Sebagian besar perusahaan sudah akrab dengan apa yang dapat dilakukan di Microsoft Word dan Excel, tetapi memahami apa yang dapat dilakukan Microsoft Access sedikit lebih sulit untuk dipahami. Gagasan untuk membuat database dan mencoba mempertahankannya nampaknya seperti penggunaan sumber daya yang tidak perlu. Namun, untuk usaha kecil, program ini dapat memberikan beberapa keuntungan yang berbeda, terutama dalam hal mengelola pertumbuhan dan organisasi.
Microsoft Access menyediakan cara yang jauh lebih kuat bagi perusahaan kecil untuk melacak data dan proyek daripada Excel atau Word. Akses mungkin memerlukan lebih banyak waktu untuk belajar daripada aplikasi Microsoft yang lebih umum digunakan, tetapi juga memiliki nilai tambah paling banyak untuk proyek pelacakan, anggaran, dan pertumbuhan. Semua data yang diperlukan untuk menjalankan bisnis kecil untuk perbandingan dan analisis dipertahankan dalam satu program, sehingga lebih mudah untuk menjalankan laporan dan grafik daripada program lainnya. Microsoft menawarkan sejumlah template untuk menyederhanakan proses pembelajaran dan pengguna dapat menyesuaikan templat saat mereka pergi. Memahami dasar - dasar Microsoft Access dapat membantu usaha kecil melihat nilai penuh dalam operasi sehari-hari mereka.
Jika Anda sudah menggunakan spreadsheet, mudah untuk mengonversi spreadsheet Excel Anda ke database Access.
Mempertahankan Informasi Pelanggan
Basis data memungkinkan perusahaan untuk melacak semua informasi yang diperlukan untuk setiap klien atau pelanggan, termasuk alamat, informasi pesanan, faktur, dan pembayaran. Selama basis data disimpan di jaringan tempat semua karyawan dapat mengaksesnya, pengguna dapat memastikan informasi tetap terkini. Karena informasi klien sangat penting untuk setiap bisnis kecil, database dapat diamankan. Menambahkan formulir ke basis data membantu usaha kecil yang datanya dimasukkan secara konsisten oleh semua karyawan.
Ketika pengguna menjadi terbiasa dengan program ini, komponen yang lebih rumit dapat ditambahkan, seperti pemetaan ke alamat klien. Ini memungkinkan karyawan memverifikasi alamat untuk pelanggan baru atau merencanakan rute untuk pengiriman. Ini juga memungkinkan bisnis untuk membuat faktur dan dapat mengirim email atau surat biasa dan dapat melacak kapan dan bagaimana faktur dibayar. Memperbarui dan menyimpan data pelanggan di Access lebih dapat diandalkan daripada spreadsheet atau dokumen Word, dan arus yang mengelola informasi itu.
Melacak Data Keuangan
Banyak bisnis membeli perangkat lunak khusus untuk melacak keuangan, tetapi untuk bisnis kecil yang tidak hanya tidak perlu, ia cenderung menciptakan pekerjaan tambahan. Selain dapat membuat dan melacak faktur, semua biaya dan transaksi bisnis dapat direkam melalui program yang sama. Untuk perusahaan yang memiliki Microsoft Office Suite lengkap, termasuk Outlook dan Access, pengingat pembayaran di Outlook dapat ditautkan ke database. Saat pengingat muncul, pengguna dapat melakukan pembayaran yang diperlukan, memasukkan data di Access, lalu menutup pengingat.
Mungkin diperlukan untuk membeli perangkat lunak yang lebih canggih ketika bisnis tumbuh, dan bisnis tersebut memiliki keuntungan jika semua data keuangan mereka disimpan di Access. Banyak program lain yang dapat mengakomodasi data yang diekspor dari Access, membuatnya lebih mudah untuk memigrasi informasi ketika saatnya tiba.
Mengelola Pemasaran dan Penjualan
Salah satu cara penggunaan Access yang paling sedikit tetapi kuat adalah untuk memantau informasi pemasaran dan penjualan. Dengan informasi klien yang sudah ada yang disimpan dalam database, mudah untuk mengirim email, selebaran, kupon, dan posting reguler kepada mereka yang mungkin tertarik pada penjualan atau penawaran khusus. Usaha kecil kemudian dapat melacak berapa banyak klien yang ada yang mereka tanggapi setelah kampanye pemasaran.
Untuk pelanggan baru, seluruh kampanye dapat dibuat dan dipantau dari satu lokasi. Ini memudahkan karyawan untuk melihat apa yang sudah selesai dan apa yang masih harus dilakukan atau tindak lanjut apa yang diperlukan.
Melacak Produksi dan Inventaris
Mirip dengan pelacakan klien, dapat melacak data pada inventaris, sumber daya, dan stok sangat penting untuk bisnis apa pun. Akses memudahkan untuk memasukkan data pada pengiriman ke gudang dan untuk mengetahui kapan waktu untuk memesan lebih banyak produk tertentu. Ini sangat penting bagi produsen yang membutuhkan sejumlah sumber daya yang berbeda untuk menyelesaikan produk, seperti bagian pesawat atau bahan farmasi aktif.
Bahkan industri jasa harus menyimpan inventaris, dan memiliki semua informasi itu di satu tempat membuatnya lebih mudah untuk melihat komputer mana yang ditugaskan kepada karyawan mana atau menentukan kapan peralatan kantor perlu ditingkatkan. Baik melacak kendaraan, perangkat seluler, nomor seri, informasi pendaftaran, log pengguna, atau rentang masa pakai perangkat keras, usaha kecil akan dapat melacak perangkat keras mereka dengan lebih mudah.
Di luar perangkat keras, bisnis harus dapat melacak perangkat lunak. Dari pendaftaran dan jumlah komputer yang diizinkan untuk menggunakan perangkat lunak ke informasi versi dan pengguna, sangat penting bagi bisnis untuk dapat dengan cepat dan akurat menarik informasi tentang konfigurasi mereka saat ini. Akhir dari dukungan untuk Windows XP baru-baru ini berfungsi sebagai pengingat gamblang tentang mengapa penting untuk mengetahui perangkat lunak dan sistem operasi apa yang ada di komputer dan perangkat bisnis.
Menjalankan Laporan dan Analisis
Mungkin aspek yang paling kuat dari Akses adalah kemampuan pengguna untuk menghasilkan laporan dan bagan dari semua data. Mampu mengkompilasi semua yang disimpan dalam database yang berbeda adalah apa yang membuat Microsoft Access menjadi pusat kekuatan untuk bisnis kecil. Pengguna dapat dengan cepat menghasilkan laporan yang membandingkan biaya sumber daya dengan harga saat ini, membuat bagan yang menggambarkan berapa banyak stok untuk kampanye pemasaran yang akan datang, atau menjalankan analisis yang mengidentifikasi klien mana yang ketinggalan pembayaran. Dengan sedikit pengetahuan tambahan tentang kueri, bisnis kecil dapat mengendalikan cara mereka melihat data.
Yang lebih penting lagi, Microsoft Access dapat diikat ke produk Microsoft lainnya. Usaha kecil dapat meninjau laporan, mencari data klien, dan menghasilkan faktur di Word. Penggabungan surat dapat membuat surat pos reguler sementara pengguna secara bersamaan menghasilkan email di Outlook. Data dapat diekspor ke Excel untuk melihat detail yang lebih mendalam, dan dari sana dikirim ke PowerPoint untuk presentasi. Integrasi dengan semua produk Microsoft lainnya mungkin adalah alasan terbaik untuk menggunakan Access untuk memusatkan semua informasi bisnis.