Apakah Ini Ide yang Baik?
Apakah Anda menggunakan akun email perusahaan Anda untuk mengirim email pribadi terutama terserah perusahaan. Terserah majikan Anda untuk menetapkan kebijakan dan pedoman yang mengatur penggunaan sumber daya jaringan mereka. Pengusaha harus memiliki karyawan membaca dan menyetujui Kebijakan Penggunaan yang Dapat Diterima (AUP) yang menguraikan apa yang diperbolehkan dan apa yang tidak sebelum memberi mereka akses ke sumber daya jaringan.
Bagaimana dengan menggunakan akun email pribadi Anda untuk melakukan bisnis?
Sekali lagi, jawabannya adalah mungkin tidak bijaksana. Apakah akun email pribadi Anda memiliki aturan kata sandi yang sama ketat dengan akun email perusahaan Anda? Apakah komunikasi antara komputer Anda dan server penyedia email pribadi dijamin atau dienkripsi dalam beberapa cara? Jika Anda mengirim informasi sensitif atau rahasia, dapatkah itu disadap, atau apakah salinan akan disimpan dalam cache atau disimpan di server email?
Selain pertanyaan-pertanyaan ini, jika perusahaan Anda berada di bawah mandat kepatuhan seperti Sarbanes-Oxley (SOX) ada persyaratan mengenai perlindungan dan retensi komunikasi email yang terkait dengan perusahaan. Jika Anda bekerja untuk lembaga pemerintah, ada peluang bagus bahwa komunikasi Anda tunduk pada semacam aturan Kebebasan Informasi. Dalam kedua kasus, mengirimkan informasi resmi di akun pribadi Anda akan menempatkannya di luar kendali yang ada untuk melindungi dan mempertahankan komunikasi email. Melakukannya bukan hanya pelanggaran kepatuhan, tetapi juga memberikan penampilan dari upaya yang disengaja dan disengaja untuk menghindari sistem dan menyembunyikan komunikasi Anda secara terselubung.
Tidak ada ilustrasi yang lebih baik tentang mengapa mencampur email pribadi dengan email kerja adalah ide yang mengerikan daripada penggunaan server email pribadi Hillary Clinton selama waktunya sebagai Sekretaris Negara. Ini adalah salah satu kasus paling umum mengapa Anda tidak harus melakukan hal seperti ini. Tidak hanya bertentangan dengan kebijakan pemerintah. Ini bukan ide yang bagus karena akun email pribadi biasanya tidak memiliki jumlah yang mendekati perlindungan teknis yang dilakukan sistem pemerintah. Bukan berarti sistem pemerintahan sempurna, tetapi mereka biasanya dikonfigurasi sedemikian rupa untuk mencoba meminimalkan ancaman keamanan.
Di sisi lain dari lorong, Satu kali calon Wakil Presiden Republik Sarah Palin, mantan Gubernur Alaska, belajar dengan cara yang keras bahwa akun email pribadi tidak memberikan tingkat keamanan yang sama seperti sistem email pemerintah Alaska. Sebuah kelompok yang menyebut diri mereka 'anonim' berhasil meretas akun surat Yahoo pribadinya. 'Anonim' membuat beberapa pesan email menjadi publik, kurang lebih untuk membuktikan bahwa mereka benar-benar meretas akun tersebut. Beberapa judul dan penerima pesan tampaknya mendukung desas-desus bahwa ia mungkin telah menggunakan email pribadinya secara khusus untuk menjaga materi pelajaran yang menantang etika dari sistem email pemerintah Alaska dan di luar persyaratan Kebebasan Informasi.
Saya belum yakin bagaimana 'anonim' dapat memperoleh akses, tetapi pastikan Anda mengikuti praktik yang baik saat membuat kata sandi bahkan untuk akun pribadi Anda. Namun, kata sandi aman atau tidak, gunakan penilaian yang baik dan ikuti aturan ketika memutuskan apakah akan mencampur email pribadi dan bisnis.
Beberapa sumber daya hebat lainnya tentang keamanan email termasuk yang berikut ini
- 5 Tips untuk Meningkatkan Keamanan Gmail Anda
- Bahaya Pesan-Pesan di Luar Kantor-balasan-otomatis
- Mengapa Anda Membutuhkan Akun Email Sekali Pakai
Catatan Editor: Artikel warisan ini telah diperbarui oleh Andy O'Donnell