Menggunakan teks yang ditautkan dalam beberapa file MS Word menghemat waktu
Memperbarui teks yang sama di beberapa dokumen Word dapat memakan waktu, sangat memakan waktu jika Anda memiliki banyak dokumen untuk diedit. Untungnya, MS Word menyertakan fungsi tautan yang sangat berguna yang dapat membuat seluruh proses ini sangat mudah, tetapi Anda harus mempersiapkannya.
Jenis tautan ini sangat membantu jika teksnya sama di semua dokumen dan , ketika teks perlu diperbarui, semua teks perlu diperbarui . Ini adalah skenario yang sangat spesifik, tetapi yang dapat menghemat banyak waktu jika Anda menggunakannya.
Misalnya, Anda memiliki 20 dokumen Microsoft Word yang disiapkan untuk mencetak 20 lembar label alamat yang berbeda, dan setiap halaman memiliki lusinan label. Jika Anda berpikir bahwa Anda mungkin perlu memperbarui alamat tersebut, Anda dapat menghindari melakukannya secara manual dengan membuat dokumen terpisah yang mencantumkan 20 alamat. Kemudian, cukup tautkan 20 dokumen ke satu halaman alamat sehingga ketika Anda memperbarui alamat di sana, dokumen apa pun yang menautnya akan diperbarui juga.
Contoh lain untuk membantu memahami konsep pengaitan dokumen Word dapat dilihat jika Anda memiliki beberapa dokumen Word dengan nama Anda diketik masing-masing, tetapi Anda akan segera menikah. Daripada harus kembali ke setiap dokumen kemudian untuk mengubah nama belakang Anda, cukup taruh tautan ke dokumen yang berbeda, dan kemudian ketika Anda memperbarui nama belakang Anda di sana, nama Anda akan berubah di semua dokumen lainnya!
Seperti yang Anda lihat, ini adalah cara sederhana untuk mengganti teks di beberapa dokumen Word sekaligus. Sekali lagi, bagaimanapun, itu benar-benar hanya membantu jika Anda memasukkan blok teks yang sama di seluruh tempat dan teks akan perlu diperbarui di beberapa titik.
Catatan: Jenis tautan teks ini tidak sama dengan hyperlink yang membuka halaman web atau file lain ketika diklik.
Cara Menyisipkan Tautan Teks di Word
- Dalam dokumen Microsoft Word baru, masukkan teks yang akan Anda tautkan dari dokumen lain. Format persis seperti yang Anda inginkan muncul di semua dokumen. Untuk meminjam dari contoh pertama di atas, dokumen ini adalah tempat Anda mengetikkan 20 alamat berbeda.
- Simpan file untuk menghasilkan tautan. Tidak masalah di mana Anda menyimpannya, tetapi pastikan Anda tahu di mana itu.
- Penting: Jika Anda memindahkan file yang berisi teks, Anda harus memasukkan kembali tautan yang diperbarui ke teks di semua dokumen yang tertaut, jadi sebaiknya pertimbangkan ini sebelum Anda memilih tempat untuk menyimpannya.
- Soroti teks yang ingin Anda tautkan sehingga dipilih.
- Klik kanan atau ketuk-tahan teks yang dipilih dan kemudian pilih Salin dari menu. Pilihan lain adalah menggunakan keyboard Anda: gunakan Ctrl + C pada PC atau Command + C pada Mac.
- Dari dokumen yang berbeda atau bahkan yang sama, letakkan kursor di mana pun Anda ingin teks yang ditautkan masuk. Anda selalu dapat mengubah lokasi nanti, seperti yang Anda dapat saat memindahkan teks apa pun.
- Dari tab Beranda di edisi baru Word, pilih panah kecil di bawah "Tempel" dan kemudian pilih opsi Khusus Pasta .... Di versi yang lebih lama, gunakan menu Edit untuk memilih item Paste Khusus .
- Dari kotak dialog "Tempel Khusus", pilih opsi Tempel tautan .
- Di sisi kanan layar itu ada beberapa opsi, tetapi Teks Terformat (RTF) adalah salah satu yang menempel teks tertaut persis seperti yang muncul di dokumen asli.
- Ulangi proses ini sebanyak yang Anda perlukan di dokumen yang sama atau untuk setiap dokumen terpisah yang ingin Anda tautkan ke teks asli.