anda dapat membuat seluruh rangkaian gambar dalam satu langkah dan membuat pencekalan judul dan lembar sampul diperbarui secara otomatis saat Anda mengubah properti proyek dan menambahkan atau menghapus file. Vault adalah paket EDMS yang sangat kuat dan dapat disesuaikan dan itu mendapat rekomendasi tertinggi saya untuk siapa saja yang menggunakan produk Autodesk secara teratur. Lebih banyak lagi »
02 dari 05
Integrasi Meridian
Integrasi Meridian adalah paket EDMS yang sangat kuat yang memiliki beberapa fungsi integrasi tercanggih yang tersedia di pasar. Meridian bekerja dengan hampir semua paket perangkat lunak utama yang Anda miliki di sistem Anda dan memiliki antarmuka yang sangat maju dengan semua sistem CAD utama di luar sana. Meskipun tidak fokus pada industri AEC tertentu, Meridian memiliki kontrol generik yang sangat bagus untuk berintegrasi dengan AutoCAD standar Anda, MicroStation, dan paket draf lainnya. Untuk bergerak di luar itu, Meridian telah meninggalkan membuka antarmuka pengguna yang dapat diprogram yang dapat Anda gunakan untuk menyesuaikan program untuk mengakses hampir semua fungsi dalam sistem CAD.
Skalabilitas itu adalah salah satu kekuatan Meridian; Anda benar-benar dapat menyesuaikan program untuk proses alur kerja Anda sendiri hanya dengan sedikit pemrograman. Jika Anda tidak memiliki programmer untuk staf, sebagian besar pengecer menawarkan penyesuaian dengan harga yang wajar. Kami telah menggunakan program ini pada posisi kami saat ini untuk bagian yang lebih baik dari satu dekade dan kami telah berhasil mengumpulkan beberapa fitur penghemat waktu nyata dengan investasi minimal. Relokasi proyek, pembuatan paket, tanda tangan elektronik, dan setengah lusin penyesuaian lainnya telah menyelamatkan ribuan jam yang dapat ditagih kepada kami.
Kemampuan Meridian untuk melacak perubahan ke file, membuat cadangan dan revisi dengan satu klik, dan untuk melihat dan file garis merah tanpa perlu membuka gambar sebenarnya adalah alat yang fantastis. Saya akan memperingatkan Anda bahwa itu adalah sistem yang kompleks dan ada kurva belajar yang pasti yang terlibat dalam mendapatkan pengguna Anda nyaman dengannya. Meridian sangat terfokus pada Autodesk Inventor tetapi sangat dapat dikonfigurasi sehingga mengadaptasinya ke berbagai industri bukanlah masalah sama sekali. Ketika bekerja dengan Inventor, ia melakukan pekerjaan luar biasa dalam membuat katalog komponen, melacak revisi komponen dan membuat file visualisasi. Jika Inventor adalah program desain utama Anda, maka Meridian pasti adalah paket untuk Anda. Lebih banyak lagi »
03 dari 05
Mahir
Adept dari Synergis Software adalah Software Manajemen Dokumen Rekayasa berfitur lengkap yang memiliki semua prosedur inti standar yang mungkin Anda temukan dalam sistem EDMS tingkat lanjut. Hal ini memungkinkan untuk konfigurasi metadata penuh bidang kustom, check in / out dokumen oleh pengguna, kontrol versi, dan jejak audit untuk melacak siapa yang melakukan apa, dan kapan, untuk semua file Anda.
Mahir sangat fokus pada industri manufaktur dan mengintegrasikan dengan program-program seperti Inventor dan SolidWorks , yang berarti bahwa Adept memiliki kemampuan untuk menghubungkan langsung ke menggambar item seperti atribut dan nama blok untuk menghasilkan bagian dan tagihan daftar bahan secara otomatis. Mahir juga memiliki klien terintegrasi yang berjalan di dalam perangkat lunak AutoCAD untuk memberikan pengguna akses langsung ke struktur file proyek tanpa perlu meninggalkan AutoCAD. Demikian juga, Adept memiliki integrasi yang sama ke dalam lini produk MicroStation Bentley.
Karena sangat terfokus pada manufaktur, integrasi Adept dengan SolidWorks dari sistem Dassault adalah salah satu komponen terkuatnya. Pengguna dapat mengakses bagian dan rakitan, menjalankan pertanyaan status pada mereka, bahkan mencari melalui beberapa revisi dan secara otomatis memperbarui komponen desain mereka melalui Adept Task Pane, yang berjalan sepenuhnya di dalam SolidWorks. Melalui panel itu, Anda dapat menjelajahi bagian atau rakitan apa pun dan arahkan kursor ke mouse dengan mouse untuk mendapatkan keterangan alat yang menampilkan status setiap bagian saat ini. Anda juga dapat mengeklik kanan file apa pun di database untuk membuka / mengeditnya tanpa perlu meninggalkan file yang terbuka. Itu penghemat waktu yang besar: Anda dapat memodifikasi potongan desain Anda dengan cepat dan segera melihat perubahan tersebut tercermin dalam keseluruhan rencana Anda tanpa perlu menutup file.
