Masalah Panggilan Konferensi Audio dan Cara Mengatasinya
Panggilan konferensi audio tampak menarik ketika Anda memikirkan manfaat yang mereka bawa untuk pertemuan bisnis atau sosial Anda. Tetapi ketika Anda memikirkan isu-isu yang terkait dengan pengaturan dan kelancaran mereka, Anda segera menyadari bahwa berpartisipasi dalam satu atau memegang satu cukup menantang. Saat mengatur panggilan konferensi, ada sejumlah masalah yang harus Anda sertakan dalam perencanaan Anda, sehingga untuk menghindari masalah yang dapat membuatnya gagal.
1. Kebisingan Latar Belakang
Ini adalah suara yang berasal dari peserta selain dari suara mereka, seperti kursi berderak, orang-orang mengobrol di belakang mereka, suara mesin, suara kertas dll. Anda mendapatkan suara-suara ini sebagian besar dengan peserta yang menggunakan VoIP , karena handset telepon tradisional telah berdedikasi dan pendek mikrofon -range, sedangkan VoIP bekerja dengan mikrofon perangkat yang lebih masuk akal. Contohnya adalah sistem larik mikrofon yang Anda miliki sebagian besar dari komputer laptop terbaru. Beberapa orang berpartisipasi dalam konferensi menggunakan perangkat mereka secara hands-free.
Satu-satunya cara untuk memperbaiki situasi ini adalah membuat para peserta sadar akan gangguan yang mereka sebabkan, yang paling baik dilakukan melalui komunikasi sebelum panggilan konferensi. Misalnya, sebagai penyelenggara, Anda mungkin ingin menyebarkan email tentang etiket untuk panggilan konferensi sebelum sesi.
2. Echo
Gema mungkin merupakan bagian dari kebisingan latar belakang, tetapi lebih teknis dari itu. Seseorang yang berpartisipasi dalam panggilan konferensi mungkin memiliki kondisi dengan telepon mereka atau mungkin menggunakan telepon yang tidak memiliki pembatalan echo. Baca lebih lanjut tentang cara berhenti memproduksi gema .
Seseorang dengan gema biasanya diminta untuk menutup telepon. Jadi sekali lagi, kesadaran yang tepat tentang beberapa masalah teknis dengan telepon dan peralatan lain yang digunakan dalam panggilan konferensi penting sebelumnya.
3. Manajemen Kehadiran
Dalam panggilan konferensi audio, Anda hanya akan menggunakan salah satu dari indra Anda: pendengaran Anda. Anda tidak akan melihat orang yang Anda ajak bicara atau dengarkan. Ini berarti bahwa kecuali Anda melacak setiap entri dan keluar di panggilan konferensi Anda, Anda mungkin tidak menyadari kehadiran di audiens Anda sekali jauh ke dalam konferensi.
Masalah ini telah tanpa solusi sejauh ini untuk konferensi audio, hingga pengembangan alat yang memungkinkan sejumlah manajemen kehadiran. Alat pertama yang memberikan ini adalah UberConference, di mana Anda dapat melihat siapa yang berbicara ketika mereka melakukannya, siapa yang ada di sini dan siapa yang tidak, dan seterusnya. Sejumlah alat seperti itu telah dipotong akhir-akhir ini, beberapa dengan antarmuka visual yang menarik yang mewakili peserta dengan ikon.
4. Musik di Tahan
Orang-orang biasanya mengatur antarmuka telepon mereka untuk individu, tetapi tidak pernah untuk panggilan konferensi. Meskipun mungkin bagus untuk seseorang yang telah ditahan untuk mendengar beberapa musik, itu pasti akan mengganggu dalam panggilan konferensi. Beberapa peserta dapat menunda konferensi sambil menghadiri beberapa panggilan atau tugas lain, sehingga menambah suasana ritmis ke konferensi. Di sini sekali lagi, kampanye kesadaran etika konferensi awal akan menjadi nilai.
5. Kepemimpinan
Dalam beberapa kasus, jika suatu kelompok tidak memiliki pemimpin, kekacauan akan mengarah. Ini mungkin terjadi dalam konferensi, terutama yang melibatkan hal-hal yang masuk akal, di mana tidak ada satu orang yang memegang kendali. Pemimpin itu harus memastikan bahwa setiap orang diberikan waktu yang cukup untuk berbicara, dan perhatian yang diperlukan. Mereka juga harus bisa mendapatkan kembali hal-hal yang harus ada konflik yang menyimpang atau benar-benar.
6. Bahan dan Dokumen
Banyak konferensi, terutama bisnis, melibatkan referensi yang dibuat untuk dokumen, materi, dan alat. Penyebaran informasi yang salah menyebabkan beberapa peserta menjadi gelap pada titik-titik tertentu, sehingga menyebabkan ketidaktertarikan. Oleh karena itu, perhatian harus diberikan untuk menyebarluaskan informasi dan dokumen yang diperlukan kepada setiap pihak yang diperlukan sebelum konferensi dimulai. Cara lain, dan yang lebih baik, adalah memanfaatkan alat kolaborasi online, di mana referensi ke dokumen dan materi lainnya tidak hanya pasif, tetapi juga bisa ada produktivitas aktif selama sesi kerja online.
7. Kualitas Suara Buruk
Saya tidak mengacu pada suara seseorang yang sakit tenggorokan di sini, tetapi suara seseorang menggunakan layanan telepon yang menawarkan kualitas panggilan yang buruk. Sekarang ini sering terjadi dengan layanan VoIP, yang bergantung pada sejumlah faktor , termasuk bandwidth , codec yang digunakan, telepon dan perangkat lain yang digunakan. Sayangnya tidak banyak yang dapat Anda lakukan tentang hal ini jika Anda adalah pemimpin konferensi atau penyelenggara. Peserta yang menderita kualitas suara yang buruk perlu mendapatkan perbaikan di pihak mereka.