Tips Sederhana untuk Mengorganisir Seminar Berbasis Web
Dalam usia ketika anggaran acara sedang dipotong dan akses Internet broadband meningkat, webinar menjadi semakin populer. Webinar adalah seminar berbasis web, yang biasanya mencakup lebih dari 30 peserta dan digunakan untuk melakukan presentasi, lokakarya, kuliah, dan pertemuan skala besar. Karena webinar diadakan secara online, mereka memungkinkan perusahaan untuk menghemat uang dalam perjalanan, katering, dan tempat, yang semuanya biaya umumnya terkait dengan seminar tatap muka. Namun, karena kehadirannya yang besar, webinar memerlukan perencanaan yang matang agar berhasil. Inilah sebabnya mengapa mereka yang berencana untuk menyelenggarakan webinar perlu mengambil waktu mereka untuk memastikan bahwa mereka benar-benar melalui semua langkah yang diperlukan yang akan memastikan keberhasilan webinar.
Untuk membantu Anda mengatur webinar Anda, saya telah menyoroti langkah-langkah paling penting yang perlu Anda ambil di bawah ini.
Pilih tanggal jauh sebelumnya
Hal pertama yang harus Anda lakukan ketika merencanakan webinar, atau serangkaian webinar, adalah untuk merujuk pada kalender hari libur dan acara jauh sebelumnya. Perlu diingat bahwa Anda akan mengundang beberapa orang dengan jadwal sibuk, jadi beri mereka cukup pemberitahuan untuk menyediakan waktu untuk webinar Anda. Sebagai contoh, minggu sebelum liburan Natal bisa sangat sibuk, karena orang-orang mencoba untuk mengikat banyak hal yang longgar sebelum mereka pergi berlibur. Dengan hati-hati mempertimbangkan tanggal yang Anda pilih, Anda dapat memastikan kehadiran maksimum.
Pastikan Anda mendapatkan waktu yang tepat
Pertimbangkan perbedaan zona waktu; jika Anda berada di pantai barat, tetapi juga mengundang peserta dari pantai timur (dan sebaliknya), jangan menjadwalkan webinar ketika peserta Anda akan keluar dari kantor. Selain itu, jangan jadwalkan webinar Anda terlalu dekat hingga akhir hari - ini adalah saat peserta Anda ingin mengakhiri dan melihat apa yang masih harus mereka lakukan untuk membuatnya pulang tepat waktu. Jika Anda mengundang orang-orang dari negara lain, pilih waktu yang umumnya dapat bekerja untuk semua peserta (yang jarang), atau berencana untuk mengadakan webinar Anda beberapa kali untuk memperhitungkan zona waktu yang berbeda.
Pilih Alat Webinar Anda
Sebagian besar alat pertemuan online memiliki opsi webinar, Anda hanya harus memilih paket yang sesuai dengan jumlah peserta yang ingin Anda undang. Uji berbagai alat yang tersedia, dan pilih satu dengan fitur dan fungsi yang paling sesuai untuk Anda. Bergantung pada jenis webinar yang akan Anda sajikan, Anda mungkin perlu mengubah antara speaker dengan mudah, atau merekam webinar untuk diposting online. Teliti semua fitur dari beberapa alat yang berbeda, dan Anda yakin untuk menemukan perangkat lunak yang sempurna untuk acara Anda. Pastikan bahwa setelah Anda memilih alat, bahwa operator Anda bersedia untuk melatih Anda sehingga Anda dapat memanfaatkan webinar Anda.
Berlatihlah menjalankan webinar
Sebagai tuan rumah, Anda diharapkan untuk memastikan bahwa webinar berjalan dengan lancar. Tidak ada alasan untuk tidak mengetahui cara beralih di antara pembicara, mengambil polling atau merekam webinar, misalnya. Undang beberapa rekan untuk membantu Anda menguji alat beberapa kali setelah pelatihan Anda dengan penyedia. Juga pastikan bahwa semua presenter Anda akrab dengan alat webinar.
Kembangkan sebuah agenda dan undangan
Sebelum mengundang audiens Anda, siapkan webinar Anda dengan hati-hati. Pikirkan tentang berapa lama webinar Anda akan bertahan, dan item utama yang ingin Anda diskusikan dalam urutan yang ingin Anda diskusikan. Juga rencanakan sesi Tanya Jawab, karena peserta Anda kemungkinan akan memiliki beberapa pertanyaan di akhir presentasi Anda. Kemudian, buat garis besar agenda di undangan. Ini adalah cara termudah bagi peserta Anda untuk mengetahui apakah webinar Anda akan relevan untuk mereka. Undangan juga harus menyertakan tautan yang memungkinkan peserta Anda terhubung ke webinar, serta nomor panggilan, jika mereka lebih suka mendengarkan melalui telepon.
Undang audiens Anda
Pikirkan baik-baik tentang apa yang ingin Anda sajikan, dan pilih audiens Anda sesuai. Pastikan untuk melacak respons Anda, sehingga Anda tahu siapa yang akan menghadiri webinar Anda. Dengan memantau ketat daftar hadir Anda, Anda akan dapat merencanakan tindak lanjut Anda di depan.
Rencanakan presentasi Anda
Perlu diingat bahwa presentasi rapat online terbaik sangat visual dan menarik. Jika Anda menggunakan PowerPoint, misalnya, jangan menjejalkan slide hanya dengan kata-kata. Sertakan gambar yang relevan dengan apa yang Anda sajikan. Anda juga dapat menggunakan video dan bahkan game online, jika sesuai, untuk menghidupkan presentasi Anda. Beberapa perencana webinar bahkan mengirimkan materi ke kantor peserta sebelum rapat. Belajar untuk berpikir kreatif, dan webinar Anda akan menjadi hidup.
Rekam webinar Anda
Dengan membuat rekaman webinar Anda yang tersedia, mereka yang ingin mengunjungi kembali beberapa diskusi atau mereka yang tidak bisa melakukannya, dapat mendengarkan apa yang dikatakan dalam waktu mereka sendiri. Jika Anda menautkan webinar Anda ke kampanye pemasaran daring, Anda dapat menggunakan rekaman tersebut dalam e-mail apa pun yang Anda kirim, memperkuat pesan Anda.
Mengikuti
Seperti halnya pertemuan online, menindaklanjuti webinar sangatlah penting. Ingatkan peserta Anda tentang apa yang dibicarakan, dan lakukan survei untuk mengumpulkan pemikiran mereka tentang bagaimana webinar itu berjalan. Jika Anda merencanakan webinar lain yang mungkin menarik bagi audiens Anda, pastikan untuk memberi tahu mereka kapan mereka dapat mengharapkan undangan.
Tinjau umpan balik Anda
Selalu pastikan untuk meninjau umpan balik apa pun yang Anda terima di webinar Anda. Ini adalah bagaimana Anda dapat meningkatkan yang berikutnya. Berikan perhatian khusus pada umpan balik yang berkaitan dengan presentasi, karena itu merupakan inti dari webinar.