Adept hanya negatif juga positif terbesarnya: itu benar-benar dimaksudkan untuk industri manufaktur. Jika itu adalah dunia Anda, maka Adept mungkin merupakan EDMS yang tepat untuk Anda. Jika pekerjaan Anda terutama dalam industri MEA lainnya, Anda mungkin ingin menghindari paket ini dan mencari sesuatu yang lebih sesuai dengan apa yang Anda lakukan. Lebih banyak lagi »
04 dari 05
AutoEDMS
AutoEDMS dari ACS Software adalah Perangkat Lunak Manajemen Dokumen Teknis yang mungkin menarik bagi perusahaan yang lebih kecil. AutoEDMS memiliki check-in / out standar, alur kerja, revisi, dan blok judul yang menghubungkan kontrol yang Anda harapkan untuk melihat dalam paket EDMS apa pun tetapi di luar itu, itu membuat semuanya tetap sederhana. AutoEDMS tidak memiliki data lanjutan dan bagian yang menghubungkan banyak pesaing, juga tidak membawa perangkat kustomisasi dan integrasi tingkat tinggi dari program yang lebih besar. Itu belum tentu hal yang buruk. Terkadang, antarmuka yang lebih sederhana adalah yang Anda butuhkan, jadi mengapa membeli program yang memberi Anda lebih dari yang pernah Anda gunakan?
AutoEDMS lebih dari sistem manajemen dokumen generik, memungkinkan untuk kontrol dasar dari database pusat untuk menyimpan dan memanipulasi file Anda, bukan berfokus pada paket desain khusus industri. Ini terintegrasi dengan AutoCAD, MicroStation, SolidWorks dan produk sejenis lainnya tetapi tidak menawarkan data yang sepenuhnya diperpanjang yang menghubungkan paket-paket EDMS lainnya.
Jika Anda ingin pindah ke EDMS untuk pertama kalinya, ini mungkin pilihan yang baik untuk Anda. Antarmuka yang lebih sederhana akan membuat staf Anda merasa nyaman dengan konsep dasar manajemen dokumen tanpa membingungkan subjek dengan lusinan fungsi lanjutan yang mungkin tidak Anda perlukan. Mulailah dengan perangkat lunak yang lebih kecil, seperti yang ini, dan berikan diri Anda, dan staf Anda, waktu untuk menjadi nyaman dalam lingkungan EDMS sebelum pindah ke paket yang lebih kuat yang berspesialisasi dalam industri Anda. Lebih banyak lagi »
05 dari 05
Pusat Kontrol
Pusat Konten dari Ademero lebih merupakan paket manajemen dokumen langsung daripada sistem EDMS tetapi karena memungkinkan Anda untuk menyimpan dan mengakses jenis file apa pun menggunakan program asli mereka, saya memutuskan untuk memasukkannya di sini. Content Central adalah sistem manajemen file yang diperluas yang memungkinkan Anda menyimpan semua dan semua file dalam struktur folder proyek yang ditetapkan dan memberikan informasi tambahan ke setiap file dalam struktur itu. Ini memiliki fitur check-in / out standar dan memiliki alat untuk penamaan dan pengindeksan file otomatis.
Tidak seperti kebanyakan paket EDMS lainnya, Control Central juga memiliki fungsi built-in untuk memindai dokumen dan menggunakan fitur pengenalan otomatis untuk menentukan apa yang mereka dan di mana mereka pergi dalam proyek Anda. Itu bisa menjadi fitur yang sangat bagus untuk menangani faktur dan kontrak dari konsultan dan klien. Program ini juga memiliki sistem yang sangat bagus untuk memantau persetujuan dan untuk berbagi / berkolaborasi pada file dengan pengguna lain.
Dari sudut pandang teknik, paket ini agak terbatas. Ini tidak memiliki integrasi yang Anda inginkan dengan paket desain Anda dan tidak memiliki plug-in sederhana untuk mengakses database dari dalam perangkat lunak lain. Sebagian besar manajemen file Anda dimaksudkan untuk dilakukan secara langsung melalui klien Control Central, yang hanya meluncurkan file Anda dalam program yang membuat mereka ketika Anda mengklik dua kali pada mereka. Perangkat lunak ini tampaknya lebih terfokus pada model manajemen kantor generik daripada teknik satu tetapi memiliki fitur bagus yang dapat diadopsi untuk perusahaan AEC kecil hingga menengah. Lebih banyak lagi »