Tergantung pada versi Microsoft Office yang Anda gunakan, itu mungkin berisi berbagai aplikasi. Tawaran dasar biasanya berisi Word, Excel, PowerPoint, dan Outlook. PowerPoint tampaknya tidak menawarkan keamanan yang melekat, tetapi Word, Excel, dan Outlook semuanya menyediakan beberapa tingkat enkripsi.
Mengamankan Dokumen Word
Untuk dokumen Microsoft Word (Word 2000 dan yang lebih baru), Anda dapat memilih tingkat keamanan yang lebih tinggi saat menyimpan file. Daripada hanya mengklik "Simpan", klik File , lalu Save As dan ikuti langkah-langkah berikut:
- Klik Tools di sudut kanan atas kotak dialog simpan file
- Klik pada Opsi Keamanan
- Kotak Opsi Keamanan menyediakan berbagai opsi:
- Anda dapat memasukkan kata sandi dalam kotak di sebelah Kata Sandi untuk membuka jika Anda ingin file tersebut sepenuhnya tidak dapat diakses tanpa kata sandi
- Di Word 2002 dan 2003, Anda dapat mengklik tombol Advanced di sebelah kotak kata sandi untuk memilih tingkat enkripsi yang lebih tinggi yang bahkan lebih sulit untuk dimasuki.
- Anda dapat memasukkan kata sandi dalam kotak di sebelah Kata Sandi untuk memodifikasi jika OK untuk orang lain untuk membuka file, tetapi Anda ingin membatasi siapa yang dapat membuat perubahan pada file
- Bagian bawah kotak Opsi Keamanan juga menyediakan beberapa pilihan untuk melindungi privasi dokumen:
- Hapus informasi pribadi dari properti file di simpan
- Peringatkan sebelum mencetak, menyimpan, atau mengirim file yang berisi perubahan yang dilacak atau komentar
- Simpan nomor acak untuk meningkatkan akurasi penggabungan
- Buat markup tersembunyi terlihat saat membuka atau menyimpan
- Klik OK untuk menutup kotak Opsi Keamanan
- Pilih nama untuk file Anda dan klik Simpan
Mengamankan File Excel
Excel menawarkan gaya perlindungan yang sangat mirip dengan Microsoft Word. Cukup klik pada File , Save As dan ikuti langkah-langkah berikut:
- Klik Tools di sudut kanan atas kotak dialog simpan file
- Klik pada Opsi Umum
- Anda dapat memasukkan kata sandi dalam kotak di sebelah Kata Sandi untuk membuka jika Anda ingin file tersebut sepenuhnya tidak dapat diakses tanpa kata sandi
- Anda dapat mengklik tombol Advanced di sebelah kotak kata sandi untuk memilih tingkat enkripsi yang lebih tinggi yang bahkan lebih sulit untuk dimasuki
- Anda dapat memasukkan kata sandi dalam kotak di sebelah Kata Sandi untuk memodifikasi jika OK untuk orang lain untuk membuka file, tetapi Anda ingin membatasi siapa yang dapat membuat perubahan pada file
- Klik OK untuk menutup kotak Opsi Umum
- Pilih nama untuk file Anda dan klik Simpan
Mengamankan File PST Outlook
Penandatanganan digital dan enkripsi pesan email masuk atau keluar yang sebenarnya dan lampiran file mereka adalah masalah yang terpisah yang akan dijelaskan lain waktu. Namun, jika Anda mengekspor data dari folder Microsoft Outlook ke file PST, Anda dapat menambahkan perlindungan untuk memastikan data tidak dapat diakses oleh orang lain. Ikuti saja langkah-langkah ini:
- Klik pada File
- Pilih Impor dan Ekspor
- Pilih Ekspor ke file dan klik Berikutnya
- Pilih file folder pribadi (.pst) dan klik Berikutnya
- Pilih folder atau folder yang ingin Anda ekspor (dan pilih kotak untuk Sertakan subfolder jika Anda mau) lalu klik Berikutnya
- Pilih jalur keluaran dan nama file dan pilih salah satu opsi untuk file ekspor Anda, lalu klik Selesai
- Ganti duplikat dengan item yang diekspor
- Izinkan duplikat item yang akan dibuat
- Jangan mengekspor barang duplikat
- Di bawah Pengaturan Enkripsi , pilih salah satu opsi berikut
- Tanpa enkripsi
- Enkripsi terkompresi
- Enkripsi tinggi
- Di bagian bawah layar, masukkan kata sandi yang digunakan untuk membuka file PST terenkripsi (Anda harus memasukkan kata sandi yang sama di kedua kotak untuk memverifikasi bahwa Anda mengeja kata sandi seperti yang Anda inginkan, jika tidak, Anda mungkin tidak dapat membuka sendiri mengajukan)
- Pilih apakah atau tidak juga Simpan kata sandi ini dalam daftar kata sandi Anda
- Klik OK untuk menyelesaikan ekspor file
(Diedit oleh Andy O'Donnell)